3800 موظف و18 مكتباً ميدانياً لخدمة الحجاج في المدينة المنورة

نظام إلكتروني مرتبط بالحاج من القدوم حتى المغادرة .. حوالة ل عكاظ:

أطلقت المؤسسة الأهلية للأدلاء في المدينة المنورة سلسلة جديدة من الخدمات المطورة تضمنتها خطتها التشغيلية لحج عام 1433ه، وتأتي هذه الخدمات مكملة لخدمات المؤسسة في الأعوام السابقة في الخدمات المقدمة للحجاج القادمين إلى المدينة المنورة، كما شرعت في استخدام تقنية المعلومات والتكنولوجيا في كثير من الخدمات، الأمر الذي سيساهم في تلافي الكثير من السلبيات.
وتميزت خدمات هذا العام بدمج وحدات الإسكان واستحداث مسارات جديدة للحافلات وإعادة إنشاء مركز استقبال مطار الأمير محمد بن عبدالعزيز الدولي في المدينة المنورة، كما أنه وللمرة الأولى يتم استحداث نظام تراسل البيانات بين المؤسسات الحكومية والأهلية العاملة في الحج..
رئيس مجلس إدارة المؤسسة الأهلية للأدلاء في المدينة المنورة الدكتور يوسف بن أحمد حوالة، أوضح ل«عكاظ» في حديثه الخطة التنفيذية للمؤسسة لحج عام 1433ه التي أقرتها وزارة الحج والعديد من المستجدات التي احتوتها خطة هذا العام، فإلى نص الحوار:
ما أبرز الخدمات التي تعمل المؤسسة على تقديمها لخدمة الحجاج في المدينة المنورة قبل وبعد أداء نسكهم في المشاعر المقدسة؟
تقدم المؤسسة العديد من الخدمات التي تهدف في المقام الأول إلى راحة الحجاج وتوفير جميع متطلباتهم وتمكنهم من أداء نسكهم بكل يسر وسهولة، ولعل من أبرز خدمات المؤسسة، استقبال الحجاج في مراكز الاستقبال الثلاثة في محطة الهجرة ومركز استقبال المطار ومركز استقبال البر، ومن ثم متابعة سكنهم التي تم إبرام عقودها مسبقا من خلال رؤساء بعثات الحج وبرعاية وتصديق من المؤسسة التي تتولى بعد ذلك إجراءات الإسكان ومتابعتها، حيث تبدأ دورة خدمة الحاج الكريم من خلال قدومه واستقباله ومن ثم تنتقل الخدمة إلى مكاتب الخدمة الميدانية حتى موعد المغادرة، حيث يقوم المكتب بمتابعة تكامل خدمة الحجاج، بالإضافة إلى قيامه بإنهاء إجراءات التفويج إلى مكة ومن ثم إلى بلدانهم في موسم الحج الثاني، إضافة لمتابعة الحجاج المنومين في المستشفيات وإنهاء إجراءات الدخول والخروج بالتنسيق مع الشؤون الصحية في المدينة المنورة، بالإضافة إلى إنهاء إجراءات الحجاج المتوفين في المدينة المنورة بالتنسيق مع الجهات المختصة.
مع نهاية كل موسم حج يتم رصد عدد من السلبيات، كيف يتم العمل على تلافيها؟
تنطلق المؤسسة لتصحيح الأخطاء عبر إعداد خطة تشغيلية يعكف على إعدادها أعضاء مجلس الإدارة يراعى فيها تلافي سلبيات الأعوام السابقة والوقوف على التقارير والملاحظات التي تأتي من الجهات المعنية ومن ثم نسعى إلى تكريس الإيجابيات ونزيد فيها، ومن ثم تناقش هذه الخطة مع الوزارة ويتم اعتمادها وتصبح برامج عمل ملزمة.
ما أبرز المستجدات التي طرأت على أنظمة العمل لديكم هذا العام؟
تسير الخطة التشغيلية للمؤسسة على أكمل وجه وبنجاح تام بتوجيه من صاحب السمو الملكي الأمير عبدالعزيز بن ماجد بن عبدالعزيز أمير منطقة المدينة المنورة رئيس لجنة الحج بالمدينة ومتابعة وزير الحج الدكتور بندر حجار، ومن بين مستجدات خطة هذا العام إطلاق المرحلة التجريبية لمشروع تشغيل مكاتب الخدمة الميدانية وتحولها من المركزية إلى اللامركزية، كما تم تقليص المدة الزمنية لخدمة الحجاج القادمين إلى المدينة المنورة من مطار الملك عبدالعزيز الدولي بجدة عبر محطة استقبال الهجرة من خلال التنسيق مع كافة بعثات الحج والشركات السياحية لتزويد المؤسسة عبر موقعها على الإنترنت ببيانات التفويج على المساكن قبل وصول الحجاج للمدينة ب24 ساعة بحد أقصى.
وأضاف «تم رفع الكفاءة التشغيلية لمركز استقبال المطار من خلال دمج وحدة التفويج مع إدارة المركز بما يحقق تقديم الخدمة للحجاج الكرام بمرونة وفعالية وبما ينسجم مع طبيعة التشغيل في مطار الأمير محمد بن عبد العزيز بالمدينة المنورة، إضافة للتوسع في إصدار البطاقات المطورة للحجاج لتشمل كافة مراكز الاستقبال (الهجرة، المطار، البر) وتصنيفها حسب مكاتب الخدمة الميدانية مع تحديد عناوين المكاتب وأرقام الهواتف على البطاقات بما يمكن الحاج الكريم من الوصول مباشرة للمكتب المعني بخدمته.
وماذا عن التعاون بينكم وبين مؤسسات الطوافة في مكة المكرمة ومكتب الوكلاء الموحد في جدة؟
مشروع تراسل البيانات بدأ بتوجيه من صاحب السمو الملكي الأمير عبدالعزيز بن ماجد، حيث توصلنا إلى ما يعرف ب(نظام تراسل البيانات) بين المؤسسة وشقيقاتها في مكة المكرمة والعكس، هذا النظام يقوم على توفير المعلومة قبل قدوم الحجاج ما يسهل مهمة النقل والسكن ثم المغادرة.
وماذا عن مركز استقبال الحجاج في مطار الأمير محمد بن عبدالعزيز الدولي في المدينة المنورة؟
كان لدينا سابقا مركز استقبال في المطار أعيد إنشاؤه من جديد، وزيد في مساحته ووفرت له الإمكانيات الكبيرة التي تسهل استخدام التقنية في سرعة إنهاء إجراءات الدخول، وذلك بعد أن تم رصده العام الماضي من زيادة عدد الحجاج القادمين جوا عبر مطار المدينة وكذلك للزيادة المتوقعة في هذا العام.
ذكرتم أن المؤسسة بدأت هذا العام الاستعانة بالتقنية في تسريع الإجراءات، كيف تم التوسع في ذلك؟
أطلقنا مشروع مغادرة بلا ورق وذلك بعد تأكيد العملين في الميدان على تسبب الأعمال الورقية الروتينية في تعطيل حركة الحافلات التي تنقل الحجاج وبالتالي التسبب في حدوث بعض التأخير، وتم ذلك من خلال استغلال التقنية بكافة فروعها، حيث تملك المؤسسة بنية تقنية عالية الجودة لكي تتم مغادرة الحجاج بسرعة وانسيابية.. وتم تسخير كافة الأجهزة الكفية والمحمولة لإنجاح المشروع.
كم بلغ قوام القوة البشرية العاملة لتنفيذ خطة حج 1433ه؟
المؤسسة تمارس عملها عبر ثلاثة مراكز استقبال و18 مكتبا ميدانيا وتسعة مكاتب مساندة، وبالتالي تستقطب كل عام أعدادا كبيرة من الموظفين إلى جانب كادرها الأساسي، ويبلغ عدد الموظفين المؤقتين 3800 موظف موسمي بينهم عدد قليل من المقيمين تتم الاستعانة بهم في عمليات الترجمة فقط ويقوم جميعهم بتنفيذ أعمال المؤسسة.
ما الخطط التي أعددتموها لاستقبال الحجاج بعد فراغهم من أداء الفريضة؟
استنفرت المؤسسة الأهلية للأدلاء بالمدينة المنورة جل طاقاتها التشغيلية ومراكزها ومكاتبها في ذروة حج هذا العام 1434ه، كما أن مجلس إدارة المؤسسة عقد سلسلة اجتماعات لوضع الترتيبات الأخيرة لتقديم كل الخدمات والتسهيلات للحجاج الكرام وفق الخطة التشغيلية للمؤسسة والخطط البديلة في حال ظهور أي طارئ، كما أن جميع قيادات المؤسسة والعاملين فيها تواجدوا في الميدان لخدمة الحجاج الكرام من خلال مرافق المؤسسة الميدانية والمتمثلة بثلاثة مراكز استقبال و18 مكتب خدمة ميدانية وثلاثة مراكز إرشاد للحجاج التائهين بالإضافة لتسعة مكاتب للمساندة والدعم وأربعة مجالس تنفيذية التي جهزت بأكثر من 1500جهاز تقني ما بين كمبيوترات محمولة وثابتة وأجهزة اتصال لا سلكي إضافة لمئتي مركبة صغيرة وميكروباص ودرجات نارية.
يتابع سمو أمير المنطقة رئيس لجنة الحج بالمدينة أدق التفاصيل المتعلقة بخدمة ضيوف الرحمن، بصفتكم رئيس جهة تعد من أهم القطاعات المعنية بخدمة الحاج الكريم، ما أبرز التوجيهات الصادرة؟
يحظى أبناء منطقة المدينة المنورة باهتمام سمو أمير المنطقة، والمؤسسة الأهلية للأدلاء ليست استثناء من هذا الاهتمام بل لها خصوصية عند سموه الكريم؛ كونها تخدم ضيوف الرحمن زوار مسجد نبيه عليه أفضل الصلاة والسلام، كما أنها أكثر الجهات التي تتعامل مع الحاج الكريم بشكل مباشر بدءا من استقباله وإنهاء إجراءاته مرورا بخدمات النقل والإسكان وحفظ الجوازات ومتابعة أحوالهم، وصولا لمغادرتهم المدينة بحفظ الله ورعايته، فالمؤسسة تجد كل الدعم من سمو أمير المنطقة.
أما عن توجيهات سموه الكريم فتركزت على جانبيين مهمين؛ الأول العمل على تطوير الخدمات المقدمة لضيوف الرحمن وألا تقف عجلة التطوير عند حد معين فكل عام لا بد من وجود جديد يسهم في راحة الحاج الكريم وأن يكون ذلك بأيدٍ وطنية، أما الجانب الآخر فيؤكد سموه دائما أنه لا عذر أو مبرر لأي تقصير تجاه خدمة ضيوف الرحمن.
رغم أن مجلس الإدارة حقق الكثير من الإنجازات إلا أن السمة البارزة عند أبناء طائفة الأدلاء هو عدم الرضى عن أداء المؤسسة ولكل منهم اقتراحات وانتقادات، كيف تتعاملون في مجلس الإدارة مع اقتراحات وانتقادات أبناء الطائفة؟
بداية أقولها وعلى الملأ إننا نرحب بالمقترحات والانتقادات الموضوعية بكل رحابة صدر، وبالمقابل نرجو ألا تتحدد مواقف مسبقة مبنية على معلومات خاطئة أو مغلوطة توجد هذا التباعد بين مجلس الإدارة وأبناء الطائفة ليتأكد الجميع أن أيدينا ممدودة وقلوبنا مفتوحة لإخواننا أبناء الطائفة في ظل من الاحترام المتبادل والموضوعية المطلوبة.
طبقت المؤسسة العقد الإلكتروني بشكل كامل، ما أبرز ملامح هذا المشروع وفوائده العملية؟
منذ عام 1429ه بدأت المؤسسة في ميكنة إجراءات العمل الخاصة بعقود الإسكان بشكل مرحلي، حيث تم اختصار العديد من التعاملات الورقية وتوفير تطبيقات تعمل من خلال موقع المؤسسة الإلكتروني على الإنترنت حتى اكتملت -ولله الحمد- الميكنة في موسم حج عام 1431ه وأصبحت تنجز كافة إجراءات العقد إلكترونيا وفي مدة زمنية لا تتجاوز الدقائق الخمس، وحظي المشروع بتدشين ومباركة صاحب المعالي وزير الحج، كما لاقى هذا التنظيم استحسان كافة الجهات المعنية من بعثات الحج والشركات السياحية وأصحاب المجموعات السكنية والفنادق.