المراسم في أعمال العلاقات العامة

المراسم

تعتبر إدارة المراسم في العلاقات العامة من الإدارات المهمة التي تلعب دور الوسيط بين الجمهور الخارجي للجهاز أو المنشأة وإدارة الجهاز بهدف توفيق وجهات النظر بين الطرفين وإيجاد السبل الكفيلة بنجاح سياسة الجهاز أو المنشأة.
ويسرنا هذا الأسبوع التطرق لنشاط من أنشطة العلاقات العامة، وهو نشاط المراسم.
المراسم
هي مجموعة من العادات والقواعد والإجراءات المتعارف عليها مكتوبة وغير مكتوبة، تنظم أسلوب التصرف السليم، وفن المجاملة، والتعامل، والتعايش في الحياة الاجتماعية والرسمية الوطنية والدبلوماسية.
ولعل أهم القطاعات الحكومية في المملكة التي اهتمت بهذا الجانب من أعمال العلاقات العامة، التي أفردت له إدارات متخصصة هي المراسم الملكية، ووزارة الخارجية - إدارة المراسم.
مهام وأنشطة المراسم في العلاقات العامة:
1 - تنظيم وتنفيذ الزيارات.
2 - إقامة الحفلات والمآدب.
3 - ترتيب عقد الاجتماعات والندوات والمؤتمرات.
4 - تنظيم وتنفيذ مراسم الاستقبال والتوديع.
5 - التنسيق مع الجهات والشخصيات ذات العلاقة.
6 - إعداد الدعوات والرسائل.
7 - تصميم واختيار وتقديم الهدايا والجوائز.
8 - تطبيق سلوكيات وآداب اللباقة، والتعامل في عمليات الاتصال الشخصي والثقافي.
(1) تنظيم الزيارات:
الزيارة هي نشاط مراسمي مخطط، يهدف إلى تحقيق هدف محدد موجه إلى جمهور محدد، عادة ما يكون ضمن جدول أعمال القطاع، تلقيه عدداً من الزيارات لشخصيات من داخل البلد في إطار التعاون بين القطاعات الحكومية، أو ضيوف رسميون في زيارة من خارج البلد من الجهات النظيرة في البلدان الصديقة، وهذا يحتاج إلى ترتيبات معينة.
وتتعدد أنواع الزيارات بحسب مكانة القطاع الحكومي:
زيارات رسمية ودبلوماسية، وزيارات المرور، وزيارات عادية، وزيارات المجاملة، وزيارات اجتماعية، وزيارات المستشفيات، وزيارات دينية، وزيارات تعريفية.
وتصنف الزيارات إلى:
زيارات تقوم بها المنشأة لجهات أخرى، أو زيارات تقوم بها جهات أو شخصيات أخرى للمنشأة.
أما أنواع الزوار فهم:
وفود رسمية، أو أعضاء السلك الدبلوماسي والمنظمات الدولية، ومسؤولو المؤسسات والجمعيات والمنظمات، والأفراد العاديون.
وكي تصل إلى تقديم أفضل الخدمات لزوار الجهة التي تعمل بها، وعكس صورة حسنة لجهتك، يجب أن ترسم أولا ًخطة مناسبة لسير الزيارة، تتضمن:
1 - فكرة وموضوع الزيارة.
2 - الهدف من الزيارة.
3 - طرفا الزيارة للمنشأة.
4 - أهمية الزيارة للمنشأة.
5 - قائمة الزوار.
6 - أساليب دعوة الزوار وطرق الاتصال بهم.
7 - معلومات أخرى عن الزوار والضيوف.
8 - خط سير الزيارة وفقاً للهدف منها.
9 - الاحتياجات المادية والبشرية اللازمة لتنفيذ الزيارة.
10 - تحديد نوعية المعلومات المقدمة للزوار.
11 - عمل جدول الزيارة حسب المواعيد الرسمية.
الحفلات والمآدب
الحفلة هي نشاط إنساني تنظمه الجمعيات والمؤسسات أو الأفراد لتحقيق هدف أو أهداف محددة.
المآدب هي نوع من أنواع الحفلات.
وتكمن أهمية الحفلات والمآدب في العلاقات العامة في كونها تسعى إلى تحقيق أغراض تتعلق بأهداف الجهة وبرامجها ومشروعاتها، وعلاوة على أهميتها في توطيد الروابط الاجتماعية والإنسانية وعلاقات العمل المختلفة، فإن أهميتها تتمثل أيضا في التغطية الإعلامية، وما تبثه من أثر على جماهير المنشأة الداخلية والخارجية.
أنواع الحفلات والمآدب
1 - الحفلات والمآدب الرسمية.
2 - الحفلات والمآدب الدبلوماسية بالنسبة لأعضاء السلك الدبلوماسي والمنظمات الدولية.
3 - الحفلات والمآدب الاجتماعية الخاصة بالمؤسسات والجمعيات والأفراد.
ويمكن تقسيم الحفلات والمآدب إلى الأنواع التالية:
حفلات الشاي والقهوة، وحفلات الكوكتيل، وحفلات الاستقبال، وحفلات التوديع، وحفلات الزواج والخطوبة، ومآدب المقصف، ومآدب العشاء.
أما أهداف إقامة الحفلات والمآدب، فبالرغم من ان هناك أهدافاً عامة لإقامة الحفلات والمآدب إلا أن لكل حفلة أو مأدبة هدفاً رئيسياً أو أهدافاً ثانوية تتناسب مع إقامتها.
ومن أهم أهداف إقامة الحفلات والمآدب:
1 - تحقيق الهدف الإعلامي، حيث تتيح إقامة الحفلة أو المأدبة فرصة نشر الأخبار والتحقيقات والتقارير والبرامج والرسائل الخاصة دون مقابل.
2 - تحسين التفاهم بين المؤسسة وجماهيرها.
3 - توثيق العلاقة بين الجهة والمجتمع المحلي.
4 - كسب وتأصيل روح الانتماء للجهة.
5 - توثيق علاقة الجهة بشخصيات المجتمع.
ترتيب عقد المؤتمرات والندوات والاجتماعات
المؤتمر هو حدث كبير منظم لحضور مئات بل آلاف الأشخاص من المختصين والمهتمين والمؤتمرين من مختلف أنحاء العالم، وذلك لمناقشة قضية ذات اهتمام محلي أو عالمي، والخروج بتوصيات مهمة حيالها، وتستمر المؤتمرات أحياناً لعدة أيام، وقد تتضمن لجاناً وبرامج اجتماعية ومعارض متعددة.
أما الندوة فهي مصطلح يستخدم لوصف تجمعات يتراوح حجمها من صغير إلى متوسط، ويتراوح عدد الحضور فيها من نحو (12) إلى (150) شخصا،ً وذلك لمناقشة قضية محددة ذات اهتمام موضوعي وجماهيري محدد، وتأتي عملية تدفق المعلومات فيها من جانب واحد، هي المنصة في الغالب الأعم.
والاجتماع هو عادة الحدث الأصغر جداً من المؤتمرات أو الندوة، ويضم غالباً عدداً محدداً من المديرين لمناقشة شؤون العمل في غرفة الاجتماعات، غير أن كلمة اجتماع قد تستخدم في سياق أشمل لوصف المؤتمرات والاجتماعات والندوات جميعاً.
التنسيق مع الجهات أو الشخصيات ذات العلاقة بأعمال المراسم
يتطلب الإعداد لبعض الأحداث الكبرى التنسيق بين عدد من الجهات الحكومية خارج المنشأة والجهات غير الحكومية خارج المنشأة على المستوى الخارجي، أو الإدارات داخل المنشأة، ولجان المؤتمرات والندوات، ولكن كيف يمكن التفريق بينها؟
الجهات الحكومية خارج المنشأة هي جميع الوزارات والمؤسسات والدوائر ذات الصبغة الرسمية الحكومية التي لا غنى عن التنسيق معها في حالة تنظيم زيارة أو عقد مؤتمر أو اجتماع أو إقامة حفلة، وغير ذلك من أعمال المراسم الأخرى، مثل: الاستقبال، والوفود، والشخصيات، وضيافتهم، ومرافقيهم، وتوديعهم.
ومن أمثلة تلك الجهات: الشرطة، والمرور، والأمن الخاص، ووزارة الخارجية، والسفارات، ووزارة الإعلام.
أما الجهات غير الحكومية خارج المنشأة فهي المؤسسات الخدمية الاستشارية المختلفة.
والإدارات داخل المنشأة هي الإدارات التي تساهم أو تستطيع أن تسهم في مجال معين من مجالات العمل المراسمي اللازم لتنظيم الزيارات أو الحفلات أو الندوات أو المؤتمرات، وبما ان أعمال المراسم لا تقتصر على مجال واحد فقط، فإن جميع الإدارات داخل المنشأة قد يكون لها علاقة ما بتنظيم أعمال المراسم، مما يجعل إدارة العلاقات العامة على علاقة تنسيقية معها، وهناك إدارات دائمة أو شبه دائمة مثل: إدارة الخدمات، والشؤون المالية، وإدارة الاتصالات الإدارية.
ولجان المؤتمرات هي اللجان، أو فرق العمل التي تشكل للقيام بمهمة تنفيذ المؤتمرات أو الندوة أو اللقاء، حيث تختص كل لجنة بنشاط معين لا يتعارض مع نشاط الأخرى، وإنما تستند وتكمل اللجان بعضها بعضاً.
وتبرز أهميتها في مساعدة الجهة أو الجهات أو اللجنة أو الإدارة في تحقيق أهدافها بالصورة الناجحة بعيداً عن الازدواجية، والتعارض والتنافس في الأعمال، وتزداد أهمية التنسيق كلما كان حجم العمل ضخماً متعدد الأنماط، تتولاه عناصر بشرية متعددة التخصصات، وكذلك كلما تعددت الجهات التي تشترك في تنفيذ خطة في نطاق مكاني وزماني واحد.
أنواع التنسيق
- الداخلي: ويتم عادة بين الموظفين داخل الإدارة الواحدة، أو بين الإدارات المختلفة داخل الجهة الواحدة، بهدف إيجاد نوع من التوافق والانسجام بين نشاطات الموظفين في الفروع والأقسام المختلفة داخل الجهة أو الإدارة الواحدة.
الخارجي : وعادة ما يتم بين الإدارة والإدارات الأخرى ذات الاختصاص في الجهة الأخرى، أو بين الجهة والجهات الأخرى ذات المهام المشتركة.
- الزمني: ويعني تسلسل وتتابع الأعمال بعضها مع البعض الآخر، أو التوفيق بين الخطط القصيرة والمتوسطة الأجل، وتحديد المراحل التي تمر فيها الأعمال، والنتائج التي تحققها كل مرحلة في نهايتها، والشروط التي تتطلبها كل مرحلة قبل بدايتها.
- الفكري: وهو التوفيق بين الأفكار والآراء التي تتمخض عنها عقول المخططين ومتخذي القرارات.
- المالي: وهو التوفيق بين المتطلبات والاحتياجات المادية للأنشطة المختلفة، وانسياب اعتماد الأموال في قنواتها الملائمة في الوقت الملائم وبالقدر الملائم
- الفني: وهو تحقيق التكامل بين المشروعات والنشاطات المختلفة من النواحي الفنية والهندسية التقنية.
وسائل وطرق التنسيق
- اللجان.
- الاتصال الشخصي.
- التقارير لنقل المعلومات المتخصصة بين العاملين.
- التعميمات: لنشر المعلومات وتوجيه القرارات إلى كل من يعنيهم الأمر.
- تعيين موظف لهذا الغرض.
- الاجتماعات بين العاملين.
- التنقلات الدورية للموظفين، والإعارة، والعمل لدى الجهات الأخرى لفترات محددة.
- من خلال التدريب.
- نظم المعلومات، وقاعدة للمعلومات، ونظام واحد للمعلومات يكون واضح المعالم، وميسور الفهم من الجميع، ويحقق السرعة والدقة والترابط والحفظ والتزويد.
الاستقبال والتوديع
تتوقف مراسم الاستقبال للوفود على شخصية الزائر أو الضيف، إلا أن كيفية معاملته أمر متروك تقديره لإدارة المراسم بالجهة، إلا أن هناك العديد من الخطوات المتفق عليها في تنفيذ مراسم الاستقبال لدى محطات الوصول.
وقبل استعراض هذه الخطوات يجب على الوفد المستقبل معرفة البيانات التالية، لضمان سلامة الترتيبات والبرامج التي تتلخص في:
- تاريخ بدء الزيارة ومدتها.
- وقت الوصول والوسيلة التي سيصل عليها الزائر أو الضيف.
- أسماء المرافقين للزائر.
- شعار دولة الزائر وعلمها ونشيدها الوطني.
- رغبات الضيف أو الزائر لتضمينها في برنامج الزيارة.
- ساعة السفر والوسيلة التي سيغادر بها البلاد.
- تبادل الهدايا.
أما أهم مراسم وآداب الاستقبال في موانئ الوصول فهي:
1 - الاتصال بالمختصين في ميناء الوصول لمعرفة ميعاد وصول الضيف أو الزائر أو الوفد، ورقم الرحلة القادم عليها ليتم إبلاغ المستقبلين بموعد الوصول ومكان الاستقبال.
2 - تجميع المختصين بنقل الزوار والوفود قبل ميعاد وصول الوفد بوقت كاف.
3 - التحرك بالسيارات إلى ميناء الوصول قبل وصول الوفد بوقت كاف.
4 - عند وصول الوفد المستقبل إلى ميناء الوصول يتم إكمال التجهيزات والترتيبات اللازمة للاستقبال ووضعها على أهبة الاستعداد.
5 - عند وصول الوفد يتم إرشاده إلى السيارة المخصصة له بعد إنهاء مراسم الاستقبال.
6 - إتمام الإجراءات الجمركية والجوازات، والتأكد من وجود عفش أعضاء الوفد بالسيارات المخصصة لذلك قبل التحرك من محطة الوصول.
أما مراسم التوديع في موانئ المغادرة فيتم توديع الضيف بمثل ما استقبل به من حفاوة وترحيب، وحتى تتم مراسم التوديع دائماً دونما خلل يجب على موظف المراسم المرافق قبل وصول الضيف إلى ميناء المغادرة التأكد من كافة إجراءات السفر، ووصول العفش، وتذاكر السفر، وختم الجوازات، والجمارك، والشحن الجوي، ووجود المرافقين.
عن مذكرة برنامج المراسم في العلاقات العامة - معهد الإدارة العامة.