كيف تتعامل مع الرسائل الإلكترونية خارج وقت العمل؟

قبل ظهور الإنترنت والهاتف الجوال وتطبيقاته، كان العالم أكثر هدوءًا وتنظيماً للوقت وتوازناً في نمط الحياة الاجتماعية، لقد كان الأمر منحصراً في الهاتف الثابت والبرقية والفاكس كمنافذ للتواصل في دائرة العمل، الأمر الذي جعل من مغادرة الموظف لمكان عمله بمنزلة فترة انقطاع كامل حتى يوم الغد أو حتى إلى نهاية العطلة الأسبوعية، باستثناء أولئك الذين كانت تتطلب طبيعة أعمالهم الاستدعاء أو المناوبة وما في حكمها.
اليوم ومع ثورة الاتصال والتواصل أصبح الأمر مختلفاً تماماً، فعلاقة الموظف بمكان عمل باتت في حالة استمرار غير منقطع، ولم يعد إنجاز المهام والمسؤوليات العملية منحصراً في فترة أوقات العمل، بل سيطر وبشكل واضح على أغلب فترات اليوم، وأصبح بالإمكان الوصول إلى الموظف من خلال البريد الإليكتروني، والواتس آب، والرسائل الإليكترونية، وبرامج الإنترنت بالصوت والصورة أينما كان وتحت أي ظرف، حتى تحولت حياة الإنسان إلى مكان عمل افتراضي متنقل يفرض عليه التفاعل مع كل ما يصل إليه من متطلبات عملية أصبحت في مجملها عاجلة ويجب إنجازها قبل منتصف الليل أو قبل شروق الشمس.
نشرت تغريدة قبل أيام حول هذا الموضوع تقول: (مهنياً، لا يجب إرسال بريد اليكتروني أو ما في حكمه خارج وقت العمل أو في إجازة نهاية الأسبوع، هذا يتنافى مع الاحترافية والبُعد الحقوقي والإنساني، حيث إن ثماني ساعات عمل يومياً، وأربعين ساعة عمل أسبوعياً يعتبر معدلاً كافًا جداً لإنجاز المهام الرئيسة متى ما تم «استثمار الوقت» والموارد البشرية بشكل جيد).
من رسائل التعليقات التي وصلتني، أحدهم يقول إنني أصحوا في ساعة متأخرة من الليل وأجد مجموعة العمل يتناقشون في تعميم جديد ويستغربون عدم تفاعلي معهم...!، وآخر أرسل لي يقول: هل تعلم أن مديري طلب مني برسالة واتس آب الساعة الثانية فجراً أن أنجز له تقريراً مستعجلاً قبل الساعة السادسة صباحاً...!، والأدهى من ذلك أن أحد الزملاء تم تكليفه بمراجعة عرض مستعجل بالبريد الإليكتروني يوم عرفه وهو متواجد في المشاعر المقدسة لأداء شعيرة الحج...!.
يبقى السؤال هنا، كيف تتعامل مع الرسائل الإليكترونية التي تصل إليك خارج وقت العمل؟، حيث إن تجاهل التفاعل معها - خاصة في المواضيع المهمة والمستعجلة - ربما يتم النظر إليه كتقصير وعدم اهتمام منك خاصة إذا ما كان الأمر يتعلق بتوجيه من المسؤول الأول، من جانب آخر فإن التفاعل معها هو تضحية بوقتك الخاص وحق عائلتك، وعلاقتك بمحيطك الاجتماعي، وحالتك الذهنية طوال اليوم.
يمكنني القول إنه لم يعد بالإمكان الانفصال التام عن مكان العمل ومسؤولياته، فطبيعة الحياة التي تعتمد اليوم على سهولة الاتصال وتبادل المعلومة فرضت نمطاً عملياً جديداً يجبرك على أن تكون جزءًا منه، ومُتاحاً بشكل دائم، وإلا ستجد نفسك في عزلة وظيفية، وربما يتم إدراجك في قائمة الموظفين التقليديين وغير الفاعلين، هذا أمر حتمي.
على المستوى الشخصي، أرى - ومن تجربة عملية - أن الأسلوب الصحيح يكون بأهمية اطلاعك على كل الرسائل في حينها ومن ثم تصنيف درجة أهميتها، والتعامل معها بهذا المعيار، إما بالتفاعل معها كلياً أو جزئياً أو تأجيلها إلى يوم الغد، رغم أنني متأكد تماماً أنك سوف تُدمن على الاستجابة لها بشكل فوري لأن هذا في الغالب سيكون مصدر ارتياح على الجانب المعنوي، الأمر يعتمد على ما تُفكر به، والطريقة التي تتعامل بها مع الأشياء التي تُحيط بك، القضية نسبية إلى حد كبير وتختلف من إنسان لآخر.
أخيراً، يقول لك جيسون جيننغز ولورنس هوتون إن «السريع يلتهم البطيء» وأن «السرعة» هي الأداة التنافسية الأولى في مجال الأعمال.
لا تتجاهلوا رسائلكم الإلكترونية مهما كانت ظرفية المكان والزمان، فمعايير الأداء في زمن التقنية اختلفت ولم تعد كما كانت، وقد تفقدون عملكم بسبب ذلك.
اعتبروا هذا تحذيراً لما هو قادم.