دعوة لتطوير وتوحيد أساليبنا الإدارية

تعاني الكثير من القطاعات الخدمية وخاصة المرتبطة بالقطاعات التعليمية والأكاديمية لدينا بسبب كبر الحجم وتفرع هذه الأجهزة، تعاني من العديد من المشاكل الإدارية ومنها ضياع المعاملات وفقدها وتأخرها بسبب عدم تطوير مراحل استلام وإنجاز وإعادة إرسال المعاملات من وإلى مصدرها، وارتباك الموظفين عند تغيير الإدارة لأساليب العمل فجأة وبدون مقدمات، ولا أدري هل السبب هو السلبية الذي يواجهها الموظف من رؤسائه وعدم تقبلهم لبعض مقترحات ممارسي الأعمال والمهام الإدارية المختلفة في شتى المستويات أم رفض البعض الاستعانة بالتقنيات الحديثة في العمليات الإدارية أم تتابع التغيير وتكليفات العمل التي تصدر وبعدها يقوم كل رئيس أو مرؤوس تولى مسؤولية إدارية في المستويات الإدارية العليا أو الدنيا بإحداث تغييرات في أساليب وآليات إنجاز الأعمال وفق ما يراه وما يتماشى مع ثقافته الإدارية ويحقق توجهاته متسبباً في إرباك العاملين في المستويات التابعة لإدارته، وبالتالي في الإدارات المرتبط عملها بأعمال إدارته، وربما كان السبب في خلق مثل هذه النوعية من المشاكل الإدارية هو عدم ثبات المعايير الإدارية وأساليب العمل وتكييفها من قبل الأجهزة المختلفة وفق ما تراه ملائماً ومتماشياً مع ما تتبعه من ثقافة إدارية تكون منطلقة عادة من التوجه الإداري العام السائد في هذه المنشأة أو بسبب انقطاع قنوات الاتصال والاستفسار وعدم وضوح الرؤية وتوفر المعلومة في هذه المنشأة، وبالتالي تزايد الصعوبة التي يجدها الموظف في معرفة ماذا سيقوم به من أعمال وكيف..؟
ولثقتنا ومعرفتنا بأن اللجنة الوزارية العليا للإصلاح الإداري التي يرأسها صاحب السمو الملكي الأمير سلطان بن عبدالعزيز النائب الثاني لرئيس مجلس الوزراء وزير الدفاع والطيران والمفتش العام - حفظه الله - سائرة في طريقها في سبيل تطوير الأساليب الإدارية المتبعة في الوزارات والمصالح الحكومية وأرى ان الحلول الفورية الآنية لمثل هذه الاشكالات يمكن ان تتم بطرق عدة.
الحلول
٭ تفعيل دور ومهام إدارات التطوير الإداري ودعمها والاستماع لما يتقدم به القائمون عليها من مقترحات.
٭ الاستفادة من مطبوعات وزارة الخدمة المدنية في تصنيف الوظائف وتحديد مهام وأعمال كل وظيفة والمستويات العلمية والفكرية اللازمة لممارسيها.
٭ إعادة دراسة ومراجعة أساليب الإدارة وتسلسل أداء الأعمال وإنجاز المعاملات وفق رؤى عصرية تتماشى مع التطورات التقنية لهذا العصر ووضع تصورات وتوقعات لما يمكن أن يحدث من المزيد من التطورات وتوقعات لما يمكن أن يحدث من المزيد من التطورات أي أن تكون قابلة للتطور وفق الحاجة وبدون التأثير على سير الأعمال وتسلسلها أو أن تخل بالمسؤوليات والصلاحيات الواردة في كل جهاز.
٭ الاستفادة والاستعانة بالعلماء الموجودين في الجامعات والأكاديميات من أعضاء هيئة التدريس المتخصصين في علوم الإدارة المختلفة واستشارتهم كما يستشار أعضاء هيئة التدريس في معهد الإدارة من قبل جميع الوزارات.
٭ تحديد نوعيات الأعمال وتصنيفها إلى شؤون أكاديمية وشؤون إدارية على مستوى المنشآت ككل حتى تتحدد مهمة الأكاديمي واختصاصاته وتتحدد مهمة القائم بالأعمال المالية والإدارية واختصاصاته.
٭ توحيد الاجراءات والنماذج.
٭ توحيد وتثبيت معايير وآليات تبادل المعاملات داخل المنشآت الأكاديمية والإدارية (الصادر والوارد).
٭ العمل على الاستغناء عن المكاتبات الورقية قدر المستطاع وفي أضيق الحدود فيما عدا الأمور المالية.
٭ توحيد أوقات توجيه المعاملات وتحديد أوقات لاستلامها وانطلاق الموزعين وجاهزية الإرساليات لدى الموظفين المسؤولين عن توجيهها للجهات بأوقات محددة يكون بعدها كل موظف مسؤولا عن تأخير ما لديه من معاملات ويحاسب عليها، وهذا يمكن أن يساعد في تحديد معايير للجودة والنوعية والأداء، وبالتالي يساعد على تقييم الموظفين ومدى قيامهم بأعمالهم من عدمه.
٭ تخصيص موظفين للصادر وموظفين للوارد حسب حجم المنشأة والعمل على ثباتهم واستمراريتهم.
٭ إتاحة الفرصة للموظفين للتدريب على رأس العمل والالتحاق بدورات داخلية وخارجية لمتابعة أحدث الطرق والأساليب التي استجدت في العلوم الإدارية اللازمة لإدارة الأعمال وإتاحة الفرصة لهم عند عودتهم لتطبيق ما تعلموه في مجال أعمالهم وتقييم مدى نجاحه وفاعليته.
٭ تحديد أوقات محددة للمراسلين للتواجد للاستلام والتسليم وتوخي العدالة في توزيع المعاملات وكميات الأعمال التي تسلم لكل مراسل أو موزع.
٭ تحديد مواعيد للاجتماعات الدورية في كل إدارة للاستماع للموظفين القائمين بالأعمال ولملاحظاتهم على أداء الأعمال والمعوقات التي تعترضهم والعمل على حلها في وقتها وعدم تركها تتفاقم.
٭ تخصيص صناديق تابعة لإدارات العلاقات العامة لتلقي مقترحات وملاحظات وشكاوى الموظفين والمراجعين والتعرف على آرائهم في مدى نجاح تطوير آليات العمل ومدى ارتياحهم لما يتم تطبيقه من أساليب والتأكيد على القائمين على هذه الصناديق بضرورة توخي الحرص والأمانة في إبلاغ المسؤولين كل فيما يخصه بما يرد من شكاوى ومقترحات وعدم إغفال أي منها مهما كانت فكرته.
الفوائد
٭ ثبات المعايير والأساليب الإدارية في جميع الأجهزة ووحدتها وتحسن الإنتاجية وسهولة تطبيق معايير الأداء والجودة والنوعية على الجميع.
٭ سرعة وسهولة فهم أساليب الإدارة وتدريب الموظفين الجدد عليها وعدم اختلاف أساليب العمل عليهم في حال انتقالهم لترقية أو لغيرها.
٭ تحديد المسؤوليات ومعرفة المتسبب في تعطيل أعمال ومعاملات المراجعين أو المعاملات التي تخص الاجراءات داخل المنشأة.
٭ توفير الوقت والجهد على الموظف والمراسل وتخصيص وقت للاستلام ووقت للتسجيل ووقت للتوزيع.
٭ معرفة جميع الموظفين بأوقات إنطلاق الموزعين ووصولهم.
٭ تفريغ العديد من الأكاديميين لمهامهم الأصلية.
٭ اختصار الوقت والجهد والتكلفة وسرعة إنجاز الأعمال بشكل عام.
هذا والله من وراء القصد والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.