الهدر الصامت والتحول الرقمي

قضاء الوقت في إتقان مهمة لم يكن لها أي داع من الأساس هو أقسى صورة من صور الهدر. ولكي تتضح الصورة سأشارك معكم تجربة يمر بها كل مبتعث عند انتهاء بعثته وهي تجربة مصادقة الشهادة.
المصادقة هي اعتراف الوزارة بشهادتك بناء على مراسلة الملحقية في دولة ابتعاثك للجامعة التي تخرجت فيها. تبدأ إجراءات المصادقة برفع الطلب عبر منصة وزارة التعليم، بدخولك لهذه الصفحة ترى قرارات المصادقة السابقة التي تحصلت عليها، فالنظام يرتبط أيضا بسجلك المدني ورقمك في الملحقية وهذا يثبت قوة النظام لكنه في الوقت ذاته يجعلك تتساءل عن جدوى الخطوات التي سأذكرها لاحقا. فعلى الرغم من وجود قرار المصادقة السابق، لا بد أن ترفع كل الوثائق السابقة التي ابتعثت على أساسها مجددا، بدءا بقرار ابتعاثك وخطاب قبولك في الجامعة الأجنبية وشهاداتك وسجلاتك الأكاديمية السابقة والتي طوبقت من قبل لكي تلتحق أساسا بالبعثة سواء من مرجعك أو من الملحقية بل وترفق قرار المصادقة القديم كذلك. هذه العملية تأخذ من وقتك ما يقارب الساعتين، وتنهي بعدها الجلسة بنفس عميق وأنت تضغط زر الإرسال مستودعا الله معاملتك.
قد يقول البعض، إن هذه الإجراءات ليست صعبة، وبالتالي لا داعي لتغييرها، لكني حقيقة أتساءل عن أهميتها في وقتنا الحالي، وخصوصا مع الاستثمارات الرقمية العظيمة والنهضة التقنية الرائدة التي تشهدها الوزارة ونظام حفظ المعلومات فيها على وجه الخصوص، فكل هذه الإجراءات مكررة وكل الوثائق محفوظة ويمكن للموظف استعادتها بكبسة زر، إلا فيما يخص مراسلة الملحقية لمكتب الخريجين في الجامعة الأجنبية والتأكد من الوثيقة الأخيرة، أي أننا يمكن فعليا أن نختصر الساعتين إلى خمس دقائق يحمل فيها الخريج شهادة المرحلة الأخيرة فقط والسجل الأكاديمي والأوراق الرسمية الأخرى كالجواز والتأشيرة.
الحقيقة أن الوزارة ممثلة في الملحقيات الثقافية تتابع الطلاب بكفاءة رقمية متناهية وسفير لا يغفل أي مستند يخص الطالب منذ التحاقه بالبعثة وحتى إغلاق ملفه فيها، وهذا ينطبق كذلك على جهات الابتعاث كالجامعات التي تحتفظ بملف لكل مبتعث يحوي شهاداته وقرار ابتعاثه وقبوله وأي خدمة دراسية أو مالية طلبها طيلة فترة ابتعاثه سواء التمديد أو التأجيل أو مكافأة التميز وغيرها، وأقل تقدير لهذه الجهود المبذولة في التوثيق هو عدم تكرارها مرتين.
الأمثلة على هذا النوع من الهدر الصامت كثيرة وعميقة في نظامنا الإداري التشغيلي سواء في وزارة التعليم أو غيرها، هو هدر يبدو كعمل ويتوجب على المستفيد إنجازه بدقة متناهية كي لا تتعطل معاملته أو تعاد إليه على الرغم من عدم اقتناعه، مما يؤكد حاجة مقدم الخدمة إلى التوقف بين الوقت والآخر وتقييم المبررات الحالية للإجراءات المتقادمة، ومناقشة وسائل تحسين الكفاءة والفعالية التي تجري بها الأعمال حفظا لوقت وجهد جميع الأطراف. ربما كانت الخطوات السابق ذكرها في مثال المصادقة خطوات جوهرية ومهمة في زمن إدخال البيانات يدويا وحفظ الملفات ورقيا بسبب الأخطاء البشرية المتوقعة، لكننا الآن نعيش عصرا رقميا بامتياز يجدر بنا استغلاله على الوجه الأمثل وبالطاقة القصوى سعيا للتحول الرقمي المأمول. إن الأنظمة وعملياتها وإجراءاتها تكتب وتستحدث لخدمة الإنسان، بدءا من المصمم إلى المنفذ وصولا للمستفيد، وإذا كنا سنستمر في تكرار العمليات أكثر من مرة خلال رحلة الإجراءات فإننا سنرهق المنفذ ونستهلك وقته وبالتالي لن يجد الوقت لتطوير خدماته وعليه ستستمر شكوى المستفيد من هدر وقته وجهده ومحدودية التحول الرقمي على أرض الواقع حتى إشعار آخر.