إجازة المدير بدأت.. مصالح الناس تعطلت!

في كل عام ومع حلول الإجازة الصيفية تتجدد ظاهرة العجز في إنجاز المعاملات في بعض القطاعات الحكومية بسبب تكليف موظف أقل كفاءة مكان المدير المجاز، هذا العجز (الموسمي) المتجدد يحتاج إلى وقفة إدارية جادة من قبل المسؤولين في الإدارات التنفيذية لمعالجته جذرياً عبر آلية واضحة تحدد الشخص المناسب لاستلام دفة الإدارة كلما طرأ ظرف يعيق تواجد المدير موسمياً أو مرضياً أو اجتماعياً أو غير ذلك، وقد أجمع باحثون ومختصون على أن الإنجاز أو الإنتاجية يجب ألاّ تتوقف على تواجد مدير أو موظف واحد بل لا بد من تأمين منظومة عمل تؤمن إحلال البديل وتضمن الجودة والاستمرارية عبر تفعيل التقنية وشفافية الأداء واستغلال الكادر البشري وتفعيل دوره بما يتناسب مع خبراتهم وتخصصاتهم ومهاراتهم العملية.
الإدارات عليها مسؤولية اختيار نائب يتميز بالكفاءة والحنكة ومباشرة الأعمال على أكمل وجه
إسناد المهام
وأكد د. إسحاق خوجة -باحث-: أن إنابة غير الكفء خلال إجازة المدير تنعكس سلباً على أداء العمل وسير المعاملات وبالتالي تعثر الإنتاجية وتعكر صفو الموظفين، كون بعض الموظفين البدلاء لا يعرفون دورهم ولا المهام المناطة بهم وأنهم فقط لتسيير الأعمال، والبعض يريد إثبات وجوده فيبدأ بممارسة ضغوط على الموظفين بحجة أو بأخرى، ويطالبهم بإنجاز أعمال إضافية أو أعمال ليست ذات أولوية، ويتابعهم بشكل مبالغ فيه في حضورهم وانصرافهم واستئذانهم إلى غير ذلك من التصرفات التي لا تليق بمدير ناجح يفهم الإدارة بشموليتها وأنها ليست مجرد تنفيذ للوائح والتعاميم بشكل آلي بل هي أعم وأشمل وأكبر من ذلك، هذه المتابعة الدقيقة تنعكس على أداء الموظف خاصةً إن كان عمله مرتبطاً بشكل مباشر بمعاملات الناس وبالتالي قد تتعطل مصالحهم.
وأضاف: المدير الناجح يتفهم ظروف الناس والموظفين، وحاجاتهم ويشاركهم همومهم وأفراحهم وأتراحهم، ويساندهم في مهامهم الوظيفية توجيهاً ونصحاً وتوضيحاً، واختياره يجب أن يخضع لضوابط واضحة وآلية يعرفها الجميع في مقدمتها الكفاءة والحكمة والحنكة الإدارية والذكاء واهتمامه بالرأي لا بالشخص والقدرة على التحاور والتفاهم بأسلوب راق قائم على الاحترام المتبادل، وحبه للعمل وإنسانيته وتلمسه لاحتياجات الموظفين والمراجعين.
توتر وقلق
وقال أحمد عبدالرحيم -رجل أعمال-: إن إنابة المدير الكفء خلال إجازة المسؤول الأول ضمانة لاستمرارية العمل بالإنتاجية المعهودة دون تعطل مصالح الناس أو تأثر مناخ العمل الوظيفي المريح الذي يدفع الموظفين للعمل بذات الروح والمسؤولية، بدلاً من التذمر أو انتظار انقضاء ساعات الدوام بسبب التوتر والقلق الذي يحدثه بعض المكلفين، وتحذر الدراسات المتخصصة من المدير الفوضوي أو المشجع على الانقسامات، ومن يلوث أجواء العمل، وهم في العادة من تم اختيارهم ليس لقدراتهم بل لصلتهم بالمدير المجاز، مضيفاً: أن كثيراً ما يتناقل وجود مديرين. همهم التضييق على الأكفاء والتقليل من مكانتهم وإحباطهم والتشويش عليهم وخلق صراعات لا تنتهي دون اكتراث بسير العمل وانعكاسه على مصالح الناس بالدرجة الأولى، فتكليف المدير المناسب أحد أهم أسباب نجاح الجهة الحكومية أو المؤسسة الأهلية، وهناك بلا شك أصحاب شخصيات مرضية غير مؤهلة للإدارة لأنهم سيقودون تلك المصلحة نحو الهاوية.
مدير كفء
وأوضح أحمد السناني-باحث-: أنه ينبغي على جميع الوزارات والإدارات الحكومية أن تقوم بتكليف المديرين الأكفاء الذين يقومون بالإنجاز ويُباشرون الأعمال على أكمل وجه كل في مجاله، ويجب ألاّ تتوقف الإنتاجية على شخص وألاّ تتأثر بالإجازات الموسمية والسنوية فهناك مواطنون بأمس الحاجة لتلقي الخدمة وفي أسرع وقت ممكن أحياناً، فتكليف المديرين الذين يصنعون الفارق بالإنجاز وسرعة تقديم الخدمات مطلب وضرورة، مضيفاً أنه ليس من حق بعض الإدارات أن تتقاعس أو ترفض تقديم الخدمة خاصةً الإدارات الخدمية مثل وزارة الصحة ووزارة العمل والتنمية الاجتماعية، وما أعرفه أنهم يقومون على الخدمة أولاً بأول، وهناك مديرون مكلفون يقومون على المتابعة لما وكّل لهم والسبب يعود للاختيار الأمثل للموظفين الذين يقومون أيضاً بتقديم الخدمات، أما بشأن التكليفات التي لا يُرجى منها نفع فهذه لها انعكاسات على المراجعين، وطالبي الخدمة، وأكثر ما يتحجج به بعض المسؤولين بأنه لا بد على المراجع الحضور وقت الدوام الرسمي، ويجب أن يكون النظام أكثر مرونة ومراعاة للحالات الإنسانية، وينبغي على جميع الإدارات أن تكلف (40%) من الموظفين المتميزين حتى لا يتوقف العمل على وقت أو أفراد محددين، مما يُعطل مصالح المواطنين وكذلك ما نُشاهده اليوم ببعض الإدارات من تعذر إنجاز المعاملات بسبب الإجازة أو تغيب الموظف.
وجود منظومة
وذكر السناني: أن العمل الذي يُراد إنجازه لا يتوقف على مدير أو موظف واحد بل لا بد أن يكون تحت منظومة يبدأ بها الموظف ويتمها الموظف الآخر من حيث انتهى زميله فالعمل مشاركة، وقضاء حوائج المواطنين، والمقيمين فيه أجرٌ عظيم يجب على الجميع استشعاره، وقد نقل عن ابن القيم -رحمه الله- أنه قال: "إن في قضاء حوائج الناس لذة لا يعرفها إلاّ من جربها"، وفي الحديث الشريف: "مَن نَفَّسَ عن مسلمٍ كُرْبَةً مِن كُرَبِ الدنيا نفَّسَ اللهُ عنه كُرْبَةً مِن كُرَبِ يومِ القيامةِ، ومَن يَسَّرَ على مُعْسِرٍ يَسَّرَ اللهُ عليه في الدنيا والآخرة، ومَن ستَرَ على مسلمٍ سَتَرَ اللهُ عليه في الدنيا والآخرة، واللهُ في عونِ العبدِ ما كان العبدُ في عونِ أخيه".
موعد الإجازة
وقال د. فيصل بن حماد -أستاذ إدارة الأعمال بجامعة حائل-: الجيد في هذا الموضوع أن هذه الظاهرة لا تعد صعبة العلاج ولكن تحتاج إلى وقفة إحصائية لمراجعة بعض الأرقام المتعلقة بطبيعة المعاملات التي تختص بالقطاع الحكومي المعني، على سبيل المثال: أوجدت الحكومات الإلكترونية سبلاً للوصول لحجم المعاملات المقدمة من قبل المستفيدين ومن المفترض أن تعكس الوقت المستهدف لإنجاز أي مهمة مناطة وحجم المعاملات المنجزة، كما توفر التكنولوجيا القدرة لمقارنة حجم المعاملات خلال السنوات الخمس الأخيرة لتحديد أنسب الأوقات لمنح بعض مديري الإدارات إجازاتهم الرسمية وهذه من مهام الإدارات التنفيذية العليا المنوطة بالتخطيط الإستراتيجي.
جسر رابط
وأوضح د. بن حماد: أن (80%) من المعاملات يسهل التحقق من إنجازها إحصائياً لأن طبيعتها روتينية ولكن ال(20%) الأخرى تعد استثناء وتتطلب توجيهاً وتخصصية أكبر، وهنا يأتي دور الاستفادة من مديري الإدارات والأقسام حيث إن دورهم هو الجسر الرابط ما بين تحقيق الأهداف الإستراتيجية، على سبيل المثال رفع عدد المعاملات المنجزة من مليون ونصف إلى اثنين مليون من خلال وضع خطط أسبوعية وشهرية لتحقيق الأهداف المرسومة وخدمة العينة المستفيدة من هذه الخدمات سواءً كانت معاملاتهم روتينية أو استثنائية، وإيجاد آليات فعالة للتعاطي مع طبيعة كل معاملة بكفاءة تنظيمية، ولكن للأسف، طرق سير العمل في بعض القطاعات الحكومية الخدماتية لا يعكس وجود تخطيط مسبق لضمان الشفافية والدقة من خلال العمل الإداري المتكامل هرمياً، كما لا يعكس طبيعة الاستفادة من التكنولوجية المتاحة لأن العلة تكمن في طبيعة العمل الإداري في بعض القطاعات، فالجسور تعلق ويسدل الستار لراحة المحارب الذي لم يكن أو بالأصح لم يقم بعمله بكفاءة لتدور دفة الحراك والعمل الإداري بكل سلاسة بغض النظر عن تواجده.
مركزية المديرين
وذكر د. بن حماد: أنه هنا تكمن الكيفية، فكل منصب إداري يحمل معه مجموعة من المسؤوليات والصلاحيات، والإداري الناجح هو الذي يعي جميع المسؤوليات المناطة بالمنصب الذي يشغله والصلاحيات التي توظف لإنجاز هذه المسؤوليات من خلال البناء الهرمي الإداري ويستفيد من قدرات الكادر البشري الذي يرأسه لإنجاز المعاملات، ولكن للأسف العجز الموسمي يكشف للمراجعين المتعثرين مركزية بعض المديرين وعدم كفاءتهم باستغلال الكادر البشري المتاح لهم وتفعيل دوره بما يتناسب مع خبراتهم وتخصصاتهم ومهاراتهم العملية خلال تواجد هذا المحارب على صهوة جواده، متسائلاً : هل هي الثقة العمياء بقدراتهم الشخصية؟، أم إنهم لا يملكون مواصفات القيادي الناجح؟، والذي يعلم بأن نجاحه مرتبط بتفعيل قدرات فريق العمل الذي يرأسه وتوجيهه وتنميته إدارياً بإناطة بعض الأعمال إليه وإعطائهم الصلاحيات المطلوبة لإنجاز العمل.
مراجعة داخلية
وأشار د. بن حماد إلى: أن أحد الحلول الناجحة لهذه الظاهرة الموسمية هي تفعيل دور المراجعة الداخلية في جميع القطاعات الحكومية ومحاسبة المقصرين من مديرين أو مسؤولين من خلال مراجعة ومحاسبة الإدارات التي يشغلونها ككل وليس كأشخاص، مضيفاً: أنه لا يمكن القيام بأعمال المراجعة الداخلية للتحقق من طبيعة الأداء الوظيفي لأي مسؤول أو إداري إلاّ في حال تم إعادة توعية هذا المسؤول قانونياً بمتطلبات منصبه الإداري والصلاحيات المخولة والتي تشكل المعيار لقياس الأداء الذي يتم محاسبة إداراتهم عليه، بجانب تكثيف الدورات القيادية لأصحاب المناصب الإدارية وتوعيتهم بضرورة تفعيل فريق العمل المتاح بأفضل الطرق وأن نجاحهم كمديرين لا يقاس شخصياً وإنما من خلال قياس أداء فريق العمل ككل، من خلال تقسيم الأولويات وإشراك فريق العمل فيها لتحفيزهم، وخلق مصدر طاقة وثقة لتقديم أفضل ما لديهم من اقتراح أو عمل حتى وإن كان موسمياً.
إعطاء المدير البديل الثقة مطلب مهم
توزيع المهام على الموظفين قبل إجازة المدير يضمن تنظيم آلية العمل
د. إسحاق خوجة
د. فيصل بن حماد
أحمد السناني
أحمد عبدالرحيم