البروتوكول (المراسم)

يعرف البروتوكول (المراسم) بأنه مجموعة الإجراءات، وقواعد اللياقة التي تسود المعاملات والاتصالات الدولية.
وقد تم تقنين معظم قواعد المراسم (protocol) بشكلها الراهن في مؤتمر فينا 1815م، وأصبحت تلك القواعد الوسيلة المتفق عليها لتسهيل ممارسة العمل الدبلوماسي، وانعكس ذلك على تدعيم وتأسيس العلاقات الناجحة واللازمة لاستقرار المجتمع الدولي، وهناك بعض المواضيع الخاصة بالمراسم أهمها مهام وأنشطة المراسم، مراحل الإعداد لبرامج الزيارات الرسمية (مرحلة جمع المعلومات، مرحلة التخطيط المبدئي، مرحلة التخطيط النهائي، مرحلة تنفيذ البرنامج)، وترتيب المؤتمرات، ووسائل وأنواع التنسيق بين الإدارات، وأهم طرق وآداب الاستقبال والتوديع، وأنواع الحفلات والمآدب، وإعداد قوائم المدعوين، وبطاقة الدعوة، وقائمة الطعام، وترتيب وأشكال الموائد وتقديم الخدمة، والتي تهم رجل العلاقات العامة والمراسم بصفة خاصة، وأصبحت معظم، المنظمات المتحضرة غير الدبلوماسية تهتم بها وتستعيرها كقواعد مراسمية تنظم مناسباتها.
وتعتبر المراسم دستور التعامل وفن التعايش، وهي قواعد دولية وعادات وتقاليد تنظّم الاحتفالات ذات الطابع التالي:
- الرسمي أو الوطني: ما يتعلق بالملوك، ورؤساء الدول والجمهوريات، ورؤساء المجالس الدستورية في الدولة.
- الدبلوماسي: وهم أعضاء السلك الدبلوماسي، والمنظمات الدولية.
- الاجتماعي: بالنسبة للمؤسسات والجمعيات والأفراد.
ويجب أن تتوفر لدى المسؤول عن تطبيق أنظمة المراسم وقواعدها الدولية المميزات التالية:
- الذكاء، الإحساس المرهف، الذوق السليم.
- دقة الملاحظة، سعة الخاطر، التحرك السريع.
- اللباقة، الكياسة، حسن التصرف.
مهام وأنشطة المراسم:
- تنظيم وتنفيذ الزيارات.
- إقامة الحفلات والمآدب.
- ترتيب عقد الاجتماعات والندوات والمؤتمرات.
- تنظيم وتنفيذ مراسم الاستقبال والتوديع.
- التنسيق مع الجهات والشخصيات ذات العلاقة.
- إعداد الدعوات والرسائل.
- تصميم واختيار وتقديم الهدايا والجوائز.
- تطبيق سلوكيات وآداب اللباقة والتعامل في عمليات الاتصال الشخصي والثقافي.