أصدر وزير الشؤون البلدية والقروية المهندس عبداللطيف آل الشيخ توجيهاته لأمانات المناطق والمحافظات ووكالات الوزارة والإدارات العامة باتخاذ الإجراءات اللازمة لإنشاء مكتب إدارة المشاريع (PMO) كوحدة تنظيمية جديدة بالأمانات ترتبط بالأمين وتضطلع بمهام الاتصال المباشر والتنسيق مع وحدة إدارة المشاريع (PMU) بوكالة الوزارة للشؤون الفنية. ويهدف قرار إنشاء المكتب إلى مساعدة الأمانات في توطين ممارسات إدارة المشاريع والارتقاء بها لتحقيق الهدف الأساسي منها وهو إنجاز وتنفيذ المشاريع البلدية في الوقت المحدد لها وبالجودة المطلوبة وفي حدود الميزانيات المقدرة والتغلب على المعوقات التي تواجه هذه المشاريع البلدية. وأكد وزير الشؤون البلدية والقروية ضرورة تطوير منهجية ونظم وآليات إدارة المشاريع البلدية وفقًا لأحدث المنهجيات والمعايير الدولية لإدارة المشاريع في جميع مراحل تنفيذها بدءًا بمرحلة التخطيط والاعتماد والتي تشمل أنشطة تحديد المشاريع والبرامج الجديدة وإجراء الدراسات والتصاميم وفقًا لأولويات التنمية وطبقًا لواقع الاحتياجات الفعلية والخطط الاستراتيجية للأمانة، ثم مرحلة الطرح والترسية والتي تشمل أنشطة إعداد مستندات ووثائق الطرح وعمليات الاعلان وتقديم وتحليل العروض وترسية المشاريع على أفضل العروض تليها مرحلة الاعداد والتنفيذ والتي تتضمن ترتيبات ما قبل التنفيذ وتسليم الموقع للمقاول ومراجعة واعتماد خطط العمل، ثم مراحل التنفيذ والاستلام ومرحلة التشغيل والصيانة. وشدد الوزير على تطبيق إستراتيجية تحسين وتطوير الإشراف على المشاريع البلدية والتي تتضمن إنشاء وحدة إدارة المشاريع بالوزارة ومكاتب إدارة المشاريع بالأمانات على أن تتولى كافة مهام ومسؤوليات تقديم الدعم ومتابعة الأداء لجميع الإدارات المسؤولة عن تخطيط وتنفيذ المشاريع وعقود الخدمات وتحديد المشاريع وأولويات تنفيذها بما يحقق الأهداف المرجوة منها بالإضافة إلى متابعة توفير الاعتماد والتمويل اللازم للمشاريع المستقبلية، ويتطلب النجاح في دراسة وتنفيذ المشاريع إعداد إجراءات عمل موثقة لأعمال مراجعة التصاميم والإشراف على التنفيذ بالإضافة إلى اجراءات إدارة المشاريع طبقًا للمواصفات الدولية. وأكد على أهمية تضافر الجهود بين المختصين بالأمانات مع وكالة الوزارة للشؤون الفنية من أجل تطبيق منهجية وآليات إدارة المشاريع، بما يمكن الأمانات من الاتصال المباشر مع وحدة إدارة المشاريع بوكالة الشؤون الفنية للحصول على الدعم الفني لإنشاء «مكتب إدارة المشاريع» كوحدة إدارية في كل أمانة، كذلك الحصول على الدعم خلال مراحل التعاقد والترسية والتنفيذ للعقود الاستشارية الخاصة بإنشاء وتشغيل مكتب إدارة المشاريع، بالإضافة لعرض الخبرات المكتسبة في هذا المجال تمهيدًا لتعميمها على جميع الأمانات في المملكة والتطوير المستمر لها استنادًا على خبرات التطبيق العملية. وقد قامت وكالة الوزارة للشؤون الفنية بالوزارة بإعداد وثيقة تمثل إطارًا عامًا لإنشاء وحدة إدارية جديدة تحت مسمى «مكتب إدارة المشاريع» داخل الهياكل التنظيمية للأمانات لتكون مسؤولة عن إعداد المنهجية والإجراءات والنماذج القياسية وأنظمة المعلومات بصورة مستمرة مع تلقي الدعم من خلال العقود الاستشارية وتحتوي الوثيقة على نموذج لقرار إنشاء المكتب، والهيكل الوظيفي للمكتب وعلاقته بالوكالات والإدارات العامة بالأمانات ومنها إدارة الدراسات والتصاميم، وإدارة التنفيذ والإشراف، وإدارة التشغيل والصيانة. كما تشتمل الوثيقة على مواصفات فنية لإجراءات إدارة المشاريع ونظم المعلومات طبقًا للمنهجيات الدولية في إدارة المشاريع، كما أعدت وكالة الوزارة للشؤون الفنية كراسة «شروط ومواصفات» نموذجية لتحديد متطلبات العقود الاستشارية الخاصة بإنشاء وتشغيل مكاتب المشاريع بالأمانات وتتطلع الوزارة أن تسهم هذه الوثيقة الخاصة «بالهيكل العام لإنشاء مكتب إدارة المشاريع» بالإضافة إلى «كراسة الشروط والمواصفات للخدمات الاستشارية لإنشاء وتشغيل مكتب إدارة المشاريع» في مساعدة الأمانات على الارتقاء بمنظومة إدارة المشاريع البلدية على مستوى المملكة وبما يضمن تحقيق الأهداف التنموية للمواطنين في كافة المدن والقرى.
