يحتاج كثير من المستخدمين لتأمين ملفاتهم من صور ووثائق وخِلافها بشكل جيد، حيث يعتبر النسخ الاحتياطي للملفات أفضل طُرق حماية الملفات من الضياع. وتكمُن أسهل عمليات النسخ الاحتياطي في 3 طُرق، أولها التخزين الاحتياطي في أقراص صلبة خارجية التي تحاكي نظيرتها الصلبة المدمجة في أنظمة الحاسب، والتي يمكنها دعم تخزين أي نوع من الملفات. وتأتي هذه الأقراص بحجم صغير، يجعل من السهل حملها أو تخزينها، كما يأتي بعضها بحجم كبير للتثبيت على سطح المكتب، فيما تأتي بعض المحركات الصلبة بميزة حافظات خارجية لمقاومة للماء أو الحريق، والتي تستحق الاقتناء في حال قلقك من ظروف غير متوقعة قد تُحيط بالقرص. وثاني أسهل الطرق يتجسّد في النسخ الاحتياطي في ذاكرة فلاشية خارجية، والتي تُصمّم بحجم صغير محمول، مع مجموعة واسعة من التصاميم. ويُمكن أن تثبّت الفلاشة بشكل سلس في أي إكسسوار محمول مع المستخدم، وتأتي بمميزات تحاكي إلى حد كبير الأقراص الصلبة الخارجية، لكن باستخدام الذاكرة الفلاشية التي يمكن حذفها بسلاسة وإعادة استخدامها من جديد. وتعمل الذاكرة الفلاشية الخارجية عن طريق الاتصال بالحاسب من خلال منفذ USB، وما أن تقوم بربطها يمكنك القيام بنسخ وسحب وإسقاط الملفات، وبعد فصلها تبقى الملفات على القرص الفلاشي إلى أن تتم إزالتها. وثالث الطُّرق السهلة لنسخ الملفات يتمثّل في نظام التخزين السحابي، الذي ينقل الملفات بشكل سلس من الحاسب إلى الخادم في مركز البيانات، بعيد عن مكان عملك أو البيت. وتقدم شركات التخزين السحابي سعة تخزينية للمستخدم، حيث يأتي البعض منها كخدمات مدفوعة أو مجانية للمستخدم. ولحظة قيامك بالتسجيل في خدمة التخزين السحابي، يمكن تحميل الملفات من خلال تطبيق سطح المكتب أو من خلال المتصفح على الويب. ومن خلال اتصال المستخدم بالإنترنت، يمكن عرض وتعديل وحذف الملفات المخزنة في الحساب الخاص به، أو الملفات التي يتم تخزينها سحابياً في أي وقت من خلال الحاسب أو الهاتف المحمول، مع إمكانية استعادة الملفات، وتحميلها على أجهزة الحاسب من جديد في أي وقت.
