المشروع يسدل الستار على عهد المعاملات اليدوية.. ويراقب أداء الموظفين

بدأت بلدية محافظة القطيف العمل على إنشاء شبكة اتصال إلكترونية متكاملة تربط جميع فروع بلديات المحافظة والمكاتب والمواقع التابعة عبر مشروع تبلغ كلفته خمسة ملايين و999 ألفاً و927 ريالاً، ويحمل اسم «مركز الحاسب الآلي ونظم المعلومات الجغرافية».
وسيربط المشروع في حال الانتهاء منه 14 نقطة تابعة للبلدية بشبكة اتصال إلكترونية معلوماتية متكاملة، وسيحوّل خدمات ومعاملات البلدية جميعها سواء للمراجعين أو للموظفين إلى إلكترونية، الأمر الذي سيمكّن المواطنين والمتعاملين من مؤسسات وشركات من إنجاز معاملاتهم والحصول على المعلومات والوثائق بكل يسر وسهولة بما يتوافق مع متطلبات الحياة العصرية بفعالية.
وأوضح رئيس البلدية المهندس خالد الدوسري أمس، أن البلدية أرست المشروع على إحدى الشركات المتخصصة لتوريد وتركيب أجهزة حاسب آلي وخدماتها وتوابعها، وتصميم وتشغيل أكثر من عشرين برنامجاً إجرائياً لخدمة الإدارات في البلدية، عبر ربطها جميعاً إلكترونياً، وأرشفة جميع وثائق البلدية القديمة منها والجديدة.
وأوضح أن المشروع يتضمن أيضاً تدريب جميع الموظفين على كيفية استخدام جميع البرامج بأسلوب علمي من قبل مختصين وتقديم «دليل المستخدم» لكل برنامج على أن تقتصر فترة التدريب النظري داخل البلدية بقاعات تم تجهيزها خصيصاً للمشروع، حيث يتدرب الموظفون كلٌ حسب اختصاصه على عدة برامج بينها: برنامج شؤون الموظفين،الاتصالات الإدارية، الشؤون المالية، المشتريات وبرنامج المستودعات، وسيتم تقديم الدعم الفني طيلة مدة المشروع.
ويتميز مشروع الحاسب بأنه حزمة واحدة يتم تشغيله بخوادم حديثة وشبكات وتطبيقات محمية بأمن معلوماتي وفق أحدث المعايير العالمية، مع غرفة تحكم مجهزة يديرها متخصصون، تُمكِّن المستخدمين من الحصول على كافة المعلومات المصرح لهم بالحصول عليها من الإدارات والأقسام المختلفة في جميع فروع ومكاتب البلديات دون الرجوع لتلك الإدارات عبر الإجراءات الروتينية المعتادة لإنجاز المعاملات، حيث سيتم ربط البرامج بين الإدارات والأقسام ذات العلاقة بصلاحيات المستخدمين بعضها ببعض لعدم الازدواجية في العمل، ما يتيح التكامل في العمل.
وتتيح التطبيقات في المشروع الرقابة الشاملة على كافة المستويات، حيث يمتاز برنامج الاتصالات الإدارية بعدة خصائص بينها إعطاء الموظف مدة معينة لإنجاز المعاملة، ويتم تنبيه المسؤول عن المعاملة عبر البريد الإلكتروني أو رسائل الهاتف المحمول النصية أو إشعار البرنامج للمسؤول بذلك بعد انتهاء المدة المحددة، كما يتم إحصاء المعاملات المسلمة للموظف بهدف متابعة الإنجاز في العمل.
ويتيح المشروع مراقبة مستودعات البلدية وجميع المواد المؤمنة بها والعهد الخاصة بالموظفين، حيث سيتم ربطه بشؤون الموظفين لإتاحة مراقبة العهد بكل يسر وسهولة ومراقبة المخزون للحفاظ على الممتلكات العامة دون الرجوع لملفات العهد.وسيشمل المشروع أرشفة ملفات ووثائق البلدية إلى نقطية «إلكترونية»، وسينهي عهد تراكم الوثائق والمستندات، الذي عادة ما يتسبب في صعوبة بالغة عند محاولة استخراج بعضها عند الحاجة إليها، حيث سيتم تأمين أجهزة متخصصة لإدخال الوثائق وفريق عمل مدرب للقيام بهذه المهمة، الأمر الذي سيختصر على المواطنين والموظفين الوقت عند طلب استخراج أي منها.
وأشار الدوسري إلى أنه تم وضع خطة تدريبية لموظفي البلدية بالتعاون مع إحدى الجهات المختصة بالتدريب، ووضع منهج خاص بكيفية الأرشفة والتعامل مع الوثائق المراد أرشفتها، وفي مرحلة لاحقة سوف يتم تشغيل البرنامج عبر الشبكة الخاصة بالبلدية في كل من: بلديات صفوى، القديح، تاروت، عنك، سيهات، ليتم إدخال الوثائق الخاصة بها.