أصدر وزير الشؤون البلدية والقروية م. عبداللطيف بن عبدالملك آل الشيخ توجيهاته لأمانات المناطق والمحافظات ووكالات الوزارة والإدارات العامة، باتخاذ كافة الإجراءات اللازمة لإنشاء مكتب إدارة المشروعات "PMO" كوحدة تنظيمية جديدة بالأمانات، ترتبط بالأمين وتضطلع بمهام الاتصال المباشر والتنسيق مع وحدة إدارة المشروعات "PMU" بوكالة الوزارة للشؤون الفنية. ويهدف قرار إنشاء المكتب إلى مساعدة الأمانات في توطين ممارسات إدارة المشروعات والارتقاء بها لتحقيق الهدف الأساسي منها وهو إنجاز وتنفيذ المشروعات البلدية في الوقت المحدد لها وبالجودة المطلوبة وفي حدود الميزانيات المقدرة والتغلب على المعوقات التي تواجه هذه المشروعات البلدية. وأكد وزير الشؤون البلدية والقروية ضرورة تطوير منهجية ونظم وآليات إدارة المشروعات البلدية وفقاً لأحدث المنهجيات والمعايير الدولية لإدارة المشروعات "PMI Standard" في جميع مراحل تنفيذها بدءاً بمرحلة التخطيط والاعتماد، والتي تشمل أنشطة تحديد المشروعات والبرامج الجديدة وإجراء الدراسات والتصاميم وفقاً لأولويات التنمية وطبقاً لواقع الاحتياجات الفعلية والخطط الاستراتيجية للأمانة، ثم مرحلة الطرح والترسية، والتي تشمل أنشطة إعداد مستندات ووثائق الطرح وعمليات الاعلان وتقديم وتحليل العروض وترسية المشروعات على أفضل العروض تليها مرحلة الاعداد والتنفيذ، والتي تتضمن ترتيبات ما قبل التنفيذ وتسليم الموقع للمقاول ومراجعة واعتماد خطط العمل، ثم مراحل التنفيذ والاستلام ومرحلة التشغيل والصيانة. وشدد وزير الشؤون البلدية والقروية على تطبيق إستراتيجية تحسين وتطوير الإشراف على المشروعات البلدية والتي تتضمن إنشاء وحدة إدارة المشروعات بالوزارة ومكاتب إدارة المشروعات بالأمانات، على أن تتولى كافة مهام ومسؤوليات تقديم الدعم ومتابعة الأداء لجميع الإدارات المسؤولة عن تخطيط وتنفيذ المشروعات وعقود الخدمات وتحديد المشروعات وأولويات تنفيذها بما يحقق الأهداف المرجوة منها، بالإضافة إلى متابعة توفير الاعتماد والتمويل اللازم للمشروعات المستقبلية، ويتطلب النجاح في دراسة وتنفيذ المشروعات إعداد إجراءات عمل موثقة لأعمال مراجعة التصاميم والاشراف على التنفيذ بالإضافة إلى اجراءات إدارة المشروعات طبقاً للمواصفات الدولية. وأكد على أهمية تضافر الجهود بين المختصين بالأمانات مع وكالة الوزارة للشؤون الفنية من أجل تطبيق منهجية وآليات إدارة المشروعات، بما يمكن الأمانات من الاتصال المباشر مع وحدة إدارة المشروعات بوكالة الشؤون الفنية للحصول على الدعم الفني لإنشاء "مكتب إدارة المشروعات" كوحدة إدارية في كل أمانة، كذلك الحصول على الدعم خلال مراحل التعاقد والترسية والتنفيذ للعقود الاستشارية الخاصة بإنشاء وتشغيل مكتب إدارة المشروعات، بالإضافة لعرض الخبرات المكتسبة في هذا المجال تمهيداً لتعميمها على جميع الأمانات في المملكة والتطوير المستمر لها استنادا على خبرات التطبيق العملية. وقد قامت وكالة الوزارة للشؤون الفنية بالوزارة بإعداد وثيقة تمثل إطاراً عاماً لإنشاء وحدة إدارية جديدة تحت مسمى "مكتب إدارة المشروعات" داخل الهياكل التنظيمية للأمانات، لتكون مسؤولة عن إعداد المنهجية والإجراءات والنماذج القياسية وأنظمة المعلومات بصورة مستمرة مع تلقي الدعم من خلال العقود الاستشارية وتحتوي الوثيقة على نموذج لقرار إنشاء المكتب، والهيكل الوظيفي للمكتب وعلاقته بالوكالات والإدارات العامة بالأمانات ومنها إدارة الدراسات والتصاميم، وإدارة التنفيذ والإشراف، وإدارة التشغيل والصيانة. كما تشتمل الوثيقة على مواصفات فنية لإجراءات إدارة المشروعات ونظم المعلومات طبقا للمنهجيات الدولية في إدارة المشروعات، كما أعدت وكالة الوزارة للشؤون الفنية كراسة "شروط ومواصفات" نموذجية لتحديد متطلبات العقود الاستشارية الخاصة بإنشاء وتشغيل مكاتب المشروعات بالأمانات وتتطلع الوزارة أن تسهم هذه الوثيقة الخاصة "بالهيكل العام لإنشاء مكتب إدارة المشروعات"، بالإضافة إلى كراسة "الشروط والمواصفات للخدمات الاستشارية لإنشاء وتشغيل مكتب إدارة المشروعات" في مساعدة الأمانات على الارتقاء بمنظومة إدارة المشروعات البلدية على مستوى المملكة وبما يضمن تحقيق الأهداف التنموية للمواطنين في كافة المدن والقرى.
