في إدارة دفق المعلومات الهائل

تحوّلت القدرة على وضع خلاصة موحدة لكميات هائلة من المعلومات إلى مشكلة في طور التفاقم بنظر المؤسسات.
وعلى سبيل المثال، أخبرتني مديرة أحد الأقسام في شركة متخصصة في المنتجات الاستهلاكية مؤخرًا، أنها مضطرة للتدقيق في عشرات التقارير أسبوعيًا بالتعاون مع فريق عملها. وإلى حين تمكّنها وإياهم من وضع إطار محدد لأداء الشركة ككل، يكون الوقت قد فات لاتخاذ أي خطوة.
والحقيقة أن المعلومات المرتبطة بالأعمال لم تعد تتدفق إلى صنّاع القرارات بصورةٍ متوقعة ومضبوطة. ومنذ وقتٍ غير بعيد، كان كبار القادة يتلقون تقارير مالية منقحة ويلتزمون بجداول أعمالهم العادية من أجل إعادة النظر في الأداء والإستراتيجية.
أما اليوم، فلا يكتفي معظم القادة بتلقي هذه التقارير الرسمية، بل تصلهم باستمرار أفواج من الرسائل الإلكترونية من ميدان العمل، وبيانات عن الأسواق والمنافسين عبر شبكة الإنترنت، وملاحظات الزملاء، وأكثر منذ ذلك بكثير.
وينبغي على المديرين أن يرتقوا بأنفسهم إلى مستوى أعلى في مجال تنظيم المعلومات. وفيما يلي خمس خطوات يمكن أن تساعدكم على فرض سيطرتكم على المعلومات المتدفقة:
1. بدلاً من محاولة استيعاب كل شيء، ركزوا على بعض المؤشرات المهمة. وفي ما يتعلق بالأداء على المدى القصير، تطلعوا إلى المؤشرات الاستباقية، لا المؤشرات اللاحقة. واحرصوا كي توفّر لكم أساسًا تستندون إليه للتحرّك. 2. ميّزوا ما بين الآراء والبيانات، وتذكروا أنه يمكن لأشخاص مختلفين أن يراقبوا الحدث نفسه وأن يفسره كلّ منهم بناءً على ميوله الخاصة.
3. دققوا في التوجهات. ولا يقتصر هذا الأمر على مراقبة المؤشرات على مرّ الزمن، إنما يتعداها ليشمل التدقيق في مصادر هذه المؤشرات وتغيّر مسارها المحتمل.
4. راقبوا المحيط السائد. وبين الحين والآخر، كرّسوا الوقت لرصد مصدر البيانات. وهذا الأمر من شأنه أن يُظهِر لكم ما إذا كانت بعض مصادر البيانات في طريقها إلى أن تصبح طاغية وما إذا كان حصيلة عمل عناصر ضمن مجموعات مهمة أخرى غير كافية.
5. اجعلوا من المعلومات أساسًا للحوار، آخذين بالحسبان الواقع القائل: إن تفسير البيانات يتطلب وجود أشخاص متسلّحين بأدوات مختلفة للفرز والتحليل. واستفيدوا من فريق عملكم ومن موارد أخرى من أجل النظر في المعلومات التي من شأنها أن تشكّل دعامةً متينةً لصناعة القرارات. وفي الختام، تجدر الملاحظة أن تكنولوجيا اليوم تتيح لنا فرصة النفاذ إلى معلومات أكثر من أي وقتٍ مضى. بيد أن تحويل هذه المعلومات إلى قاعدة متينةٍ لصنع القرارات يتطلب الكثير من العمل الدؤوب. (رون أشكيناس هو مدير شريك في «روبرت أتش. شيفر أند أسوشيتس» (Robert H. Schaffer الجزيرة Associates)، شارك في تأليف «ذي جي أي وورك أوت» (The GE Work-out) و»مؤسسة بلا حدود» (Boundaryless Organization). ويحمل كتابه الأخير عنوان: فعال وحسب (Simply Effective).