كيف تختار المنظّمة أهم مشروعاتها؟

قد يتساءل قائد المنظّمة أو العاملون فيها: من أين يستحدثون أفكاراً وتسميات لمشروعات منظّمتهم؟ الإجابة تكون على شقّين:
1. مشروعات للمنظّمات الحكومية: وتأتي أفكار هذه المشروعات من خلال العصف الذهني للعاملين في المنظّمة، وتكون الأفكار في إطار الاختصاص والإمكانات وبما يصبُّ في الخطة الاستراتيجية لهذه المنظّمة.
2. مشروعات للقطاع الخاص: وتكون أفكارها أيضاً من خلال الصنف الذهني وفي حدود الاختصاص ولكن حسب حاجة العميل والسوق مباشرةً.
وبعد مرحلة توليد الأفكار لاستحداث مشروعات متعددة، تحتار كثير من المنظمات والإدارات -وحتى على مستوى الفرد- في اختيار الأهم الذي يجب أن يبدأ به وينفذه. وقد يتم اختيار مشروع أقل أهمية من غيره؛ مما يؤدي إلى استهلاك وقت وجهد ومال. وفي نهاية المطاف تكتشف المنظمة أن هناك مشروعات كانت أولى بالتنفيذ.
فما الطريقة المناسبة لتحديد المشروعات الأكثر أهمية للبدء في تنفيذها؟
هناك خطوات عملية على النحو الآتي:
* عمل قائمة بالمشروعات المهمة، وهي مجموعة المشروعات التي استُنبطت مسبقاً عن طريق العصف الذهني.
* تحديد الحاجة والفرصة المتاحة لكل مشروع، وذلك بتحديد درجتها ومستواها، هل هي (حاجة - حاجة أكبر) أم أنها (ضرورة - ضرورة ملحّة)...إلخ. فمن الطبيعي أن لا تكون جميع المشروعات على درجة واحدة من الحاجة. وبعد ذلك تحديد مدى إمكانية تنفيذ هذه الفرصة.
* وضع تواريخ وموازنة تقديرية للمقارنة بين المشروعات، وهي أمور تقديرية مبدئية لكي تتمّ المقارنة بينها من حيث الكلفة والوقت.
* حساب نسبة المخاطر: يجب حساب نسبة المخاطر ونسبة الفشل المحتملة.
* مراجعة قائمة المشروعات من حيث الحاجة، والفرصة، والكلفة، والوقت، والمخاطرة، مع أعضاء الفريق للحصول على رأيهم في كل مشروع.
* استبعاد المشروعات غير الملائمة.
* اختيار أهم المشروعات؛ وعند اختيار الأهم من هذه المشروعات، يستطيع مدير المنظمة أو الإدارة أن يطمئن على أنه اختار المشروع الأولى بالتنفيذ، وعندها يحال الأمر إلى مدير المشروع الذي بدوره يطبق عمليات إدارة المشروعات وهي عملية البدء، والتخطيط، والتنفيذ، والرقابة والتحكم، وأخيراً الختام وتسليم المشروع بشكل نهائي.