لا تكتمل منظومة الاتصال لأي منظمة دون وجود متحدث "ناطق" رسمي باسمها! إذ يُعد الوجه الإنساني للكيانات الاعتبارية، ويلعب دوراً معززاً لتواصلها المؤسسي، وحلقة وصل مهمة للتعامل مع وسائل الإعلام. سابقاً كان المتحدث الرسمي يلعب دوراً أوسع في الظهور الإعلامي للمنظمة في وسائل الإعلام، ولكن مع التطور التقني وامتلاك المنظمات لحساباتها في منصات التواصل الاجتماعي، وقدرتها على التواصل المباشر مع المهتمين والمستفيدين، تحوّل دور المتحدث الرسمي، ليكون مركزاً أكثر على الظهور في وسائل الإعلام والمنصات الاجتماعية في حال التعامل مع أزمة، أو لتقديم معلومات إضافية عن حدث أو خدمات لم تذكر بتفاصيل في منصات المنظمة. الظهور الاحترافي للمتحدث الرسمي يخلق ثِقة ومصداقية مع الجمهور المستهدف، ويزيد الوعي الإيجابي بالصورة الذهنية للمنظمة، لكن ذلك يبدأ من حسن اختيار المتحدث الرسمي، الذي يجب أن تتوفر فيه العديد من السمات الشخصية والمهارات الاتصالية، ناهيك عن تأطير مهام عمله وتوفير بيئة المعلومات المناسبة. لا بد أن يكون المتحدث ذا مظهر مقبول وحضور، يمتلك مخارج حروف واضحة وقادراً على الحديث الواثق دون تردد، متزناً ومتحكماً بعواطفه، وردات فعله، متميزاً في اتصاله "غير اللفظي"، عبر التحكم لتعبيرات الوجه والإيماءات، واستغلاله للمراسم، والرموز وغيرها. ثم أن يكون متعمقاً في جوانب عمل منظمته، وللشأن الذي سوف يتحدث عنه، وإن كان متخصصاً فنياً في المجال مع مهارات إعلامية فتلكم إضافة رائعة. مستعداً للإجابة عن أسئلة وسائل الإعلام، والتفاعل مع أسئلة وتفاعل رواد منصات التواصل الاجتماعي، ومتدرباً على أسلوب التعامل مع الأسئلة الصعبة والمحرجة، إذ إن هناك العديد من أساليب الالتفاف على تلكم الأسئلة، ومنها أسلوب "التجسير" وتكرار المعلومات، حتى تترسخ الرسائل الاتصالية المطلوب إيصالها. ومن نافلة القول أن يكون المتحدث الرسمي عضواً في خلية الأزمات، مطلعاً على كافة التفاصيل، ومدركاً لما يجب أن يظهر للعالم الخارجي، ناهيك عن سرعة مده بالمعلومات الفنية، حتى يتمكن من الرد السريع على الاستفسارات، ووأد الشائعات أو حملات التشويه في مهدها. وحتى ينجح المتحدث الرسمي يُفضل أن يكون هو رأس هرم الوظيفة الاتصالية في المنظمة، وليس مستقلاً عنها، حتى لا يكون هناك اختلاف أو تنافس بين الجهتين، أو على الأقل يكون جزء من إدارة التواصل وتابعاً لمديرها. كما تقوم إدارة التواصل بإنشاء حساب رسمي للمتحدث على المنصات الاجتماعية التي تهم جمهور المنظمة، يكون ملكاً للمنظمة، ولكن يحمل في التعريف اسم وصورة المتحدث الحالي، ومن خلاله يتفاعل مع وسائل الإعلام ومع رواد المنصة الاجتماعية، حسب سياسة المنظمة. من المهم تمكين المتحدث بالحصول على المعلومات الداخلية والتوجهات والقرارات بشكل سريع وواضح، فليس هناك أسوء من موقف متحدث مُتردد تحت الأضواء، لا يملك معلومة ولا يستطيع الإجابة عن سؤال!
