لماذا تفشل اللجان وكيف تنجح؟

كثيراً ما ينتابنا شعور غريب عند تشكيل لجنة ما سواء كان غرضها التطوير أو التحقيق أو لأي غرض آخر، فإننا نشعر بخيبات أمل وإحباطات نتيجة تجاربنا السابقة لمثل هذه اللجان وما يغلب عليها من أن دورها كمُسكن للآلام لفترة محدودة!
المشكلة ليست في تلك اللجان، التي تُشكل، بل المشكلة في الطريقة والأسلوب التي يتم تشكيلها فيه وصلاحيات أعضائها ومدى وضوح آلية التعاطي مع النتائج التي تخرج عنها. ومع أنني أفضل تسميتها «فريق عمل» لنبتعد عن الصورة الذهنية السلبية لمسمى «اللجنة»، سأذكر المراحل الطبيعية التي تمر بها فرق العمل وهي خمس مراحل: التشكيل، العصف، الاستقرار، الإنتاجية، ومن ثم النهاية وظهور النتائج. كما أن هناك عدداً من الخطوات المهمة، التي يجب العمل بها عند بناء فريق العمل، وهي: تعيين قائد، تحديد الهدف والمهمة والزمن اللازم لإنجازها، تشكيل الفريق وتوزيع المهام، وأخيراً المحافظة على الأداء الفعال. ونلاحظ أن أي خطوة من هذه الخطوات إذا لم تتم بالشكل الصحيح، فإنها تؤثر على أداء الفريق والنتائج التي تخرج عنه. فمثلاً يجب أن تحدد بوضوح مهام أعضاء الفريق ومسؤوليات كل عضو، وعادة لا تخرج أدوار الأعضاء عن تسعة أدوار: المنسق، المشكل، صانع الأفكار، الباحث عن الموارد، المنفذ، العامل ضمن الفريق، المكمل، المراقب، والمتخصص. ولكي نوضح أكثر فإن الفريق الناجح يركز على: النتائج والتوصيات، المساءلة، الالتزام، الاختلاف الإيجابي، الثقة. وكل هذه الأمور تحتاج لمراجعة وتقييم دوري لضبطها وضمان تحقيق الأهداف، التي من أجلها تم تشكيل هذا الفريق. وكثير من فرق العمل أو اللجان تفشل لعدد من الأسباب منها: التحرك وفق أهداف مفروضة إجبارياً على الأعضاء أو تقدير الإنجازات الفردية وتمييز البعض دون النظر للفريق كمجموعة واحدة، والسبب الأكبر شيوعاً هو أن يكون فريق العمل منزوع الصلاحيات لا يستطيع اتخاذ القرارات فيفشل إما لسبب وجود قرار خاطئ أو قرار صحيح لاينفذ!
إلى هنا أقول إننا نستطيع أن نساعد فرق العمل لتحقيق النجاح متى ما أردنا، وباستطاعتنا أن نجعلها تولد ميتة! فتفشل كما فشلت كثير من اللجان التي تشكل في أجواء بيروقراطية بحتة.