المؤسسات الدعوية وعملية التطوير

ألقى الأستاذ حسين القرشي مدير شركة الورق بمجموعة العبيكان بالرياض محاضرة بمكتبة الملك عبدالعزيزبالمدينة المنورة حول عناصر التطوير الشامل للمؤسسات الدعوية غير الربحية.
وقال في بداية المحاضرة: ان المتأمل للعمل الخيري بجدة يجد انه قد خطا بعض الخطوات الايجابية ولديه بعض المقومات التي تساعده على مواكبة المسيرة والتطور إلا أن البعض من هذه المؤسسات يواجه الكثير من التحديات منها ما يتعلق بالأفراد سواء من الناحية الادارية أو من الناحية العلمية ومنها منا يتعلق بالأنظمة التي تعمل بها المؤسسات والاستراتيجيات والأهداف والسياسات التي قد لا تكون موجودة أو غير واضحة للعاملين. ومن هذا المنطلق فسيكون حديثنا عن التحديات التي يواجهها العمل الخيري وما هو المطلوب القيام به لتخطي هذه العقبات وتلافيها ونقل مؤسساتنا الى مرحلة متقدمة من العمل والعطاء المتميز وبأقل الجهود والموارد لتؤدي رسالتها التي أنشئت من أجلها.
وفند الاستاذ حسين القرشي التحديات التي تواجهها مؤسساتنا محصورة في عدة نقاط منها، الخوف من التغير ذلك لأن التغير يخيف الكثير من الناس لأنه ليس معلوم النتائج إلا لأصحاب النظرة الثاقبة المستقبلية فهو مجال للتطوير والتحديث في الوسائل والأنظمة مع بقاء الثوابت وهو كذلك يقودنا الى تطوير بيئة العمل من خلال معرفة المنظمة وخدماتها وعملائها وأعمالها. فالتغير فرصة للتطوير والتحسين لا يمس المبادىء وإنما الوسائل والسبل التي تحقق تلك المبادىء، وتغير مفهوم أن الأعمال الخيرية لا يمكن ادارتها بطرق ادارية مؤسسية كما ي باقي الأعمال الربحية العالمية حيث ان أي مؤسسة بحاجة الى اجراءات وعمليات واضحة يتم من خلالها تحقيق النتائج المطلوبة. فأي عمل مهما ك ان يخضع الى خطوات مماثلة واجراءات مشابهة والادارة هي المسؤول الأول عن وضع هذه الأنظمة واللوائح ومتابعة تنفيذها وتطويرها.
واسترسل قائلا: أما التغير فيحتاج الى بناء الثقة من خلال ابراز نجاحات سريعة في زرع هذه الثقة في عملية التطوير حيث انه في بعض الأحيان يتم أخذ مشاريع طويلة الأجل تساهم في برود وتدني حماس المتطلعين لها وطول وقت انجازها فيفقد الناس حماسهم وثقتهم في عملية التطوير، وفي هذه الحالة أيضا يجب أن يتم التفاعل بين الادارة والعاملين من خلال التواصل المستمر وتوضيح الأهداف والعقبات وتكوين فرق من أقسام وادارات مختلفة تعمل على تسهيل وتيسير العمل الداخلي.
وأضاف: أن من التحديات قصور وغياب التدريب والتعليم في المؤسسات فإن فاقد الشيء لا يعطيه واذا أردنا النتائج فيجب وضع المسببات ومنها تنمية الموارد البشرية من خلال التدريب والتعليم المستمرين للعاملين في المؤسسة وربط ذلك بخطط طويلة الأجل للتطوير الوظيفي وتقييم الكفاءات باستمرار، وعدم الاهتمام بالبيئة الخارجية.
كما بين ان من التحديات التي تواجهها مؤسساتنا، عدم وجود معايير واضحة لقياس أداء المؤسسات فعدم تحليل المشكلات وعدم الوقاية منها من خلال معرفة الأسباب الحقيقية وكذلك عدم اتخاذ القرارات بناء على مقاييس وواضحة يؤدي أحيانا الى اتخاذ القرارات الخاطئة أو غير المجدية وغير الفعالة وذلك يساعد على ازدياد العقول المبرمجة لدى المؤسسة فلا ترى إلا طريقا واحدا للعمل أو للخروج من المشكلات مع أن هناك طرقا أخرى أيسر وأسهل ولكنها تحتاج الى ابداع، وعدم المراجعة المستمرة فيما يتعلق بالنواحي المالية. فإذا لم تكن هناك معايير قياس وأداء واضحة فلن يكون هناك ادارة واضحة وقد قيل مالا يمكن قياسه لا يمكن ادارته. وندرج تحت هذا توضيح الميزانيات وعدم الخروج عنها والمراجعة المستمرة وتحليل الموارد والمصاريف وعدم الهدر لاستغلال هذه الموارد بأفضل طريقة واستثمارها بشكل مجد.
وحول العناصر المطلوب القيام بها للمؤسسة قال سعادته: انها تتكون من ثمانية عناصر وان كل عنصر يحتوي على عدة نقاط ومن ذلك القيادة، حيث تكون ومن مهامها: تكوين الرؤية المشتركة للمؤسسة ووضع استراتيجية وأهداف وسياسات المؤسسة، وكذلك وضع الهيكل الملائم، ووضع الأنظمة والاجراءات المطلوبة وتوفير الموارد المطلوبة، وتنمية السلوك القيادي المتميز، وايجاد بيئة عمل داعمة تساعد على الانجاز والابداع والتعاون، والعنصر الثاني التنظيم ومنه: تكوين فريق قيادة التطوير (الادارة العليا). وتكوين فرق المواقع، الادارات، تعيين مدير منسق للتطوير، إنشاء شبكة الموجهين والمساعدين، تكوين فريق تطوير الأداء، اعادة هيكلة لمجموعات المساندة الأخرى.. أما العنصر الثالث: التعليم والتدريب فيحتوي على: تقييم متطلبات التدريب، ايجاد موارد التدريب، تطوير خطة بعيدة المدى للتدريب، شرح الاحتياجات للمرشحين، وأيضا المشاركة الادارية في ورش العمل والأنشطة التعليمية، وتشجيع السلوك والمهارات الجيدة.
كما شرح سعادته العنصر الرابع في فهم المستفيدين ومنه: فتح وتطوير دائرة التواصل مع المستفيدين، مراجعة المعلومات المتوافرة، تحليل البيانات، عمل مقارنة بين الملاحظات والامكانيات التنافسية والتكاملية، واستقراء توقعات المستفيدين المستقبلية. في حين بين العنصر الخامس وهو القياس الذي يحوي: تطوير مقاييس، يقول المحاضر انه تركز على المستفيدين وتوقعاتهم، واستعمال أساليب وأدوات مناسبة للتحليل واتخاذ القرار، واستعمال نتائج القياس لتحديد الأهداف، مواصلة القياس لتأكيد التطوير، وايصال التوجه الاستراتيجي وأيضا تشجيع التحسينات ومكافأتها.
وتطرق الى العنصر السابع بعنوان: (التمكين) والذي يحتوي على عدة أمور منها: توجيه وربط الوصف الوظيفي للعاملين بأهداف المنشأة، اعداد العاملين بالمهارات التي تمكنهم من أداء أعمال مختلفة، دعم التمكن، الموارد، الثقة التحفيز، النمو المستمر. منح الصلاحيات والقرارات للقادرين، وأخيرا ايجاد الالتزام والمساءلة في الأداء.