أكد وكيل أمين الأحساء للخدمات المهندس عبدالله العرفج، أن آلية استخدام النظام «مُيسرة، وتُتيح التواصل آلياً مع المستفيد، بحيث تُمكنه من فتح بلاغ من خلال الرقم «940»، آلياً عبر خدمة الرد الآلي التفاعلي، وتسجيل بلاغ مُتعلق بأي خدمة مثل الإنارة، والطرق والأرصفة، والحدائق والأشجار، والنظافة، أو الإبلاغ عن مخالفة الأنظمة». وأضاف «يعمل النظام على جدولة البلاغات، وفقاً لموقعها الجغرافي، ودرجة خطورتها، ووقت حدوثها، وعدد تكرارها، ثم إسنادها آلياً إلى ذوي العلاقة في الأمانة، كلاً فيما يخصه، والمتابعة الآلية حتى إغلاق البلاغ، ثم قياس أداء الإدارة المعنية والمقاولين المرتبطين فيها، وعلى ضوء ذلك سيتم تطبيق الغرامات النظامية في حق الجهات المتسببة أو المتأخرة في التجاوب مع البلاغ». وذكر العرفج، أن غرفة عمليات الأمانة «تتلقى عدداً من البلاغات يومياً، يتم الرد عليها من خلال نظام إدارة البلاغات (أوتوماكس)، الذي يمكن من خلاله تلقي البلاغات، وتوزيعها على العاملين في غرفة العمليات بالتساوي، ومن ثم تصعيدها آلياً، أو تحويلها إلى الفرق الميدانية». وحول الآليات المستخدمة في تفعيل الأداء الميداني، أشار إلى أن النظام «سيُربط مع نظام إدارة المركبات، ليتيح للأمانة متابعتها مباشرة على الخرائط الرقمية. كما يجري العمل على استكمال التجارب على النظام الملاحي، الذي يتيح خاصية الإرشاد الملاحي، إلى موقع البلاغ، كما تم استلامه من المُبلغ»، لافتاً إلى أن جميع العمليات تتم «آلياً، حتى لحظة إقفال البلاغ». وأكد أهمية مؤشرات الأداء في «قياس مدى تفاعل الإدارات المختلفة في الأمانة، وأداء المقاولين المرتبطين فيها، وهناك أهداف أخرى من تطبيقها، من خلال الدراسة الأكثر شمولية على واقع البلاغات، وأنواعها، وتوزيعها الجغرافي، إذ يتم وضع حلول وخطط استراتيجية مرتبطة في حقائق وأرقام على أرض الواقع»، موضحاً أن المرحلة الأولى التي تم إنجازها «تنبثق في إطار اهتمامات الأمانة في الرد على الاستفسارات الواردة، من خلال اتصال هاتفي واحد، ومن دون تحويل المتصلين إلى جهات أخرى، إلى جانب تحديث قاعدة البيانات دورياً، في حال حدوث أي تغيير، أو صدور تعليمات جديدة تهم المستفيدين». وأبان العرفج، أن «الأمانة تضم إدارات عدة، تختص كل منها في مجال خدمة تختلف كلياً عن الإدارات الأخرى، ما استدعى تشكيل حلقة وصل بين مركز الاتصال وبين الإدارات الأخرى المعنية في المستفيدين من خدماتها، حتى يمكن للمركز توفير المعلومة الصحيحة للمواطن، وتجنب تحويله إلى إدارات أخرى».
