نظمت جامعة جازان دورة بعنوان "الأرشفة الإلكترونية وتطبيقاتها في إدارة الجامعة"، صباح أمس بحضور ممثلين من كافة الإدارات، والعمادات، وقدمها رئيس قسم التطبيقات وقواعد البيانات بتقنية المعلومات بالجامعة الأستاذ فهد الزيداني. وبين الزيداني أن نظام الأرشفة الإلكتروني هو تحويل الوثائق والنماذج الورقية لصورة الكترونية، بحيث تكون موجودة في النظام مع وصف مناسب. وتهدف هذه الدورة إلى الفعالية، والشفافية، والمرونة في تحقيق العديد من الإجراءات المتعلقة بالجامعة من خلال تطبيق الأنظمة الحديثة، وتحاول أن تستفيد من تقنيات الجيل الثاني والثالث من الانترنت عبر المشاركة بين المستخدمين والبحث الذكي عن الوثائق، واستخدام علميات تمييز النص من الصور والبحث تلقائياً عن الكلمات المفتاحية، كما تحاول بعض الأنظمة أن تدخل هذه الوثائق ضمن خطة سير عمل بحيث يكون لدى المعاملة سير محدد. وأضاف الزيداني أن الأسباب التي تدعو إلى استخدام الأرشفة الإلكترونية هي قلة أسعار أجهزة التخزين الصلبة وكبر مساحتها، والحاجة للبحث بطرق سهلة وسريعة على أي ملف أو وثيقة بسرعة عالية، وحفظ الوثائق من التلف، حيث أثبتت الأيام أنه مهما كانت الوثائق الورقية محفوظة في مراكز الأرشفة بطرق ذكية فإن تعرضها للحرائق أو سيول الأمطار أو الرطوبة أمر وارد جداً
