كيف يتغلب المرء على إجهاد المهام المتعددة؟

تعدد المهام غير مجد، هذا على الأقل ما يراه ممارس الصحة المهنية البروفيسور تيم هاجمان.
ويقول هاجمان إن العقل البشري لا يستطيع إنهاء مهمتين في نفس الوقت. إذا واجه مشكلات متزامنة يعمل العقل على التبديل بسرعة بينهما.
ويضيف هاجمان المحاضر في كلية دياكوني في بيليفيلد في غرب ألمانيا وهي كلية للعمل الاجتماعي، أن ما يسمى تعدد المهام يستهلك الكثير من الطاقة ومرهق. الإرهاق عنصر شائع في العمل. ففي ألمانيا يشتكي 60 بالمئة من الموظفين من انهم مثقلين بالمهام التي يجب عليهم إنهاءها في نفس الوقت.
وقال نحو نصف المستطلعة أراؤهم (44 بالمئة) في استطلاع أجرته المؤسسة الفيدرالية الألمانية للصحة والسلامة المهنية إن عملهم يتوقف بانتظام جراء المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني. وشارك نحو 18 ألف موظف في الاستطلاع.
ويقول هاجمان إن التبديل بين المهام يؤدي إلى عدم الكفاءة. من الشائع ان يطلع الموظف على بريده الإلكتروني ما بين 40 إلى 50 مرة في اليوم، على حد قول هاجمان. "هذا يعني انه يتم تعطل يوم عمل طويل كل عشر دقائق".
ويضيف هاجمان أنه يتم إنجاز القليل في الفترات بين الاطلاع على البريد الإلكتروني. لا عجب إذا لما يشعر بعض الأفراد انهم لم يفعلوا أي شيء رغم عملهم طوال اليوم.
لدى هاجمان ثلاث نصائح للمساعدة على هزيمة الاجهاد الناتج عن تعدد المهام.
قم بإغلاق النوافذ التي تظهر فجأة على المتصفح والرسائل التنبيهية التي تفيد بوجود رسالة بريد إلكتروني. ويقول هاجمان إنه يجب ألا يحصل الموظفون باستمرار على التنبيهات التي تفيد بوصول رسالة إلكترونية جديدة. فكلما رأيت رسالة تخبرك بتلقيك رسالة إلكترونية جديدة فان الأمر مغر للغاية للاطلاع عليها.
ويوضح هاجمان: "من السهل ان يتشتت انتباه البشر"، وينصح بوضع روتين لفحص صندوق الوارد بالبريد الإلكتروني على رأس كل ساعة.
يتعين أن تضع مجموعات العمل قواعد تحدد بدقة متى يجب ألا يتم إزعاج عضو اخر بالفريق. ويوصي هاجمان بمناقشة الموضوع داخل المجموعة والتوصل إلى أفضل طريقة لمنع تعطل تدفق العمل. هل يتم إرسال أي رسائل بريد إلكتروني غير ضرورية؟ هل من الممكن السماح للموظفين بعدم التواجد لمدة ساعتين في اليوم؟
وهناك اقتراح اخر بإدخال نظام لعناوين المواضيع يوضح مدى أولوية الرسالة الإلكترونية. بتعيين قواعد مثل تلك يمكن لمجموعة من الموظفين تخفيف ثقل العمل الواقع عليهم.
اقتراح اخر هو ببساطة اختيار لفترة حالة عدم الظهور للاخرين (اوف لاين). ويجب ان يتيح مكتب ما امكانية غلق الموظفين حواسيبهم الشخصية لمدة ساعة يومية وجعل هواتفهم المحمولة صامتة. يمكن ان يكون هذا مفيد للغاية إذا تطلب ملف خاص التركيز لمدة ساعة أو ساعتين.