الزمازمة كسروا القاعدة

يعرف التقرير على أنه : “ عرض كتابي وصفي مفصل لما حدث في برنامج أو برامج خلال فترة محددة ، وقد يدعم هذا التقرير بنشرات أو صور وجداول تزيد من الإيضاح للقارئ ”.
وفي تعريف آخر يقال إنه : “ ملخص لما يقدم من جهود وإجراءات وما تم التوصل إليه من نتائج وإنجازات ومقومات ومقترحات حول أساليب التطوير والتحسين ويعد وسيلة توثيق مثالية.”
ومن خلال هذه التعريفات وغيرها انطلق مكتب الزمازمة الموحد لسرد معلومات جيدة والسعي لإيصالها وصياغة كلماتها بلغة واضحة وسليمة وبعبارات موجزة تبرز الأعمال عبر تقريره السنوي لعام 1430ه الذي وان تضمن نبذة عن بئر زمزم وتاريخها وفضلها والدراسات التي أجريت عليها ومصادرها واهتمام ولاة الأمر بها فانه تناول السقاية وتاريخها وتطور أساليبها مستهدفا من وراء ذلك توجيه رسالة معلوماتية متكاملة لشرائح المجتمع محملة بنبذ تاريخية عن ماء زمزم وفضله التي يبحث عنها الكثيرون.
وفي ثنايا التقرير رسالة وجهها مجلس الإدارة لكافة منتسبيه تناولت المناشط والمستجدات خلال موسم الحج الماضي والمستجدات التي طرأت على المكتب وأعماله بهدف تطوير الأداء.
ونال البعيدون عن المكتب من أبناء الزمازمة وأسرهم ما يطمحون إليه من معلومات ليكونوا قريبين عبر رسالة تعريفية وجهت لهم تناولت نشأة المكتب وأهدافه والنشاطات والمراحل التطويرية التي عاشها.
ومثل هذه التقارير وإن كانت في نظر البعض مجرد طباعة ورقية فهي مثال واضح للعمل الجيد لبناء علاقة تواص جيدة مع الجميع والتعامل بشفافية ووضوح.
وثمار شفافية التعامل وتقبل الآراء فتح المجال أمام مجلس الإدارة ليكسر قاعدة “ تأجيل الاجتماع لعدم اكتمال النصاب “ فكان اجتماع الجمعية العمومية بمكتب الزمازمة الموحد للتصديق على الحسابات الختامية الذي عقد مؤخراً أول اجتماع يكتمل نصابه من المرة الأولى منذ صدور اللائحة المالية لمؤسسات الطوافة والمؤسسة الأهلية للادلاء ومكتبي الوكلاء والزمازمة الموحدين عام 1414ه والتي أكدت على ضرورة مصادقة أعضاء الجمعية العمومية للميزانية التقديرية والفعلية واختيار المحاسب القانوني وتبرئة ذمة مجلس الإدارة وفقا لماهو متبع بنظام الشركات المساهمة.
لقد أراد مجلس إدارة مكتب الزمازمة الموحد القول بأن بناء الثقة والترابط لايأتيان إلا من خلال تواصل دائم ومستمر مع كافة منتسبي المكتب وشرائح المجتمع المختلفة لنقل الصورة الحقيقية للأعمال المقدمة بعيداً عن لغة التخاطب الفلسفي وسرد المصطلحات اللفظية وغياب الأداء الجيد فكان لهم ما أرادوا بكسب الثقة وتوطيد العلاقة.
فهنيئا للزمازمة خطواتهم ولكل من سعى للتطوير الفعلي أقول إن البذور الجيدة التي نثرتموها على الأرض الخصبة أبرزت أغصانها وها أنتم الآن تقطفون ثمارها بكسر قاعدة تأجيل عقد اجتماع الجمعية العمومية لعدم اكتمال النصاب بارك الله لكم خطواتكم ووفقكم.