أفضل طريقة لإخبار الموظف ب«النبأ المؤلم»

هناك دائما طريقة لائقة لتخبر موظفا بأنه مفصول من العمل. إذا كان لديك موظف يعمل بأداء ضعيف ودون المستوى، وحان وقت إخباره بأن يترك العمل نهائيا، فما أفضل طريقة لتخبره بهذا النبأ المؤلم؟
أحيانا يكون لديك موظف قد سرق شيئا ما، أو وقع في كذبة كبيرة، وأصبح من الواضح أن وقت رحيله عن العمل قد حان.
لكن ماذا عن موظف لم يرتكب خطأ فادحا؟ وماذا لو كان هناك شخص صادق ولا يحمل نوايا سيئة، لكنه لا يمتلك المهارات الأساسية أو الرغبة في أداء دور معين في العمل؟ أو شخص ليس في مكانه المناسب، أو يحتاج إلى أن يضاف إلى قائمة الأشخاص الذين يجب أن يرحلوا وفقا لخطة لتسريح عدد معين من العمال؟
وهل هناك كلمات وأوقات أفضل من غيرها لتوصيل هذا الخبر المؤلم إلى الموظف المعني به؟ وهل هناك ما يمكنك فعله لتخفيف وطأة هذه الصدمة؟
تقول أليسيا باسوك، وهي مدربة في مجال القيادة التنيفذية ومقرها شيكاغو بالولايات المتحدة، في رسالة بالبريد الإلكتروني إن فصل شخص ما من العمل «ليس أمرا سهلا على الإطلاق لأنه يترك أثرا كبيرا على الأفراد، والعائلات، وأماكن العمل، والمجتمعات». لكنها أضافت أنه في بعض الأوقات يكون ذلك الأمر حتميا، ولا مفر منه.
افعل الصواب: قبل طرد أي شخص من العمل، تأكد من أنك فعلت كل ما هو ممكن من أجل تطوير مهارات ذلك الشخص، كما تقول باسوك. كما أن عليك أن تستشير قسم الموارد البشرية لضمان أنك تتبع الإجراءات الصحيحة.
وتضيف باسوك: «إذا كان الأمر يبدو أنهم لا يعرفون ذلك (الذي ينقصهم)، فالأرجح أنهم فعلا لا يعرفونه، وبالتالي عليك أن تعطيهم فرصة لإظهار تلك المهارة المطلوبة منهم. علمهم هذه المهارة وامنحهم الوقت الكافي للمتابعة خطوة بخطوة مع إعطائهم كامل الانتباه».
لكن إذا ظلت الأمور كما هي ولم يتغير شيء، فسيكون من الواضح أن وقت الانفصال قد حان. وبهذه الطريقة «يمكنك أن تنام جيدا خلال الليل وأنت تعلم أنك فعلت الصواب».
بالنسبة للعديد من المديرين، يعد التخلص من موظف ما أمرا مثيرا للقلق، وهو أيضا أمر لا يجيدونه في الغالب. لكن من المهم أن تتذكر أن هناك فرقا بين «ماذا تفعل» وبين «كيف تفعل ذلك»، وفقا لروبيرت ساتون، أستاذ علوم الإدارة والهندسة بجامعة ستانفورد، ومؤلف كتاب «رئيس جيد، رئيس سيئ».
ويضيف ساتون: «من المهم أن تساعد الناس على فهم السبب الذي يجعل ذلك الأمر ضروريا، وفهم ما يبرره، وليس فقط مجرد مدير أهوج يتخذ ذلك القرار».
إن من أسوأ الجوانب المتعلقة بفقد الوظيفة هو فقدان السيطرة الذي يشعر به الموظف تجاه الأمر ككل، كما يقول ساتون.
فبينما لا يكون باستطاعتك أن تعطي الموظف المفصول ذلك الشعور بالسيطرة على الأمر المتعلق ببقائه في الوظيفة من عدمه، يمكن لهذا الموظف أن ينخرط في التفكير في الكيفية التي تتم بها عملية الفصل تلك، وخاصة «التوقيت والكيفية» المتعلقين بقرار الفصل، كما يقول ساتون.
مشاكل سلوكية
حتى لو كان أمر الفصل من العمل يتعلق بسلوك الموظف، لا تشير إلى ذلك في الاجتماع الخاص بإبلاغ الموظف بذلك القرار لتوجيه اللوم له.
ويقول جورج ستغيمان، رئيس شركة «كينيدي اجزيكيوتيف سيرتش» التي لها أفرع في كل من أمستردام، وكوبنهاغن، وفرانكفورت، ولندن، وميلان، وباريس، وبراغ: «قد يكون الأمر مغريا بالنسبة لك لتفعل ذلك، ولتقل ما كنت تريد دائما أن تقوله. لكن هذا يمكن أن يُرى كمبرر للفصل، وأنت لا يجب عليك أن تبرر موقفك».
وبحلول وقت هذا الاجتماع، يجب أن تكون هناك أدلة موثقة تفيد بأن هذا الشخص لا يؤدي الأداء المطلوب في هذه الوظيفة. ويضيف ستغيمان: «إذا حدث خطأ ما، عليك دائما أن تكتب شيئا موثقا، ولا تكتف بتوجيه عتاب شفهي فقط». ويقترح ستغيمان في مثل هذه المواقف إرسال رسالة بالبريد إلالكتروني توثق بوضوح المشكلة التي وقعت، وهذه الرسائل تعد جزءا من الأدلة الموثقة.
على سبيل المثال، يمكنك أن تكتب رسالة عبر البريد الإلكتروني إلى الشخص المعني تقول فيها: «لقد أتيت إلى العمل متأخرا للمرة الثانية هذا الأسبوع، وهذا يعرض الإنتاج لمخاطر، وكذلك يضر بفريق العمل. من فضلك تأكد من الحضور في موعدك، وإلا سيكون علينا اتخاذ إجراءات تأديبية ضدك. أنت موظف مخلص، ونحن نعتمد عليك».
وفي هذه المواقف على سبيل المثال، لن يستطيع الموظف أن يقول مثلا: «لم أكن أعرف»، بحسب ستغيمان.
أنت لست في حاجة إلى أن يطول وقت الاجتماع. ويمكنك دائما أن تعود إلى قسم الموارد البشرية لطلب مساعدة فيما يتعلق باللغة التي تجعل الحوار أكثر تركيزا على نقاط محددة، أو الخطوات والقواعد التي يريدونك أن تتبعها.
ولا تحاول أن تخلط في ذلك الحوار بين فصل الموظف وبين تقديم تقييم لأدائه، كما تقول باسوك. فبمجرد أن يتم اتخاذ القرار «فقد فات الأوان لتقديم أي تقييمات».
ويقول ستغيمان: «اجعل حوارك قصيرا، وسريعا، ونقيا أيضا، وتجنب العبارات المعتادة مثل 'أنت تعرف أن الأمر لم يكن سهلا بالنسبة لنا جميعا' وغير ذلك من العبارات المشابهة».
فهذا يعد تعذيبا غير ضروري بالنسبة للموظف، وقد يترك الأمر غير واضح لديه فيما يتعلق بما تريد أن تخبره به بالتحديد.
لا تفعل ذلك بمفردك
ويقول ستغيمان إنه رأى كل أنواع ردود الفعل، من الدموع إلى أشخاص يصرخون في وجهه خلال إبلاغهم بقرار فصلهم، ولذا من الأفضل ألا تكون في ذلك الاجتماع بمفردك.
ويضيف: «خذ مديرا آخر معك، ويفضل أن يكون من قسم الموارد البشرية، خشية حدوث أي رد فعل خارج عن المألوف. فربما يصبح الموقف مثيرا للمشاعر وأنت لا تعرف مطلقا كيف سيكون رد فعل ذلك الموظف».