لا يمكن لأي شخص ان يمارس شؤون العقار إلاّ من خلال مكتب أو مؤسسة أو شركة مسجلة في السجلات التجارية لدى الجهات المختصة. هذه المكاتب أو المؤسسات العقارية هي في المقام الأول مكاتب تجارية لأنها تتعاطى عمليات البيع والشراء والإيجار وتطبق في حقها كل اللوائح التنظيمية الخاصة بالشؤون العقارية.. وهي كغيرها من المكاتب التجارية تخضع لمجموعة من الشروط واللوائح المهمة فلا يجوز مثلاً لأي شخص فتح مكتب عقاري ما لم يكن مسجلاً بالسجل التجاري العقاري. هناك العديد من الشروط التي يجب ان تنطبق على هذا الشخص فعليه أولاً ان يكون سعودي الجنسية ويشترط ان تكون الشركة سعودية مملوكة بالكامل للسعوديين أو ان يكون المدير المسؤول سعودي الجنسية، كما يجب ان يكون حسن السيرة والسلوك لم يسبق ان أدين بأي إدانة تخل بالشرف والأمانة. ولعلنا حينما نلقي نظرة على هذه الشروط نجد أنها تخدم في المقام الأول المصلحة العامة، فصاحب هذا المكتب مقيد بالعمل في المجال الذي حدد له كمكتب عقاري وليس له الحق في ممارسة أي نشاط غير الذي حدد له. كما ان هذه اللوائح تشترط على هذه المكاتب ان لا تقوم بأي عمليات كبيع أو توسط في بيع أي عقار إلاّ بعد حيازته، أو التأكد من ان العارض يملكها. وهذا بالطبع يتطلب من المكتب العقاري التحقق من صحة الملكية فهناك بعض العقارات تعرض للبيع أو للإيجار وقد تكون ملكيتها خارجة عن يد من عرضها كأن تكون مرهونة أو منزوعة الملكية للمنفعة العامة أو بها بعض من الشبهات وهنا يقع على المكتب العقاري أو المؤسسة مسؤولية البحث والتحقق من أجل سلامته خشية الوقوع في ما لا يحمد عقباه. فاللوائح التنظيمية تحمي المشتري وتوقع على المكتب مسؤولية كل الأضرار التي تلحق بالمشتري أو البائع إذا خالفت ذلك، وهذا ما يحدث أيضاً إذا كان المكتب العقاري شركة أو مكتباً مملوكاً لعدد من الأشخاص. فاللوائح التنظيمية والتنفيذية تعتبرهم متضامنين تجاه الغير في الالتزامات الناشئة عن الأعمال التي يقوم بها المكتب وهم مسؤولون قبل غيرهم عن تعويض الأضرار الناتجة عن أي أعمال قام بها الموظفون أو العاملون. وحينما نراجع مواد هذه اللوائح نجدها حددت عدداً من العقوبات على مخالفيها منها الغرامة المالية التي قد تصل إلى خمسة وعشرين ألف ريال وإقفال المكتب مدة لا تتجاوز العام وربما تصل هذه العقوبات حد الغاء ترخيص المكتب نهائياً. مواد اللوائح التنظيمية للمكاتب العقارية لا تحدد فقط واجبات هذه المكاتب بل تعمل في الوقت نفسه على توضيح بعض التفاصيل الأخرى التي من شأنها ان تحمي الوسيط والموسط وكذلك المشتري أو المستأجر. فالمكاتب العقارية يجب ان توفر مكاناً مناسباً لعملها وان تضع عبارة «مكتب عقاري» على لوحاتها ومطبوعاتها وان تكون لهذه الدفاتر المنظمة التي تضبط كافة معاملاتها، وكذلك يجب ان تكون لها خزانتها الخاصة الصالحة لحفظ الأوراق والأموال الخاصة بالناس. وفي الوقت نفسه تحدد عمولة البيع بالانفاق بين صاحب المكتب والبائع والمشتري، كما يجب على الطرف أو الأطراف التي تتحمل لكل العمولة التي لا تتجاوز ال 5,2% من قيمة العقد وهو ما يسري في الإيجار الذي تحدد بنسبة واحدة. كما تطلب هذه اللوائح من المكاتب العقارية عدم التصرف في الأموال التي يتسلمونها من المشترين أو المستأجرين في غير الأغراض المخصصة التي تسلمت من أجلها ولعل هذا فيه حفظ لأموال الناس. وعند الرجوع لإحدى مواد هذا التنظيم وهي المادة الخاصة بنسبة السعي والمحددة ب 5,2% أجد أنها تتطلب بعض النسبة قد حدثت في وقت كانت العملية العقارية أكثر حركية من الآن، كما ان أسعار العقار كانت مرتفعة إذا ما قورنت بالوقت الحالي. أما الآن فقد حدث الكثير من التغيرات التي تستوجب مراجعة هذه القيمة ولاسيما إذا واجهنا الاختلافات الواضحة بين قيم العقارات وأحجامها فبعض العقارات تكون ذات حجم صغير وبالتالي تكون قيمتها صغيرة وعملها المترتب كثيرا، ولعل هذا ما يؤدي إلى عدم قبول أصحاب المكاتب الوساطة في البيوت الصغيرة والشقق بالرغم من أنها الأكثر في حياة الناس، ولعل هذا أيضاً ما أدى إلى وجود إتفاقات أخرى في غير العقد أو استخدامها لأساليب أخرى للتحايل على هذه الأسعار.
