قابل: سجن الورق أصبح أمراً واضحاً لدرجة أننا لا نولد رسميا إلا بالورق وهي شهادة الميلاد

قال إن اللبس الذي حصل لدينا بين المحتوى والحاوية جعلني أتخذ موقفاً تجاه الورق

خلال فعاليات منتدى إدارة الوثائق إلكترونيا2009 ألقى المهندس عبدالعزيز حسن قابل المستشار المتخصص في نظم إدارة الوثائق والمحتوى محاضرة مثيرة كانت بعنوان "سجن من ورق" أوضح فيها أن التطورات الحديثة غيرت في التقنيات كثيراً من الجوانب الحياتية في تعاملاتنا اليومية وأننا نقتني اليوم كثيراً من التقنيات ومع ذلك مازلنا محاطين من كل جانب بجبال من المستندات الورقية وكأننا في سجن من ورق لا نستطيع أن الخروج منه. ولأهمية هذا الموضوع التقينا المهندس عبد العزيز قابل كي يوضح لنا بشكل مفصل أكثر مفهوم سجن الورق، وحقيقة الحياة فيه وألوان العذاب الذي أصبح جزءاً من حياتنا اليومية أترككم مع هذا اللقاء.
* بداية نود أن تعطي القراء فكرة سريعة عنك.
- المهندس عبد العزيز قابل مستشار ومحاضر في تقنية ونظم إدارة الوثائق والمحتوى. درست هندسة الكترونيات واتصالات وكنت منذ نعومة أظفاري مولعا بالكمبيوتر في وقت مبكر، ولكن أول ما سنحت لي الفرصة تمكنت والحمد لله من أن أبتدأ كمشغل مركز الحاسب الآلي ثم مبرمج ثم مدير مشروع ثم مدير برنامج حتى تمكنت من التقنية.
* توجد تهمة موجهة لك أن لديك موقفا من الورق فما سر هذا الموقف القوي تجاه الورق؟
- المشكلة انه حصل لدنيا لبس بين المحتوى والحاوية للمحتوى، وهي الوسيلة التي تنقل هذا المحتوى بحد ذاته. هذا اللبس الذي جعلني اتخذ هذا الموقف تجاه الورق. فأول ما بدأت فكرة الورق حينما بدأ الإنسان بإرسال رسالته كان لابد أن يتواجد صاحب الرسالة جسديا لدى المستقبل للرسالة، ثم فكر في انه يستطيع أن يجد حاوية أو وسطا معينا ينقل الرسالة إلى المستلم في أثناء وجوده في مقره دون الحاجة للانتقال إلى مكان المستلم. فجرب الجلد والخشب وما إلى لذلك ثم أوجد الورق وهي فكرة جيدة بصرف النظر عن الضرر البيئي في قطع الأشجار. ولكن الجدير بالذكر أن الإنسان في تلك الفترة كان يفرق بين الحاوية والمحتوى ومع مرور الوقت أصبح لدينا عشق للورق. فاخترع الآلة الكاتبة بما أن المحتوى بكامله يكون في الورق بمجرد كتابته على الورق ظهرت فكرت إيجاد نسخة من الأصل فاخترعوا ال Onion Skin ومع ذلك لم يقتنعوا كثيرا بهذا الحل فجاءت شركة Xerox عام 1960 وعملوا أول آلة تصوير تجارية وبدأوا بعمل النسخ بصورة جيدة جدا بحيث اختلط على الإنسان الصورة من الأصل في الوثائق.
بعد ذلك ظهر موضوع التوقيع ثم الختم واذكر حيث كنت اعمل استشاريا في شركة كبيرة في المملكة حيث كانت تمر الوثيقة على 13 محطة للتأكد من صحة الوثائق حتى تصل الورقة إلى الإدارة المالية حيث ليس لديها ختم عادي ولكن كان عبارة عن ابر تحفر كلمة PAID بمعنى دفع وضاعت فكرة أن الورق ليس إلا حاوية للمحتوى الذي نريد أن ننقله.
* وهل هذا هو سجن الورق الذي تتحدث عنه؟
- نعم، سجن الورق أصبح أمراً واضحا لدرجة أننا لا نموت رسميا إلا بالورق ولا نولد رسميا إلا بالورق وهي شهادة الميلاد، ولا نستطيع أن نتزوج إلا بصك النكاح، ويشد الأبناء باذانهم ويقال لهم خذوا ورقة تنفعكم في حياتكم مستقبلا يقصد بها الشهادة! ولم نقل لهم تعلموا بقصد التركيز على المحتوى فلم يتم التركيز على العلم وهو المحتوى بل تم التركيز على الحاوية وهي الورقة.
* ما هو حجم الضرر البيئي الذي يتسبب به الاستهلاك المفرط للورق؟
- إن الطن الواحد من الورق يأخذ 24 شجرة وفي الطن الواحد 40 كرتونا وبالكرتون يوجد 10 أثواب، والثوب 500 ورقة فمعنى ذلك أن الثوب الواحد تقريبا 6% من كل شجرة. والثوب يستهلك بكل سهولة، فمشكلتنا أننا عندما نستهلك الورق لا ننظر إلى أننا نضر البيئة بل نراه أمراً طبيعياً، اليوم في الدوائر الحكومية لا يمكن إجراء أية معاملة بسيطة إلا إذا كانت على ورق، وإذا أصبحت على ورق فلابد من عمل نسخة لهذه الورقة! ثم بعد دراسة الطلب يحول إلى الأرشيف، والأرشيف يعطي نبذة انه قد تم النظر إلى المعاملة الفلانية ويرسلها إلى جهات معينة وفي كل مرحلة يتم اخذ صورة من الأصول وتأخذ صور عن الصور لأكثر من جهة ثم تعاد هذه الصور إلى نفس الملف مرة أخرى، أنا لست ضد الورق ولكن هل هذا منطق؟ بل هذا خلط لأن الوثيقة ليست هي الحاوية ليست إلا حاملة للمعلومات. ولذلك الكترونيا تخزن هذه الوثيقة على شكل رابط Link ولا تخزن كوثيقة أخرى فبالاعتماد على الورق أصبحت حياتنا صعبة دونما أن نشعر.
* خلال موضوع المحاضرة تطرقت إلى موضوع المفارقة العجيبة بين حب تملك التقنية وبين حب عيش التقنية بداية من أين استقيت هذه الفكرة وما تعليقك على هذا الموضوع؟
- استفدت في فترة الترقب والتأمل، وجدت أننا يجب أن نفرق بين التقنية واقتنائها والخدمات التقنية، بأن نحول هذه التقنية إلى خدمة للمواطن. فعلى سبيل المثال، الآن مر زمن منذ كان لدينا ما يسمى بالتابعية وهي من حيث التقنية سيئة جدا لأنها ورقة سريعة التلف ولكنها من حيث الخدمة كانت ممتازة متكاملة المعلومات. وعندما تقدمت التقنية تم استخدام البطاقة الأولى وتم إزالة اسم العائلة والمسمى الوظيفي فتم إنشاء بطاقة العائلة ومن ناحية الخدمة جيدة ومن ناحية التقنية تعتبر سيئة حيث كانت كبيرة ولا نستطيع ثنيها ومن ثم وصلت إلى نهايتها العظمى من التقدم فيما يسمى بالبطاقة الذكية ذات الشريحة وهي أحدث التقنيات العالمية، ولكن المفارقة أننا لا يمكن استخدامها إلا بعد عمل صورة ورقية لها!
ورغم أن المشروع في مراحله الأولى ولكن ترى بأنه يقدم تقنية ولا يقدم خدمة ونعود لحيث أزالوا الوظيفة، أصبحنا عند الرغبة لتقديم أي معاملة لشغل أي وظيفة لابد من الذهاب للأحوال المدنية لأخذ صورة عن الحالة الوظيفية ولا أستطيع الذهاب مباشرة بل لابد أن احصل على خطاب ورقي من وزارة التجارة إلى الأحوال المدنية على سبيل المثال لأحصل على نسخة ورقية عن الحالة الوظيفية فهذه تعتبر إضاعة للوقت وإطالة لا داعي لها ولكن في الحقيقة إن المعلومة موجودة لدى الدوائر الحكومية فلماذا لا تأخذها وزارة التجارة مباشرة من إدارة الأحوال لماذا يتخبط المواطن بين جدران سجن الورق ليلملم أوراقه بين الوزارات والإدارات، والمعلومات بكاملها موجودة بشكل فعلي لدى الحكومة، أنا أرى أن الدوائر مظلومة لأن لديها بعض الشيء وليس كله ولكننا في حاجه للنظرة الشمولية. أذكر أني كنت واقفا في طابور في مبنى إدارة الأحوال المدنية لأضم ابنتي إلى بطاقة العائلة علما بأن لديهم علما منذ 18 عاما متى سوف تتم ابنتي عامها الثامن عشر لأني قمت بتسجيلها وقت ولادتها. ثم سألني ما لو كانت ابنتي متزوجة فأجبته بالنفي فطلب مني إحضار ورقة من موظف يبعد عنه مسافة قليلة وهما زميلان بنفس الإدارة ويعملان على نفس النظام، أليس ذلك هو سجن الورق؟!
* حسناً ولكن كيف الطريق للخروج من هذا السجن؟
-أولا: الاستثمار في التدريب والوعي. قد رأيت بعيني نظم وتقنيات في دوائر حكومية موجودة ودفعت عليها مبالغ طائلة ولم تستخدم لأن التدريب لم يكن بنفس مستوى هذه التقنيات. وكمثال للوعي في بداية خدمة البريد الالكتروني كان لي زميل في العمل اخبر زملاءه انه لن يستلم بعد اليوم وثيقة ورقية بل كل شيء سوف يستلمه عن طريق البريد الالكتروني وهذا أمر جيد ولكن حينما سأل احدهم عن ماذا سوف يفعل بها بعد استقبالها عن طريق البريد الالكتروني أجاب انه سوف يطبعها ويحفظها في الملف! هذه ليست نكتة ولكن عقلية، هذه العقلية التي نهدف إلى تغييرها وتوعيتها بالكيفية الصحيحة لجعل التقنيات تخدمنا بعيدا عن الورق. ولطمأنة أصحاب هذه العقلية نقول إن بديل ذلك هو وجود نسخة احتياطية Backup في الخادم Server في المبنى نفسه وفي مبنى آخر والذي قد يكون في بلد آخر حتى لو حدثت كارثة –لا سمح الله- فإن دور النسخة الاحتياطية الثانية يأتي هنا. حيث إن التقنية التي تعمل النسخ الاحتياطية للبيانات موجودة، حتى موضوع ال Longlivity الذي يهدف إلى التوافق بين البيانات التي تستخدم التقنية القديمة وترقيتها لتستخدم في التقنية الجديدة، يعني إذا تغيرت التقنية وجاءت تقنية أخرى حديثة فكيف نسترجع المعلومات؟.. بين فترة وأخرى ينقل المحتوى من الوسيلة أو الحاوية إلى الحاوية ذات التقنية البديلة والجديدة لذا لابد أن يكون لدينا فكر ونفرق بين الحاوية والمحتوى.
ثانيا: التفرقة بين التقنية والخدمة، يجب أن يكون مع التقنية الموجودة إجراءات بأن نكمل هذه التقنية لتكون خدمة للمواطن، يعني مثال في الجوازات تستخدم البطاقة الذكية صحيح أني أستطيع السفر بها ولكن لم يكن هناك إجراءات مكملة لهذه البطاقة بحيث إن الموظف اضطر أن يختم على ورقة فهنا عدنا إلى الورقة مع العلم أن لدي هذه البطاقة و بها كافة المعلومات وتلك الورقة التي ختم عليها لم تكن تحتوي حتى على اسمي. إذن لابد أن نركز على تكملة هذا التقنيات بإجراءات ليتم تفعيلها كخدمات.
ثالثا: خلق جيل خارج السجن، فلا نشد اذانهم ونسألهم عن الورقة "الشهادة"، فأولادنا يستخدمون ال iPod ، iPhone وTwitter والEmail ولكن لا فائدة من استخدامهم. إذن واجبنا أن نخلق المحتوى والخدمات التي تستخدم هذه التقنيات بحيث أن ينشئوا خارج السجن فلا يكونوا في حاجة إلى الورق، فأنا لا أرى أن كل شيء سيء ولكن توجد مبادرات جيدة جدا مررت بها شخصيا كتسجيل الجامعة حيث إني قبل 3 سنوات قدمت ابنتي على احدى الجامعات وكان التقديم مفتوحا حتى الساعة ال12 ليلا ولم تكن خدمة الانترنت متوفرة في منزلي ليلا، واستطعت أن أسجلها في الجامعة عن طريق الجوال بنجاح، أعتبر هذا خارجا عن الورق لأني شاهدت كيف أن الناس يتزاحمون ليقدموا المحتوى للجامعات في صورة ورقة وهذا أمر سيء جدا وغير مقبول في ظل تقدم التقنية. فالمطلوب ألا نقحم الجيل الجديد كثيرا في الورق لنسهل عليه استخدام الخدمات الالكترونية مثل Blog, Email، Twitter, Online registration.
* ما هو المفصل الحقيقي الذي ينقل الناس من سجن الورق إلى خارجه بمعنى هل اعتماد تطبيق التوقيع الالكتروني في الجهات الحكومية سوف ينقل الناس نقلة كبيرة؟
- نحن لدينا مشكلة الأصل فكيف نتخلص من مشكلة الأصل. علما بأني كنت اعمل في وقت كانت الرواتب تسلم على شكل شيك بخط اليد وكان أمرها يسير بشكل طبيعي وكان في المكان 400 موظف وفي أحد الأيام غاب المسئول عن توقيع الشيكات واضطر المدير أن يوقع 400 شيك فتساءل يومها عن إمكانية تواجد تقنية تقوم بتجهيز الشيكات بشكل آلي فبدأنا بوضع الشيكات على ورق كمبيوتر ولكن هنا أيضا الشيكات تتم طباعتها على ورق ثم فكرنا في ماكينة بها كليشة وتطبع الشيكات، كل هذه الحلول كانت تعمل أتمتة لنفس الفكرة الخاطئة وهي الطباعة على ورق. الآن تحول الرواتب الكترونيا بضغطة زر دون الورق ودون التوقيع، طبعا حاليا لسنا نطالب بتغيير فكر الرجل الكبير ولكن هدفنا هو الجيل التالي وهذا سوف يستغرق وقت حتى نرى التأثير المقصود على الأجيال.
* ولكن ألا توافقني أستاذ عبدالعزيز أن هناك تطلبا للخدمات الالكترونية من قبل الجمهور، فحينما ننظر مثلا إلى الاكتتابات فإننا نرى الإحصائيات تشير مثلا إلى أن 70% من المكتتبين اكتتبوا من طرق الكترونية هذا ربما يعطي مؤشرا لمدى تواجد الجيل الحالي خارج سجن الورق فتبقى الكرة في ملعب الجهات الحكومية.
نعم، ما يحصل الآن هو تواجد منظومة متكاملة تجد الحل الصحيح هي الخدمة مع الإجراءات كخطوة أولى ثم إغلاق الطريق تدريجيا على المواطن في التعامل مع الوثائق الورقية فمثلا اليوم حتى تودع 5000 ريال لابد أن تودعها عن طريق الصرافات الآلية ATM أو لا تقبلها معظم البنوك، هذه تعتبر خدمة الكترونية جيدة.