«نظام القضايا الإلكتروني» فوق الجميع

«الرياض» في هيئة التحقيق والادعاء العام تتابع «النظام الآلي» الجديد وتحضر جلسات التحقيق مع متهمين

حقق «نظام القضايا الإلكتروني» في «هيئة التحقيق والادعاء العام» قفزة نوعية نحو «الحكومة الإلكترونية»؛ عبر نظام آلي يتولى من خلاله أعضاء الهيئة إنجاز كافة إجراءات التحقيق والإدعاء العام والرقابة على السجون وتنفيذ الأحكام، ونقل المستندات عبر الحاسب الآلي بين مقرها الرئيس في الرياض وفروعها الثلاثة عشر ومحافظاتها التي تزيد عن (100) محافظة في لحظات وجيزة؛ مما أسهم في توفير الوقت والجهد لإنهاء القضايا بأسرع وقت ممكن مع المحافظة على دقة وسرية البيانات والمعلومات ضمن منظومة متكاملة مع الأجهزة العدلية والأمنية والمدنية.
«الرياض» وقفت ميدانياً على «نظام القضايا الإلكتروني» وحضرت أجزاء من جلسات التحقيق مع المتهمين ومعرفة محاور التحقيق التي تتم عبر إدارات «التحقيق في قضايا المخدرات والمؤثرات العقلية»، و»التحقيق في قضايا الإعتداء على النفس»، و»قضايا الاعتداء على العرض والأخلاق»، و»قضايا الاعتداء على المال»، إلى جانب معرفة آلية التحقيق مع القضايا التي يكون أحد أطرافها من العنصر النسائي.
يتكون من ثلاثة مسارات: «القضايا»، «الإجراءات»، «الرقابة» مع توفير أقصى درجات الخصوصية للمتهمين ودقة وسرية البيانات
دقة ومرونة
ويرتبط ب"نظام القضايا الالكتروني" عدد من الأنظمة التقنية مثل "نظام شؤون الموظفين"، و"نظام الاتصالات الإدارية"، حيث يحدّد الأول الصلاحيات لكل مستخدم حسب مسماه الوظيفي، بينما يتولى الآخر توريد القضية الواردة من جهة الضبط، ومن ثم ربط جميع ما يرد على القضية إلكترونياً بغض النظر عن مكان تواجدها؛ مما يوفّر خصائص عدّة، أهمها: تحقيق التكامل والترابط بين كافة أعمال الهيئة بشكل آلي، من خلال نظام إدارة سير العمليات الذي يضمن إنسيابية النماذج والوثائق والقرارات الصادرة عن إجراءات العمل اليومية عبر كل من "المركز الرئيس" والفروع ودوائر المحافظات بشكل آمن وطريقة سهلة ومرنة، حيث يتحكم النظام بسير إجراءات العمل ومراقبتها، وتحديد من أين تبدأ؟، وأين يجب أن تنتهي؟؛ مما أسهم في تقليل حجم العمل اليدوي والاستخدام الورقي، إضافة إلى تعزيز الدقة والسرعة في تداول المعلومات واتخاذ القرارات.
يتم تسجيل استجواب المتهم وإثباته في صفحة القضية وتوقيع المتهم وكاتب الضبط والمحقق إلكترونياً
متابعة آلية
ويمتاز "نظام القضايا الالكتروني" بتحقيق المتابعة الآلية للعمل، حيث يتغيّر تاريخ قيد القضية تلقائياً للون الأحمر عند تأخر صدورها مدة ثلاثة أشهر، وإلى اللون الأحمر عند تأخر العمل عليها مدة شهر، فضلاً عن أنه يوفّر درجة عالية من الأمن والحماية من خلال أربعة مستويات مختلفة من الحماية تتناسب مع نوع القضية والاجراءات المتعلقة بها، بحيث يتفاعل كل مستوى مع الآخر تبعاً للمهام الوظيفية، ومستوى الصلاحيات الممنوحة لكل منهم بدءاً من المحقق، ويليه رئيس الدائرة المختصة بالفرع، ثم رئيس فرع الهيئة، وأخيراً رئيس الهيئة للتصديق النهائي على القرارات، ومن هذا المنطلق لا يسمح النظام لأي شخص بالدخول أو الإطلاع على البيانات أو اتخاذ القرارات؛ إلاّ في حدود الصلاحيات المخوّلة له وبموجب كلمة السر الخاصة به.
مصادقة «صاحب الصلاحية» على قرار المحقق بالإفراج أو التوقيف أو التمديد خلال ساعة واحدة
نظام القضايا
ويحتوي "نظام القضايا الإلكتروني" على إدارة سير الإجراءات، حيث تم ضم كافة النماذج التي يتم استخدامها وفق الصلاحيات الممنوحة بموجب الأنظمة واللوائح، إذ تم تطبيق مواد الأنظمة الإجرائية على تلك الإجراءات لمعالجة كافة القضايا المحالة إلى الهيئة في بيئة حية، ونظراً لطبيعة عمل الهيئة تم تقسيم عمل النظام إلى ثلاثة أقسام رئيسة، هي: "القضايا"، و"الإجراءات"، و"الرقابة"، حيث يتم البدء في تسجيل القضية من القسم الإداري بعد ورودها من جهات الضبط، ويتم إضافة كافة البيانات المطلوبة عن القضية، ثم يتم إحالتها إلى الدائرة المختصة، وتظهر القضية مباشرة في صفحة رئيس الدائرة المحالة إليه القضية، ثم يتم إحالتها إلى المحقق المختص، ويطّلع المحقق على كافة البيانات والمستندات المرفقة، وإستكمال كافة البيانات والمعلومات المطلوبة وفق تقنية متقدمة، حيث تم الربط الآلي بأنظمة الأحوال المدنية والإقامة والجوازات والأدلة الجنائية؛ لتظهر معلومات المتهم الشخصية وسوابقه بشكل آلي تمهيداً لمرحلة الاستجواب.
نقل المستندات آلياً بين المقر الرئيس و(13) فرعاً و(100) محافظة ب«ضغطة زر»
بعد ذلك، يتم تسجيل استجواب المتهم وإثباته في صفحة القضية وتوقيع المتهم وكاتب الضبط والمحقق إلكترونياً، ويتاح للمتهم قراءة أقواله عبر شاشة عرض في غرفة التحقيق، وبناءً على مستندات القضية واستجواب المتهم، يُصدر المحقق قراره في ذلك؛ إما بالإفراج أو التوقيف، ويتم إحالتها آلياً إلى صاحب الصلاحية؛ للمصادقة على القرارات المتخذة حسب الأنظمة والتعليمات المُنظّمة لذلك، وفي حال طلب تمديد التوقيف، يُصدر طلب التمديد، ويتحوّل آلياً إلى صاحب الصلاحية للمصادقة عليه، حيث تتم هذه العملية في فترة زمنية لا تتجاوز الساعة الواحدة، في حين كانت تستغرق قبل استخدام النظام فترة تتراوح ما بين سبعة إلى عشرة أيام، وهي الفترة اللازمة لإرسال كافة المستندات لطلب تمديد التوقيف من موقع الدائرة بالمحافظة أو الفرع، إلى المقر الرئيس بالرياض؛ للمصادقة عليها من قبل رئيس الهيئة، ثم يتم إعادتها مرة أخرى، وكانت هذه المرحلة تتم في السابق من خلال فريق عمل لا يقل عن (40) موظفاً ما بين عضو وإداري، بينما تتم الآن آلياً بجهد ستة موظفين فقط؛ مما ساعد على توفير الوقت والجهد المبذول لإنجاز القضايا، وهنا تظهر أهمية استخدام النظام في مثل هذه الحالات لتجاوز طول المسافات بين مدن المملكة المختلفة باختصار الوقت في عملية تبادل المستندات بين دوائر المحافظات وفروع الهيئة والمقر الرئيس، مع الاحتفاظ بالسرية التامة في عملية تبادل المعلومات والقرارات، حيث لا يمكن الإطلاع عليها إلاّ من خلال النظام، ومن قبل الأشخاص المخوّلين بذلك وفق الصلاحيات الممنوحة لهم.
يتغيّر تاريخ قيد القضية تلقائياً إلى اللون الأحمر عند تأخر صدورها عن ثلاثة أشهر
نظام الإجراءات
تُعد الإجراءات جزءاً لا يتجزأ من عمل القضايا، ومرتبطة بها ارتباطاً وثيقاً وتتم من خلال مجموعة من النماذج التي تم تصميمها بدقة تحاكي الأنظمة الإجرائية، بحيث تتضمن كافة المعلومات والبيانات المطلوبة؛ لتغطية كافة جوانب القضية، وروعي أن تنتقل لها جميع معلومات المتهم والقضية بشكل آلي، إلى جانب أن تكون سهلة الاستخدام والتداول بين دوائر المحافظات والفروع والمقر الرئيس؛ وفقاً للصلاحيات الممنوحة مع توثيق كافة الإجراءات بالوقت والتاريخ حسب تسلسلها.
نظام الرقابة
وخُصّص "نظام الرقابة" لمتابعة مدى مشروعية توقيف أو سجن الموقوفين أو المحكومين، إضافة إلى متابعة سير قضاياهم إلى حين صدور أحكام بحقهم، والانتهاء من تنفيذها والإفراج عنهم، إلى جانب متابعة أماكن دور التوقيف والسجون، ومدى اتباعها للأنظمة والتعليمات التي تكفل للموقوف أو المحكوم جميع حقوقه النظامية والإنسانية، حيث يظهر اسم المتهم آلياً بناء على المدخلات في نظام القضايا ويتنقل بين صفحات الرقابة حسب حال المتهم، ففي حال تدوين تاريخ القبض ينتقل لصفحة الموقوفين، وفي حال تدوين تاريخ الإفراج ينتقل لصفحة المفرج عنهم، وفي حال إدخال حكم يتضمن السجن ينتقل إلى صفحة السجناء، وكل ذلك يتم بشكل آلي، ثم تتم متابعته خلال فترة الحبس، لحين الانتهاء من تنفيذ الحكم والإفراج عنه، ليتم بعد ذلك، تحويل كافة المستندات إلى الأرشيف الخاص بالهيئة، إذ إن النظام يعطي مؤشرات متعددة تساعد المحقق على تلافي الأخطاء، كما تدعم المسؤول نحو متابعة إجراءات العمل، مثل تغير اسم المتهم للون البرتقالي الذي يفيد قرب انتهاء مُدد التوقيف، وإلى اللون الأحمر الذي يفيد أن التوقيف يتم دون مستند نظامي.
متهم يطلع على أقواله بعد التحقيق وقبل المصادقة عليها اليكترونياً
جهود كبيرة
ويتولى "نظام القضايا الالكتروني" آلياً حفظ كافة مستندات القضايا من خلال نظام خاص للأرشفة، بحيث يمكن الرجوع إليها في أي وقت بغض النظر عن الفترة الزمنية لعملية الحفظ، بعكس النظام اليدوي الذي كانت فيه عملية الحفظ تستهلك مساحات كبيرة ومجهوداً إدارياً، ناهيك عن احتمال تعرضها للتلف بسبب العوامل الجوية المختلفة، كما أن النظام يوفر قاعدة للبيانات عن كافة القضايا التي تم معالجتها على مر السنين.
رقابة شاملة على غرف التحقيق أثناء استجواب المتهمين
وتحرص "هيئة التحقيق والادعاء العام" على توفير أقصى درجات الخصوصية للمتهم عند نقله من جهات الضبط إلى مقر الهيئة، عبر وضعهم في غرف خاصة يتم الدخول إليها من أبواب مخصصة وقريبة من مكاتب التحقيق، إلى جانب توفير غرفة تحقيق للمتهمات عبر شاشة مرئية تستطيع من خلالها المتهمة مشاهدة المحقق صوتاً وصورة ورؤية أقوالها عبر الشاشة نفسها، كما توفير غرفة خاصة بخاصية رؤية آحادية الاتجاه، يتمكن من خلالها المُدّعي تحديد هوية المتهم -في حالة كان المتهمين أكثر من واحد- دون أن يتسنى للمتهمين رؤية المدعي؛ وذلك لإبعاد المتهم عن أي ضغوطات يمكن أن تغير في مسار التحقيق.
وبدأت الهيئة في توظيف العنصر النسائي بحيث يتولون متابعة القضايا الخاصة بالمرأة، حيث ينتظر أن تشهد تلك التجربة تعميماً أكبر خلال الفترة القادمة؛ تماشياً مع إنشاء العديد من الفروع الالكترونية التي من شأنها أن تزيد من إنتاجية العمل وتحقق أقصى إفادة ممكنة نحو تحقيق هدف العدالة.
محقق يستجوب متهمة عبر الهاتف
المحقق يراجع مع المتهم أقواله قبل المصادقة عليها
الزميل هشام في غرفة تعرف المدعي على المتهمين
تسجيل القضية من القسم الإداري بعد ورودها من جهات الضبط ثم إضافة كافة البيانات المطلوبة عن القضية
توفير خصوصية للمتهم عند نقله من جهات الضبط إلى مقر الهيئة عبر غرف خاصة قريبة من مكاتب التحقيق
متهم يجيب عن أسئلة المحقق قبل تدوينها إلكترونياً