مشروع الحكومة الالكترونية والمكتبة الرقمية ومعرض يوم المهنة

مشروع الحكومة الالكترونية من أجل تحسين الخدمات التي تقدمها الملحقية للمبتعثين وتحقيق أكبر قدر من التواصل معهم ومع المؤسسات العلمية كالجامعات والمعاهد والمؤسسات الحكومية الأخرى المعنية بمجالي الثقافة والتعليم في كل من المملكة والولايات المتحدة الأمريكية قامت الملحقية بإنشاء مركز تقنية المعلومات لتنفيذ مشروع الحكومية الالكترونية، ويمكن تقسيم هذا المشروع إلي جزءين رئيسيين هما:
البنية التحتية، وتشمل: تجهيزات الحاسبات الأساسية ويبلغ عددها 53 جهازاً (سيرفر) وإنشاء الشبكة الداخلية باستخدام الألياف البصرية بأقصى سرعة معالجة والنهايات الطرفية (الحاسبات الشخصية) لاستخدام منسوبي الملحقية والتي تم تأمينها من أحدث الأجهزة وكامل البرمجيات اللازمة وأنظمة متطورة لأمن المعلومات وقد تم الانتهاء من تنفيذ الجزء الخاص بالبنية التحتية بالكامل بالإضافة إلى برمجة الحكومة الالكترونية.
حيث قامت الملحقية في هذا الخصوص بتوقيع عقد مع إحدى الشركات العالمية الاستشارية المختصة لتطوير إجراءات العمل في الملحقية الثقافية وفق نظام الحكومة الالكترونية ومن المتوقع الانتهاء من هذا المشروع وبدء تشغيله خلال صيف عام 9002م.
وسوف يتم من خلال هذا المشروع تنفيذ حوالي 574 معاملة إدارية بشكل الكتروني يتم من خلالها تقديم أكثر من 15 خدمة الكترونية للمبتعثين تشمل جميع الخدمات الأكاديمية والمالية وإصدار أوامر اركاب السفر آلياً إضافة إلى الخدمات الخاصة بالشؤون الاجتماعية والثقافية. حيث يقوم النظام بتزويد المبتعث عند قيامه بطلب أي خدمة برقم خاص لمتابعة الطلب عبر حساب المبتعث الخاص بموقع الملحقية.
ويتم اشعار المبتعث آلياً عند اتخاذ أي إجراء على طلبه. كما ان النظام يقوم بمتابعة الطلب آلياً بحيث يتم اشعار رئيس الموظف المعني في حالة تأخر المعاملة لديه وعدم تعامله مع الطلب ضمن فترة معينة. كما تم تصميم النظام بحيث يتم اشعار المبتعث آلياً عن أي إجراءات أو مستندات مطلوبة منه وتأخر في إرسالها مثل كشوف الدرجات أو الجدول الدراسي الخاص بالطلب لدى الجامعة وغيرها من مستندات.
ومن أهم المزايا لهذا المشروع الطموح هو تقليله من استخدام المعاملات الورقية بشكل كبير نظراً لأن أغلب المستندات والادخالات وما يترتب عليها من إجراءات تتم بشكل آلي يغني عن استخدام الورق كما هو متبع حالياً.
المكتبة الرقمية
تطلب الملحقية من جميع خريجي الماجستير والدكتوراه تزويدها بنسخ من رسائلهم عند التخرج وكانت هذه النسخ تحفظ بشكل يدوي في مكتبة ورقية. ونظراً لمحدودية وصعوبة الاستفادة منها بهذا الشكل، فقد تعاقدت الملحقية مع إحدى الشركات المتخصصة لتحويل المكتبة بكاملها إلى مكتبة الكترونية رقمية تحتوي على أكثر من 0005 رسالة ماجستير ودكتوراه تم جمعها خلال عدة عقود من الزمن.
وأصبح الآن بإمكان أي شخص سواء كان باحثاً أو طالباً الوصول إلى محتويات هذه الرسائل والبحث من خلال اسم الكاتب أو عنوان الرسالة أو بكلمات معينة من أي مكان في العالم عبر موقع الملحقية الالكتروني على شبكة الإنترنت. وسيتم إضافة أي رسالة ماجستير أو دكتوراه تصل إلى الملحقية مستقبلاً من الخريجين السعوديين إلى محتويات هذه المكتبة.
معرض يوم المهنة
قامت الملحقية الثقافية السعودية بأمريكا بدعوة جميع الجامعات السعودية عن طريق وزارة التعليم العالي للمشاركة في معرض يوم المهنة (برنامج الاستقطاب) والذي يقام ضمن فعاليات حفل تكريم خريجي الدفعة الثانية من برنامج خادم الحرمين الشريفين للابتعاث الخارجي في فندق Marriot Gateway بمدينة Crystal City في منطقة واشنطن العاصمة بتاريخ 3 و4 يوليو 9002م.
وقد تجاوبت معظم الجامعات السعودية مع دعوة الملحقية وأرسلت مندوبين عنها للمشاركة في يوم المهنة حيث سيلتقون بالخريجين والخريجات الراغبين بالعمل لدى إحدى هذه الجامعات وإجراء المقابلات الشخصية لهم وتعريفهم بالمزايا والفرص الوظيفية المتاحة لديها.
*المشرف العام على مركز تقنية المعلومات
الملحقية الثقافية السعودية بأمريكا