إدارة المشروعات

هي المواءمة ما بين الموارد البشرية والمادية لضمان تيسير المشروع وفق جدول زمني محدد الأهداف والتكلفة مع مراعاة الجودة وتجنب المخاطر.
يقع عاتق المسؤولية في تنفيذ المشروعات على مدير المشروع الذي يخطط للمشروع بناء على نوعيته وفي الاجتماع التحضيري "Kickoff Meeting"، والذي يتم مع المعنيين بالمشروع وأصحاب المصلحة "Stakeholders"، يطرح فيه أهم عناصر المشروع الأساسية وتفرعاته مع الأخذ في الحسبان المعوقات والفرضيات.
كما أحب أن أنوه أن حُسن إدارة الاجتماع واتفاق جميع الأطراف وإدراك وفهم حيثيات المشروع يساعد مدير المشروع على التنفيذ وفق الرؤية المتفق عليها كما أن الاجتماع التحضيري فرصة مناسبة للتعارف بين أعضاء الفريق.
ومن الجدير بالذكر أنه لا يوجد مشروعان يتفقان في جميع المعطيات والمخرجات، بل إن كل مشروع مستقل الأهداف والميزانية والتنفيذ والتخطيط، حتى وإن كان نفس المجال لا يوجد نسخة متطابقة من المشروعات.
أما مثلث إدارة المشروعات الذي بدأ استخدامه في الخمسينات من القرن الماضي والذي يطلق عليه المثلث الحديدي أو القيد الثلاثي يعلوه نطاق المشروع وفي الجهة اليمنى الوقت واليسرى التكلفة وفي منتصف المثلث الجودة.
قد تكون معادلة صعبة في الموازنة ما بين تقليل التكلفة، والتقيد بالجدول الزمني، مع إخراج المنتج النهائي بجودة عالية، ولذلك مدير المشروع مسؤول باستخراح خوارزميات الموازنة لنجاح المشروع.
يتمتع مدير المشروع بالمعرفة النظرية التي تمكنه من إحكام السيطرة على مجريات المشروع بدءاً من إعداد الميزانية المسبقة والجداول وخطط العمل وامتلاك الأدوات التحليلية لقياس مدى فاعلية سير المشروع بالإضافة إلى إنشاء التقارير الدورية لأصحاب المشروع ومتابعة المهام الموكلة للموظفين والتأكد من سير المجريات وفق المخطط الزمني بالإضافة إلى إدارة الجودة، والمخاطر، والمشتريات، والاتصالات، والموارد، وغيرها.
هذا بالإضافة إلى امتلاكه المهارات الناعمة في إدارة أعضاء الفريق والاستفادة من قدراتهم وخبراتهم لذلك فهو غالباً ما يمتلك شخصية قيادية تمكنه من التعامل مع المشاكل وتمنحه القدرة على التفاوض، والتواصل البناء وتوزيع المهام بطريقة ترفع من إنتاجية وفعالية المشروع، كما أنه شخص محفز لأعضاء الفريق للمحافظة على معنوياتهم وضمان استمرارية المشروع بكفاءة عالية.
ونظراً لتطور المشاريع واستحداث الطرق المتقدمة في الإدارة والتنفيذ فإن معهد إدارة المشاريع "PMI" ومقره في الولايات المتحدة وهو مؤسسة غير ربحية هدفها تطوير مهارة إدارة المشاريع، ونشر الأبحاث، وإقامة المؤتمرات، والدورات، يقوم بمنح عدة شهادات مهنية في إدارة المشاريع وتقسيماته المساندة بناء على اجتياز الاختبارات مما يرفع معدل الحصول على الفرص الوظيفية في المجال، بالإضافة إلى توفر النظام الأكاديمي في الجامعات لتخصيص الدراسات لتطوير منهجيات وأساليب إدارة المشاريع ونشر آخر الأطروحات وإجراء الدراسات.
وكما تشهد المملكة العربية السعودية مشروعات متنوعة في مختلف المجالات في رؤية 2030 التي تتنوع بها الاستثمارات والأعمال فإن آلية إدارة المشروعات وتطبيقاتها يعكس تطلعات كل مشروع يبدأ في جدول زمني نهايته تتقاطع مع مشروعات أخرى ضمن برامج واعدة هدفها تنمية الموارد والاستفادة من المقدرات.
*متخصص في إدارة المشروعات
معتصم باكراع