شرعت أربعة فرق متخصصة من دارة الملك عبدالعزيز في تنفيذ مشروع توثيق المصادر التاريخية بمنطقة حائل في مرحلته الثانية وذلك عقب تدشين المشروع مؤخراً برعاية صاحب السمو الملكي الأمير سعود بن عبدالمحسن بن عبدالعزيز أمير منطقة حائل الذي يأتي امتداداً واستكمالاً لخطط الدارة الرامية لتعزيز التكامل والنجاح الذي حققته فرق العمل خلال المرحلة الاولى والتي انطلقت في منتصف العام 1416ه على مدى عام ونصف العام ضمن خطة مرحلية تهدف إلى تنظيم وتأطير عمل فرق الدارة بما يسهم في اداء الرسالة السامية التي شكلت من أجلها هذه الفرق. وقد سعت الدارة لمسح كافة مناطق المملكة عن طريق تكليف فرق عمل ميدانية من العاملين في الدارة والمتعاونين لزيارة المناطق ميدانياً ومقابلة المسؤولين والقيام بجولات على مختلف الإدارات الحكومية والمكتبات والمتاحف ومقابلة ذوي الاهتمام بتاريخ المملكة، إلى جانب تسجيل اللقاءات مع المعمرين والمعاصرين، وتصوير الوثائق والمخطوطات والمواقع التاريخية والأثرية. وأنهت فرق الدارة خلال تلك المرحلة الكثير من الأعمال الميدانية، وخاصة ما يتعلق بمقابلة المعمرين أو الذين شاركوا في أحداث الماضي، حيث تم تدوين وتسجيل انطباعاتهم ومروياتهم عما يختزنونه من معلومات قيمة عن تاريخ المملكة. وقد وجدت فرق الدارة رعاية واهتمام أصحاب السمو أمراء المناطق والمسؤولين وذوي الاختصاص لانجاح مهمة فرق المسح الميداني، كما أن تجاوب المواطنون لتسجيل الرواية الشفوية وتزويد الدارة بالوثائق الأصلية أو صور منها قد أسهم بشكل كبير في نجاح المشروع. وفي المقابل أفرزت جهود فرق العمل الميدانية خلال المرحلة الاولى للمشروع تسجيل مايقارب (300) ثلاثمائة تسجيل صوتي مع المعمرين والمعاصرين ورواة التاريخ المحلي، كما تم الحصول على ما يزيد على (33,000) ثلاثة وثلاثين ألف وثيقة اصلية ومصورة وألفي صورة فوتوغرافية للأماكن والمواقع الأثرية والتاريخية في مناطق المملكة. وكان اجراء المسح الأولي للمصادر التاريخية الوطنية داخل المملكة من وثائق ومخطوطات وروايات شهود العيان والمعاصرين هي اولى الخطوات التي وضعتها الدارة لتنفيذ المشروع، حيث اسهمت عمليات المسح الاولية في تسهيل اداء فرق الدارة الميدانية بالتعاون مع إمارات المناطق ومحطات التلفزيون في وزارة الإعلام التي سهلت التعريف بمهمة الدارة خلال العمل الميداني، وتوثيق المقابلات، وتجهيز وسائل المواصلات، وآلات التصوير بمختلف أنواعها، لاستخدامها في توثيق المقابلات، والوثائق والآثار والمعالم التاريخية، اما الخطوات التالية فكانت تنصب في متابعة أداء عمل الفرق من خلال نماذج التقارير اليومية، واستلام المواد المجلوبة وحفظها، كذلك فهرسة الوثائق، وتفريغ الأشرطة إلى مواد مكتوبة، وحفظها في جهاز الحاسب الآلي علاوة على البدء في دراسات وأبحاث تعتمد في مصادرها على المواد التي تم حصرها من وثائق ومقابلات وصور أيضاً، وتشكيل فرق عمل من الباحثين والمتخصصين لاجراء المسح الاولي للمصادر التاريخية فضلاً عن تسجيل الروايات الشفهية للمعمرين والمعاصرين في مدن المملكة وقراها، وابراز مشاركات هذه الفئة من خلال التعرف على اسمائهم وأماكن اقامتهم، وبالتالي الحصول على افاداتهم ومروياتهم قبل أن يطويها النسيان إلى جانب جمع الوثائق التاريخية الموجودة المدن والقرى عبر زيارات ميدانية للأسر والأهالي، وتوعيتهم بضرورة حصول الدارة على نسخ منها، أما بالتصوير الضوئي أو اهداء الوثيقة على الدارة لحفظها باسم صاحبها، وايضاح أن ذلك يأتي في اطار المسؤولية الوطنية المشتركة تجاه تاريخنا المحلي، كما يقوم فريق الدارة بتصوير المخطوطات المتناثرة في المكتبات الخاصة في أنحاء المملكة وتصوير وتوثيق الأماكن التاريخية والآثار العمرانية في المملكة بهدف تأسيس مركز متخصص للتاريخ الشفوي بالمملكة ويكون مقره دارة الملك عبدالعزيز.
