دبي تستضيف مؤتمر تطوير استراتيجيات الأرشفة الالكترونية في المؤسسات الحكومية

يسلط الضوء على أبرز ممارسات ومبادرات المؤسسات الحكومية

تنظم داتاماتكس مؤتمر تطوير استراتيجيات الأرشفة في المؤسسات الحكومية وذلك يومي 8 و 9 فبراير الحالي بدبي في الإمارات، والذي يأتي انطلاقاً وإدراكا بأهمية التخطيط المبني على المعلومات الصحيحة والدقيقة وانطلاقاً من مفهوم لا تخطيط بدون معلومات، ولا معلومات بدون توثيق، ولا توثيق بدون أرشفة صحيحة وسليمة ومنظمة، ولأهمية التوثيق للمعلومات المختلفة ودوره في إنجاح جهود الإصلاح والتحديث الإداري تعتبر المعلومات من العناصر الحيوية في عصرنا الحاضر وتستمد أهميتها من ارتباطها بمختلف مجالات النشاط البشري فمن منا لا يحتاج في أبسط أمور حياته اليومية إلى المعلومات، ومن منا لم تتأثر مصالحه يوما ما نتيجة لمشكلة المعلومات سواء كان ذلك في تعامله مع نفسه أو مع مجتمعه بإفراده وهيئاته. يهدف المؤتمر الى التعرف على الرؤى التي تقف وراء ضرورة التحول السريع من النظام التقليدي في التوثيق والأرشفة الى نظام التوثيق والأرشفة الإلكترونية وأبرز ملامح هذا النظام .
يتحدث في هذا المؤتمر نخبة من الخبراء الإقليميين والعالميين، وذلك بمشاركة واضعي السياسات ومتخذي القرار، والمتخصصين في مجالات الأرشفة، المكتبات ونظم المعلومات ونظم الإحصاء، والمتخصصين في مجال نظم المعلومات الجغرافية، والمتخصصين في تقنية المعلومات وتوفير الخدمات التقنية، مسئولي إدارة المحتويات والمعرفة والشركاء الرئيسيين في مشاريع الأتمتة الالكترونية.
هذا وسوف يركز المؤتمر على الملامح الرئيسية لنظام التوثيق والأرشفة الإلكترونية وأهم العقبات والتحديات التي تواجه تطبيق هذا النظام، وأهم الاستراتيجيات الجديدة والأدوات الفعالة لحمايته.
كما وسيتناول المؤتمر على مدار اليومين مواضيع تتعلق بإدارة المحتوى الالكتروني ومدى قدرة حفظ السجلات على زيادة كفاءة وفعالية عمل المؤسسات الحكومية والخاصة وأهم التحديات التي تواجه إحلال التطور التكنولوجي في المؤسسات. بالاضافة لعرض تجارب وخبرات الدول المختلفة في مجال التوثيق والأرشفة الإلكترونية بمختلف مواضيعها وذلك لاكساب المشاركين مهارات التوثيق والأرشفة الإلكترونية وتقنيات بناء قواعد بيانات خاصة بأرشفة وتوثيق المعلومات المختلفة.
وقال علي الكمالي: يعد التوثيق والأرشفة الالكترونية من أهم الأدوات التي تحول البيانات إلى معلومات مفيدة. وبالتالي تتحول هذه المعلومات إلى معرفة تساعدنا على تحسين مؤسساتنا والخدمات التي تقدمها إلى الأفراد والمجتمعات. لذا تسعى المؤسسات في أنحاء العالم لتطوير إدارة المعلومات والمعرفة كوسيلة للتعامل مع المشاكل ولتصبح هذه المؤسسات أكثر فاعلية في تلبية احتياجات المواطنين والعملاء، وقد قطعت بعض الحكومات شوطًا كبيراً في هذا المجال سعيًا لتشغيل الحكومة الإلكترونية وتفعيلها وبدأت حكومات أخرى خطوات حثيثة في هذا المضمار.
وأضاف أن من سمات الانتشار الواسع لتكنولوجيا المعلومات تضخم حجم المعلومات بصورة كبيرة بحيث أصبح عنصراً هاماً ومؤثراً في جوانب عديدة من المجتمع وأن معالجة هذه المعلومات والاستفادة منها ومع الانتشار الواسع لشبكة الانترنت التي أصبحت الوسيلة الأساسية للاتصال ولنشر وتبادل المعلومات يتطلب توثيق المعلومات بطريقة آلية آخذة في الاعتبار البحث في محتوى النصوص والبيانات مع ما يستلزم ذلك من أدوات معلوماتية لغوية فعالة.
كما أضاف الكمالي أن الأرشيف هو تراث الأمة وذاكرتها التي لا تستغني عنها، وهو حصيلة تجارب الماضي ومخزون خبرة للمستقبل. وقد تنبهت المؤسسة الحكومية الحديثة لأهمية الأرشيف فأولته الاهتمام الذي يستحقه وخاصة في الدول المتقدمة، فتطورت نظريات وأساليب حفظ الأرشيف نتيجة التجربة العملية التي مرت بها عبر العقود الماضية، وواكب هذا التطور الكيفي والكمي تطور التشريعات التي تنظم حفظ الأرشيف واستخداماته.
مشيراً الى أن التوثيق والأرشفة الالكترونية من اهم الأدوات التي تحول البيانات إلى معلومات مفيدة. وبالتالي تتحول هذه المعلومات إلى معرفة تساعدنا على تحسين مؤسساتنا والخدمات التي تقدمها إلى الأفراد والمجتمعات. لذا تسعى المؤسسات في أنحاء العالم لتطوير إدارة المعلومات والمعرفة كوسيلة للتعامل مع المشاكل ولتصبح هذه المؤسسات أكثر فاعلية في تلبية احتياجات المواطنين والعملاء.
وفي هذا الإطار يسلط المؤتمر الضوء على أبرز الممارسات ومبادرات المؤسسات الحكومية في دول مجلس التعاون الخليجي لتطبيق برامج التوثيق الالكتروني، وإدارة السجلات وحفظها واسترجاعها، كما سيناقش خبراء الأرشفة الإلكترونية المشاركين في المؤتمر الحلول التكنولوجية الفعالة والاستراتيجيات الاقليمية والدولية المتبعة في مجال أرشفة الوثائق إلكترونياً ونظم وأساليب إدارة موارد المعلومات والمعرفة لضمان جودة وسرعة أرشفة المعلومات والملفات.