إنشاء صالات استقبال لمراجعي المدارس حفاظاً على أمن وسلامة منسوبيها وتقديم أفضل الخدمات للزوار

بدأت وزارة التعليم في إنشاء صالات لاستقبال الزوار في المدارس عقب موافقة وزير التعليم عليها في بداية العام الحالي،
أكد ذلك ل"الرياض" المشرف العام للأمن والسلامة المدرسية الدكتور ماجد بن عبيد الحربي مؤكدا أن ذلك يأتي تحقيقا لأهداف الوزارة في رفع مستوى الأمن داخل المنشآت التعليمية ولتحقيق أكبر قدر لتهيئة الجو المناسب للهيئة التعليمية لمنسوبي المدارس.
والتثبت والتحقق من سلامة خلو الزائر مما قد يلحق الضرر بالمدرسة، ومنع وصول الزوار لمرافق المدرسة أو القيادات والمعلمين إلا من خلال هذه الصالات، مع مراقبة بوابة المدرسة الخارجية من خلال كاميرات مراقبة، واستقبال البلاغات من حارس المدرسة حول وجود زائر/ة يرغب بالدخول، وتبليغه حال خروجه مع منح كل زائر بطاقة مرور، مع ربط تلك الصالات بمكتب قائد/ة المدرسة وغرفة الحارس من خلال نظام إنذار (جرس) يتم التنبيه من خلاله في حال الاشتباه بأي زائر/ة.
ربطها بمكتب القائد وبكاميرات مراقبة واستقبال بلاغات الحارس بدخول وخروج الزوار
المفهوم والهدف
وبين د. الحربي أن إنشاء هذه الصالات سبقها دراسات مستفيضة عملت عليها الإدارة العامة للأمن والسلامة المدرسية وتصورات شاملة لتنفيذ صالات الاستقبال في المدارس لتقوم بتنظيم دخول وخروج مرتادي المدارس أثناء اليوم الدراسي من زوار وغيرهم وكذلك تقديم الخدمات المساندة لعمل قيادات المدارس ليتمكنوا من القيام بمهامهم التعليمية بارتياح.
وتهدف تلك الصالات للحفاظ على أمن وسلامة منسوبي المدارس وحمياتهم من المخاطر وسلامة المبنى وتنظيم عملية الدخول والخروج للزوار والمراجعين، وتطبيق الضوابط الخاصة باستئذان الطلاب وتنظيم كافة خدمات المراجعين في إطار موحد من خلال موظف مختص.
ويمثل هذا القرار نقلة نوعية في انسيابية العمل والتنظيم الداخلي داخل المنشآت التعليمية.
ويتلخص المفهوم لهذه الصالات في إعداد مكان مهيأ وآمن في مقدمة المبنى المدرسي مخصص لاستقبال المراجعين والزوار من أولياء أمور وغيرهم.
والهدف العام منها: حفظ أمن وسلامة منسوبي المدرسة بتنظيم دخول مراجعي المدارس وتقديم الخدمات الإدارية لهم.
والأهداف التفصيلية تتلخص أيضا في: تفريغ منسوبي المدرسة لمهامهم التعليمية، والحفاظ على أمن وسلامة منسوبي المدارس وحمايتهم من المخاطر، والحفاظ على أمن وسلامة المبنى المدرسي.
إضافة لذلك تقديم الخدمات للمراجعين والزوار وتسهيل إجراءاتهم، وتنظيم عملية دخول وخروج الزوار والمراجعين للمدارس وتوثيق ذلك، وتطبيق الضوابط الخاصة باستئذان الطلاب وخروجهم أثناء اليوم الدراسي، مع تنظيم كافة خدمات المراجعين في إطار موحد من خلال موظف مختص.
كما أن هذه الصالات ستسهم في تشجيع المراجعين على الالتزام بممارسات أكثر وعياً وتقديراً لجهود المدرسة ووقتها، مع تعزيز ثقافة احترام المراجعين للنظام أثناء زيارة المدرسة.
المنطلقات والدواعي
وقال: إن هذه الصالات مبنية على العديد من المنطلقات والدواعي الأمنية مثل: الحوادث والمشكلات التي تتعرض لها بعض المدارس، وتوفير البيئة المدرسية الآمنة.
وأما المنطلقات والدواعي التعليمية فهي: العبء الواقع على قائد/ة المدرسة من خلال استقبال المراجعين، العبء الواقع على المعلمين من خلال استقبال المراجعين أثناء التدريس.
واقع خدمة المراجعين المتمركز في قائد/ة المدرسة.
أما المنطلقات والدواعي الإدارية التنظيمية فهي: توجه الوزارة لوضع تنظيم لعملية دخول وخروج زوار المدارس، نجاح التجارب الدولية والمحلية في هذا الشأن.
وعن الإيجابيات المتوقعة فهي: مساعدة قائد/ة المدرسة في إنجاز وتنفيذ المهام الأساسية لمتطلبات العمل، توفير بيئة آمنة لجميع منسوبي المدرسة، خلق جو صحي وآمن لجميع أفراد المجتمع المدرسي، إيجاد نماذج رائدة في تقديم خدمات المراجعين في الميدان التربوي، وجعل الممارسات النظامية في زيارة المدارس والدخول والخروج منها طابعاً عاماً يلتزم به، واحترام الصرح التعليمي ومنسوبيه من معلمين وطلاب.
المهام والأدوار
وأما المهام والأدوار التي تقدمها صالات لاستقبال الزوار في المدارس فهي مهام أمنية وإدارية.
المهام الأمنية: التحقق من هوية الزائر وعلاقته بالمدرسة وهدف الزيارة، وتوثيق بيانات الزائر في السجل الخاص وغرض الزيارة.
وكذلك التثبت والتحقق من سلامة خلو الزائر مما قد يلحق الضرر بالمدرسة، ومنع وصول الزوار لمرافق المدرسة أو القيادات والمعلمين إلا من خلال هذه الصالة، مع مراقبة بوابة المدرسة الخارجية من خلال كاميرا مراقبة.
واستقبال البلاغات من حارس المدرسة حول وجود زائر/ة يرغب بالدخول، وتبليغه حال خروجه مع منح كل زائر بطاقة مرور.
وربط الصالة بمكتب قائد/ة المدرسة وغرفة الحارس من خلال نظام إنذار (جرس) يتم التنبيه من خلاله في حال الاشتباه بأي زائر/ة.
والاحتفاظ بالأغراض الشخصية للزوار الذين استدعت الحاجة دخولهم، بوضعها في صناديق الأمانات الخاصة بالصالة، خاصة أجهزة الجوال والكاميرات.
أما المهام الإدارية فهي: لتوفير خدمة الزائر بما يتم تقديمها في نطاق صالة الاستقبال مثل: (نقل، قبول، سحب ملف، شهادات، تعريف .... الخ).
لقاءات الزوار
وبين د. ماجد: أنه سيتم من خلال هذه الصالات تطبيق نظام اتصال سريع بين المدرسة وأولياء الأمور من خلال خدمات الرسائل النصية والإلكترونية ونحوه، وتنظيم مواعيد محددة للقاء الزوار بمنسوبي المدرسة للالتقاء بأعضاء التدريس بالمعلمين في المدرسة، والترحيب بالزوار وحسن استقبالهم والعناية بهم، والتواصل مع المعلمين / المعلمات من خلال مراقب الدور، واستدعائهم للصالة في حالة الحاجة الضرورية لمقابلتهم.
إضافة للتثبت من هوية ولي/ة الأمر الراغب في استلام ابنه / ابنته أثناء اليوم الدراسي، من خلال الهوية الوطنية وبطاقة العائلة وتوثيق ذلك في السجل الخاص به.
مع مراعاة حالات الحضانة والإعالة للوالدين المنفصلين بالتعاون مع الإرشاد الطلابي.
ومتابعة خروج منسوبات المدرسة عند الاستئذان وقت الدوام الرسمي وتوثيق ذلك في السجل والتأكد من حمل المعلمة لبطاقة الاستئذان.
واستلام الموظف المختص الوثائق والمعاملات من المراجعين بشكل رسمي ومن ثم تسلميها لقائد/ة المدرسة، في حدود الصلاحيات التي تمنح له.
مع تلقي مقترحات الزوار وعرضها على إدارة المدرسة.
وعن التصور لإنشاء الصالة قال د. الحربي: إنشائها بالقرب من البوابة الخارجية، توفر نافذة زجاجية للمراقبة، توفر سنترال ووسيلة اتصال مع كل من (قائد/ة المدرسة، ومراقبي الدور، المرشد/ة الطلابي /ة، الحارس).
عمل نظام مراقبة بكاميرا على البوابة الخارجية، وتأمين وسائل السلامة من إنذار وإطفاء وإسعافات أولية ونحوه، وتوفير صناديق أمانات، ومقاعد لجلوس الزوار والمراجعين.
ويتم تخصيص الموظف المناسب والتأكد من كفاياته عند تعيينه في صالة الاستقبال ليكون ملماً بالآتي: مهارات التعامل مع العملاء المستفيدين، سرعة إنجاز الأعمال، الحس الأمني العالي والتعامل مع الحالات الطارئة، الخبرة الكافية بالشؤون الإدارية وتوظيف التقنية، مهارات اتخاذ القرار وحل المشكلات سلامة الحواس وحسن المظهر.
تدشين صالات في عدد من المدارس