إحداث نقلة نوعية جديدة في خدمة إرشاد حافلات الحجاج

مدير مكتب إرشاد الحافلات . . أسرة ل ( الندوة ):

|| لاشك أن مرحلة استقبال ضيوف الرحمن تعتبر من اهم المراحل الخدمية لخدمة ضيوف بيت الله الحرام والمتضمن توفير مرشدين مراقبين للحافلات التي تنقل الحجاج من منافذ الدخول إلى مكاتب مجموعات الخدمة الميدانية .. حول هذه الخدمات التي يقدمها مكتب إرشاد الحافلات .. التقت ( الندوة ) بالمهندس فيصل أسرة مدير مكتب إرشاد الحافلات ليسلط الضوء على خطة المكتب التشغيلية لموسم حج هذا العام وما استجد من اعمال في هذا الموسم ... واعتبر أسرة أن مرحلة استقبال حجاج بيت الله الحرام في منافذ الوصول أهم المراحل الخدمية لخدمة حجاج بيت الله الحرام . والمتضمن توفير مرشدين مرافقين للحافلات التي تنقل الحجاج من منافذ الدخول إلى مكاتب مجموعات الخدمة الميدانية، وذلك في مرحلة القدوم فقط . ويسير مكتب إرشاد الحافلات الناقلة للحجاج في مسيرته التطويرية التاسعة حيث التطلعات إلى إحداث نقلة نوعية جديدة في مسيرة هذا المكتب الذي تشرف عليه الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف والنقابة العامة للسيارات تحت مظلة وزارة الحج التي يتواصل دعمها وتحفيزها ومساندتها لكل ما يرقى بمستوى الخدمات التي يتلقاها ضيوف الرحمن تحقيقاً لتطلعات ولاة الأمر الذين سخروا كل الطاقات والإمكانات لنيل رضا الله ثم راحة ضيوفه ولتعكس قدرات أبناء هذا البلد في العمل الجاد والمطور ، ولقد توج هذا التطوير بتوجيه من صاحب المعالي وزير الحج بالموافقة على مضامين الضوابط التنظيمية الخاصة بمكتب إرشاد الحافلات الناقلة للحجاج والعمل بموجبها اعتباراً من موسم حج 1428ه ، ولقد حصل المكتب على شهادة الجودة العالمية الآيزو (9001) في موسم حج عام 1429ه . ومن هذا المنطلق، وبناءً على ما تم تلمسه من خلال أداء المكتب لموسم حج 1430ه والرغبة في الاستمرار لإضفاء نواحي تطويرية وزيادة تحسينها وما تم رصده من الدروس المستفادة ، فإن برامج العمل الرئيسية لخطة هذا العام 1431ه تشمل على تسعة برامج عمل رئيسية وهي كالتالي : أولاً : مسارات إرشاد الحافلات ومحطات وآليات العمل . ثانياً : التنظيم المالي والإداري . ثالثاً : تعيين الموظفين والمرشدين . رابعاً : التدريب والتأهيل . خامساً : البحوث والدراسات والتطوير والجودة . سادساً : تجهيزات المكتب ومواقع محطات العمل . سابعاً : الحاسب الآلي وتقنية المعلومات . ثامناً : الخرائط الإرشادية ونظم المعلومات الجغرافية . تاسعاً : العلاقات العامة والإعلام والشريط التوعوي . وتتمثل أهم برامج عمل الخطة التشغيلية لموسم حج 1431ه في المحافظة على الاستمرار لتطوير مستوى الأداء لخدمات مركز الحاسب الآلي وتقنية المعلومات حيث سيتم الاستمرار في تطوير إجراءات رصد البيانات المعلوماتية للحافلات بطرق آلية متطورة وتقنية مثل ما حصل في العام الماضي 1430ه ، وتطوير الخريطة الإرشادية والتي تحتوي على عناوين مجموعات الخدمة الميدانية في مكة المكرمة والدور السكنية في المدينة المنورة .
| إذن ماهي المهام الأساسية في خطة هذا العام ؟
|| المهام الأساسية هي :
1) توفير مرشد مؤهل ذو خبرة بالطرق والاتجاهات ومزود بالخرائط الإرشادية اللازمة لإرشاد الحافلات الناقلة للحجاج خلال مرحلة القدوم من مراكز الاستقبال إلى مقار مجموعات الخدمة الميدانية التابعة لمؤسسات أرباب الطوائف بكل يسر وسهولة وخلال زمن وجيز.
2) القيام بخدمة ضيوف الرحمن منذ لحظة وصولهم إلى المملكة وذلك من خلال المساهمة في الخدمات التي تقدمها الدولة ومؤسسات أرباب الطوائف والنقابة العامة للسيارات والجهات الأخرى المعنية بخدمة ضيوف الرحمن وبما يضمن أدائهم لمناسكهم بكل يسر وسهولة .
3) توفير البيانات الدقيقة والموثقة عن الحافلات إلى كل من مؤسسات أرباب الطوائف والنقابة والأجهزة الحكومية الأخرى ذات الصلة بخدمة الحجاج وذلك من خلال تطوير الإجراءات و توثيق معلومات الحافلات باستخدام الحاسب الآلي .
4) المساهمة في تنفيذ برامج الدولة لتنمية الموارد البشرية وتطويرها من خلال توفير وظائف موسمية للشباب السعودي وتأهيلهم وتدريبهم للعمل في المكتب .
|هل لكم ا، تحدثونا عن أهداف الخطة التشغيلية ؟
|| يتمثل الهدف الرئيسي للمكتب في : “ إرشاد و إيصال حافلات نقل الحجاج إلى مقار مجموعات الخدمة الميدانية بأمن وطمأنينة وخلال زمن مستهدف يتناسب مع خطة السير بالإضافة إلى توفير المعلومات الدقيقة والسريعة عن بيانات الحافلات وأعداد الحجاج وجنسياتهم وتوزيعهم
على مجموعات الخدمة الميدانية لمؤسسات الطوافة والنقابة العامة للسيارات وأي جهات أخرى مستفيدة” .
يضاف إلى ذلك فإن الأهداف القياسية تشمل :
1- تطوير الإجراءات المعلوماتية والتقنية لتوثيق معلومات الحافلات وبيانات الحجاج بطرق آلية سريعة ومتطورة ونقلها فيما بين محطات العمل بسرعة فائقة .
2- تعميق مفهوم خدمة الإرشاد وتوفير المرشد المؤهل لذلك .
3- وضع إجراءات عملية لزيادة نسبة السعودة بين المرشدين .
4- العمل على دراسة مسببات تسرب المرشدين بعد اكتمال مسوغات التوظيف ووضع حلول عملية لذلك .
5- استخدام كل السبل المتاحة للتقليل من الآثار السلبية لتعدد مجموعات الخدمة في الحافلة الواحدة.
6- العمل على زيادة فاعلية عملية الإرشاد لتحسين زمن وصول الحافلات لمجموعات الخدمة.
7- متابعة حركة الحافلات أثناء دخولها إلى مكة المكرمة والمدينة المنورة وتسهيل وصولها بكل أمان وسهولة وسرعة إلى مواقع مقار مجموعات الخدمة الميدانية وسكن الحجاج في مرحلة القدوم .
8- استخدام البدائل المتاحة لتأخر توفير عناوين مجموعات الخدمة من قبل مؤسسات الطوافة .
خطوات وإجراءات
| ماهي مرتكزات الخطة التشغيلية ؟
|| يعتمد نجاح تحقيق أهداف الخطة ووضع مرتكزاتها موضع التنفيذ على الآليات والخطوات الإجرائية التي سيتم إتباعها ، ومن خلال الدروس المستفادة والمتغيرات التي طرأت على فرضيات خطة عام 1430ه فإن المرتكزات المقترحة لخطة موسم حج 1431ه تشمل ما يلي :
أولاً : التعامل مع تعدد مكاتب الخدمة والمؤسسات في الحافلات :
التنسيق الدقيق والمسبق مع الجهات المعنية في منافذ الوصول في مركزي الاستقبال بالجموم وطريق جدة والمدينة المنورة .
طرح المشكلة ومناقشتها مع كافة الأطراف المعنية ومحاولة إيجاد حلول متوازنة تتناسب مع متطلبات خطط التشغيل لكل جهة وتوثيق نتائج ذلك واعتمادها لتكون موضع التنفيذ والالتزام من كافة الأطراف .
إحاطة وزارة الحج ومؤسسات الطوافة لحث بعثات الحج بالالتزام بأعداد المجموعات في الطائرات نظراً لما تمثله هذه المخالفة من تبعات يتحمل سلبياتها الحاج في المقام الأول .
ثانياً : كيفية زيادة فعالية إرشاد الحافلات من حيث زمن وصولها :
زيادة فاعلية آليات رصد بيانات الحافلات وزمن المغادرة والوجهة وتوثيقها حاسوبياً وإرسالها بالسرعة الكافية لمحطة القدوم ليمكن متابعة حركتها بدقة وكفاءة.
زيادة فاعلية إبلاغ ( غرفة المتابعة والتنسيق ) بمكة المكرمة والمدينة المنورة عن معلومات الحافلات المغادرة منافذ الوصول أولاً بأول وذلك عن طريق الآليات المقترحة لتطوير شبكة الحاسب الآلي .
النظر في زيادة الفرق الميدانية وفاعليتها وتجهيزاتها التشغيلية لمتابعة حالة الحافلات داخل الأحياء والطرقات .
تفعيل المراقبة الميدانية لحركة المرشدين وتدريبهم والتأكد من التزامهم بمتطلبات إنجاز تسديد وصول الرحلات أولاً بأول .
ثالثاً : مقترحات التعامل مع تأخر وصول عناوين مجموعات الخدمة :
الاتصال المبكر مع مؤسسات الطوافة لضرورة توفير العناوين بوقتٍ كافٍ لا يتجاوز نهاية شهر شوال وبداية شهر ذي القعدة لإعداد الخرائط الإرشادية لكل مجموعة خدمة ميدانية .
الاتصال والمتابعة مع مؤسسات الطوافة لتوفير أكبر قدر من المعلومات عن العناوين المطلوبة لتوجيه المرشدين بها مع عدم احتساب لزمن الرحلة أو محاسبة المرشدين في حالات الضياع بسبب عدم معرفة العناوين .
سيتم إنزال وتثبيت العناوين على الخرائط الإرشادية فور وصولها وتفعيل استخدامها وسيراعى الزمن المستغرق لعمل ذلك .
رابعاً : التنسيق مع الجهات ذات العلاقة :
أولاً / وزارة الحج :
سيتم عرض خطة العمل على مدراء عموم فروع الوزارة في مكة المكرمة والمدينة المنورة وجدة لمناقشة كافة الأمور التنسيقية والإشرافية والتنفيذية للخطة وما يتطلبه ذلك من تنسيق مسبق وشامل والعمل على مواءمة خطط العمل التنفيذية لما يحقق راحة الحجاج . وسيتم تزويد فروع وزارة الحج بكلمة مرور ورقم سري للدخول لصفحة المعلومات والإحصائيات عن طريق الحاسب الآلي لمتابعة حركة الحافلات في جميع مسارات العمل .
ثانياً / الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف :
التنسيق الدائم مع الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف بصفتها الجهة المشرفة على المكتب والمسؤولة عنه أمام الوزارة لتقنين الإجراءات وتعديل الخطة الميدانية بما يتوافق والمتغيرات التي تظهر من وقت لآخر .
ثالثاً / مؤسسات الطوافة ومؤسسة الأدلاء :
مناقشة برنامج العمل مع مؤسسات الطوافة بمكة المكرمة والمؤسسة الأهلية للأدلاء بالمدينة المنورة من حيث :
اعتماد خطة واضحة لترتيبات وصول الحافلات لمجموعات الخدمة في مكة المكرمة والمساكن في المدينة المنورة .
مناقشة خصوصية كل مؤسسة طوافة والمؤسسة الأهلية للأدلاء فيما يخص نقل الحجاج واعتماد آلية تتناسب وهذه الخصوصيات .
توفير عناوين وأرقام الهواتف والفاكسات لمجموعات الخدمة في مكة المكرمة وللمساكن في المدينة المنورة بوقت مبكر.
رابعاً / مكتب الوكلاء الموحد :
تعدد مكاتب الخدمة في الحافلة الواحدة سيكون على رأس الخطوات التنسيقية مع مكتب الوكلاء الموحد والمطلوب مراجعتها واتخاذ خطوات عملية لذلك تخدم أولاً مصلحة الحاج ولا تضر براحته والتنسيق للحصول على بيان المغادرة الصادر من المكتب لتسهيل رصد معلومات الحافلات المنطلقة من مطار الملك عبد العزيز بجدة كالعام الماضي 1430ه .
خامساًً / النقابة العامة للسيارات :
على نفس القدر من الأهمية فالتنسيق سيكون على مدار الساعة مع النقابة العامة للسيارات للوقوف على المستجدات وما يتطلبه الأمر من تعاون وتنسيق بين الأطراف جميعها لضمان وصول الحافلات والحجاج بأمان.
محطات العمل
|ماذا عن فرضيات الخطة التشغيلية ؟
|| بناء على تم رصده من قبل إدارة مكتب إرشاد حافلات نقل الحجاج في موسم حج 1430ه من خلال إجمالي عدد الرحلات التي تم إرشادها من منافذ الوصول في محافظة جدة ( مطار الملك عبدالعزيز, ميناء جدة الإسلامي) ومحطة الجموم للرحلات القادمة من المدينة المنورة والمتجهة إلى مكة المكرمة والمدينة المنورة( المطار ومركز الهجرة) وبناءً على أعداد الرحلات في أيام الذروة، فإن مواقع العمل والأعداد المستهدفة من المرشدين تشمل على التالي :
تقسيم مواقع العمل إلى ست محطات هي :
1- المقر الرئيسي للإدارة العامة للمكتب في مكة المكرمة.
2- طريق جدة /مكة السريع للحافلات القادمة من مطار الملك عبدالعزيز بجدة وميناء جدة الإسلامي .
3- مطار الملك عبد العزيز بجدة .
4- مركز استقبال الجموم للحافلات القادمة من المدينة المنورة والجحفة .
5- المدينة المنورة ( مطار الأمير محمد بن عبدالعزيز ) .
6- المدينة المنورة ( محطة استقبال الحجاج بالهجرة ) .
توقع قيام 620 مرشد في مركز استقبال جدة – مكة المكرمة لمرافقة أكثر من 18,500 رحلة متوقع وصولها لمكة المكرمة من مطار الملك عبدالعزيز بجدة وميناء جدة الإسلامي .
توقع قيام 650 مرشد في محطة الجموم لمرافقة أكثر من 19.500 رحلة متوقع وصولها لمكة المكرمة من المدينة المنورة والجحفة في مرحلة القدوم .
تعيين 700 مرشد في محطة المدينة المنورة لإرشاد الحافلات من المطار ومركز الهجرة إلى المساكن في مرحلة القدوم فقط .
توثيق جميع العمليات الميدانية والإجرائية وحركة الحافلات عن طريق الحاسب الآلي من خلال البرنامج والذي صمم لهذا الشأن .
توثيق جميع مراحل أعمال المكتب منذ البداية إلى نهاية العمل في جميع مواقع العمل في شريط أعلامي وملف صحفي متكاملين ويعتبران جزءً لا يتجزأ من التقرير الختامي لأعمال المكتب .
عدد الحجاج المستهدف والمتوقع خدمتهم هو ( 1,750,000 ) حاجاً .
| نود أن تحدثونا عن مستجدات الخطة التشغيلية ؟
|| يعتزم المكتب في موسم حج 1431ه العمل على تنفيذ الأعمال الإدارية والمالية تقنياً بمتابعة وإشراف قسم الحاسب الآلي وتقنية المعلومات لتسهيل سرعة إنجاز مهام أقسام المكتب :-
1- رفع تقارير يومية عن الإحصائيات وأعداد الحجاج لوزارة الحج بمكة المكرمة /
المدينة المنورة وللهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف والنقابة العامة للسيارات .
2- الاستمرار في تحقيق الجودة الشاملة لجميع أقسام وإدارات المكتب بما يتوافق مع شهادة الآيزو 9001 ISO .
3- تطوير موقع المكتب على شبكة الانترنت وإدخال البريد الالكتروني ، وأنظمة الرحلات وحركة الحافلات والمرشدين من جميع محطات العمل ونقل المعلومات الأساسية لتسهيل مهمة الإرشاد .
4- تفعيل أنظمة رسائل الجوال التلقائية (SMS) لإيصال المعلومات للمعينين من الإداريين والمرشدين.
5- تفعيل أنظمة الكاميرا الرقمية في التقاط الصور من الموظفين والمرشدين.
6- تفعيل أنظمة الإجراءات المالية والأعمال المحاسبية وتسديد العهد.
7- تطوير الخرائط الإرشادية في مكة المكرمة والمدينة المنورة وفق التعديلات الجديدة للمناطق السكانية والشوارع ، زيادة لوحة تفصيلية داخل إطار الخريطة توضح الموقع والمجاورين بدقة وتفصيل أكثر ، وزيادة سرعة البرنامج.
8- إحداث إذاعة داخلية داخل محطات العمل يتم من خلالها التلبية والدعاء عند وصول الحجاج للمحطات ، وشعورهم بالأمن والأمان بعد رحلة سفر طويلة وقربهم من دخول مكة المكرمة.
9- التركيز على الجانب العملي الميداني والجانب الإنساني والعلاقات العامة في البرنامج التدريبي للمرشدين ، كما سيتم عقد دورة تدريبية للموظفين الإداريين والعاملين في محطات العمل لإعطاء جرعات علمية وعملية في كيفية حسن التعامل مع حجاج بيت الله الحرام وغيرهم والمهام والمسؤوليات المكلفين بها على أكمل وجه .
10- تطوير أعمال الإرشاد وفق التطورات التي تمت في محطة الهجرة .
11- تثقيف جميع العاملين في المكتب وتوعيتهم بالوقاية الصحية من الأمراض وتحقيق مبدأ ( النظافة مطلب شرعي).
| نود أن تحدثونا عن برامج عمل الخطة التشغيلية ؟
البرنامج الأول / مسارات مكتب إرشاد الحافلات الناقلة للحجاج ومحطات وآليات العمل:
ستكون بمشيئة الله تعالى مسارات الإرشاد للحافلات لمرحلة القدوم فقط حسب ما جاء قرار مجلس الوزراء الموقر رقم 291 تاريخ 22/11/1425ه وفقاً لما يلي :
المسار: الحافلات القادمة لمكة المكرمة من مطار الملك عبد العزيز الدولي أو ميناء جدة الإسلامي يكون إرشادها من مركز الاستقبال بطريق جدة / مكة المكرمة . الفترة من 01/11 الى 09/12
المسار: الحافلات القادمة لمكة المكرمة عن طريق المدينة المنورة والجحفة يكون إرشادها من مركز الاستقبال بالجموم بطريق المدينة المنورة / مكة المكرمة الفترة من 01/11 الى 09/12
المسار: الحافلات القادمة للمدينة المنورة من مطار الأمير / محمد بن عبد العزيز بالمدينة المنورة يكون إرشادها من مركز إرشاد الحافلات بنفس موقع المطار الفترة من 20/10 الى 06/12
المسار : الحافلات القادمة للمدينة المنورة عن طريق الهجرة يكون إرشادهم من محطة الهجرة الفترة من 20/1 الى 13/12 ومن 27/11 الى 17/01
يختص مكتب إرشاد الحافلات الناقلة للحجاج بإرشاد الحافلات الناقلة للحجاج التابعة للنقابة العامة للسيارات فقط .
| نود ان تحدثونا عن محطات العمل ؟
الإدارة العامة للمكتب بمكة المكرمة :
تتولى الإدارة العامة للمكتب من خلال مركزها الرئيسي بمكة المكرمة الإشراف على محطات العمل من خلال قطاعات العمل التالية:
أولاً: غرفة المتابعة والتنسيق
مهام غرفة المتابعة والتنسيق :
1- توثيق وقت وصول الحافلات لمكاتب الخدمة من خلال شبكة الحاسب الآلي والتأكد من تسديد وقت وصولها في محطتي استقبال طريق جدة/مكة السريع ، وطريق مكة المدينة السريع (بالجموم) .
2- مراقبة ومتابعة حركة الحافلات الواصلة من مركزي استقبال طريق جدة / مكة والجموم وخاصة المتأخرة أو التائهة من خلال مراقبي الحركة الميدانية والمزودين بأجهزة لاسلكية وهواتف جوالة ودراجات نارية .
3- التنسيق مع مآمير العمليات ووضع آلية لاستلام الإحصائيات والبلاغات اللازمة .
4- حصر جميع محاضر “إثبات حالة” المتعلقة بعمل المرشدين ومكاتب الخدمة وعمل تقارير بها ورفعها للمدير العام للمكتب.
5- إعداد إحصائيات يومية بأعداد الحافلات والمرشدين مع عمل رسومات بيانية مقارنة بالعام الماضي .
6- حصر الحافلات الواصلة إلى مكة المكرمة دون المرور بمركز استقبال الحجاج بطريق جدة – مكة أو المدينة مكة .
7- متابعة أعداد المرشدين بالمحطات ، وتحديد احتياج كل محطة بناءً على أعداد الحافلات المتوقع وصولها .
8- استقراء النقص في أعداد المرشدين في المحطات والتنسيق المباشر مع مدير عام المكتب أو نائبه .
9- التنسيق مع قسم الحركة الميدانية لتزويدهم بالإحصائيات الضرورية لإعداد المرشدين المتواجدين بالمحطات لتكثيف عملية التجمع داخل مكة المكرمة والمدينة المنورة .
10- تنفيذ خطة متابعة الحافلات عبر نظام الهاتف الجوال .
1-1 آلية متابعة الحافلات / غرفة المتابعة والتنسيق:
من خلال مراقبين الحركة الميدانية المجهزين بما يلزم لمتابعة الحافلات المتأخرة في الوصول لمكاتب الخدمة، سيتم إتباع الآلية التالية لأداء المهمة
1-2 الزمن المستهدف للرحلة
يمثل زمن وصول الحافلات سواءً لمواقع مجموعات الخدمة في مكة المكرمة أو الوحدات السكنية في المدينة المنورة معياراً أساسياً لتقييم مستوى الأداء. وقد تم تصميم خطط العمل لتحقيق الأزمنة المستهدفة التالية أخذاً في الاعتبار ظروف الحركة المرورية وكثافة وصول الحجاج للمنافذ:
ثانياً: قسم الحركة والمتابعة الميدانية
يعتبر قسم الحركة والمتابعة الميدانية هو الشريان الأساسي في عملية التشغيل ، حيث يقوم بنقل المرشدين إلى محطات التشغيل بالإضافة إلى تجميعهم من نقاط محددة تعتبر محاور أساسية لمجموعات الخدمة الميدانية ، وكلما تسارعت عمليات النقل والتجميع كلما ساعد ذلك في فعالية التشغيل في المحطات والتأكد من تواجد عدد كاف من المرشدين .
ويتولى هذا القطاع الإشراف والمتابعة للأمور التالية:
1) حركة الحافلات الناقلة للمرشدين إلى مواقع العمل مع بداية الدوام والبرامج الزمنية المرتبطة بذلك .
2) حركة وتنقلات وتجميع المرشدين من الأحياء بعد انتهاء مهمة إيصال الحافلات .
3) الإشراف على برنامج حركة المرشدين من وإلى محطات العمل حسب خطة العمل.
4) يتولى قسم الحركة والمتابعة الميدانية التنسيق الدقيق لتزويد محطات العمل في مركزي استقبال طريق جدة/مكة السريع والجموم بالأعداد المطلوبة من المرشدين حسب خطة العمل والجداول الزمنية الخاصة بذلك. كما يتولى تأمين وإيصال مرشدي حالات الطوارئ لهذه المحطات في حال الاحتياج لذلك.
5) مراقبة ومتابعة حركة الحافلات الواصلة من مركزي استقبال جدة ومكة المكرمة والجموم وخاصةً المتأخرة أو التائهة من خلال مراقبين حركة ميدانية مجهزين بأجهزة لاسلكية وهواتف جوالة ودراجات نارية.
6) توفير حافلات متجولة في أحياء مكة المكرمة لتجميع المرشدين الذين أتموا إيصال حافلاتهم لمكاتب الخدمة وتوجيههم إلى مواقع لجمع المرشدين . سيكون هناك 6 حافلات (كوستر) مخصصة لهذا الغرض .
7) تخصيص حافلات نقل المرشدين لكل من محطتي استقبال طريق جدة/مكة المكرمة واستقبال الجموم. سيخصص 6 حافلات (كوستر) لمحطة مركز استقبال جدة و6 حافلات لمحطة الجموم .
8) معالجة المشاكل وتذليل الصعوبات التي قد تنشأ في الميدان .
9) إرشاد الحافلات إلى مجموعات الخدمة الميدانية في حالة تغيير موقع المجموعة ، مع الأخذ في الاعتبار جمع عناوين مكاتب الخدمة الميدانية في وقت مبكر لما طرأ من متغيرات يتمثل في مشروع توسعة الساحة الشمالية من المسجد الحرام (هدميات الشامية) وما يستجد من تغيير عناوين مكاتب الخدمة.
10) رصد الحافلات التي تتجاوز مراكز استقبال الحجاج دون الدخول للمركز ومعالجة أوضاعها .
11) التنسيق مع العاملين في محطات التشغيل بشأن اتجاه ومسار حافلات الحجاج .
12) توفير عدد ستة حافلات للحركة الترددية لتجميع المرشدين في المدينة المنورة وإعادتهم إلى محطة الهجرة ومطار الأمير محمد بن عبد العزيز الدولي .
التجهيزات الخاصة بقسم الحركة والمتابعة الميدانية :
1- إجمالي عدد الحافلات وقت الذروة (20) حافلة من نوع كوستر موزعة على النحو التالي :
أ : عدد أربعة حافلات لتجميع المرشدين .
ب : عدد ستة حافلات لمسار الجموم .
ج : عدد ستة حافلات لمسار الشميسي .
د : عدد ستة حافلات لمسار محطة الهجرة ومطار الأمير محمد بن عبد العزيز/ المساكن والعكس .
2- عدد ( 4 ) دراجات نارية لمراقبة سير الحافلات وإرشاد الحافلات التائهات .
3- عدد ( 3 ) سيارة صغيرة .
4- عدد ( 11 ) جهاز اتصال .
5- عدد ( 5 ) جهاز لاسلكي يدوي .
6- أرقام هواتف شركة النقل مع أرقام المسئولين عن التشغيل .
7- لوحات لمواقع تجميع المرشدين .
خط سير حافلات تجميع المرشدين :
تمر الحافلات بمعدل كل ساعة على المسارات الأربعة المحددة لنقاط تجميع المرشدين على مرحلتين ، المرحلة الأولى من بداية التشغيل حتى 25 ذي القعدة ، بينما تمثل المرحلة الثانية الفترة من 26 ذي القعدة حتى نهاية التشغيل على النحو التالي :
1- الحافلة الأولى :
أ – الفترة الأولى :
ب – الفترة الثانية : خط كدي – الرصيفة – العزيزية الجنوبية – شارع منصور .
2- الحافلة الثانية :
أ – الفترة الأولى :
ب – الفترة الثانية : القشلة – حارة الباب – طريق أم القرى – شارع منصور – جرول .
3- الحافلات الثالثة :
أ – الفترة الأولى :
ب – الفترة الثانية : القشلة – السليمانية – شعب عامر – الروضة .
4- الحافلة الرابعة :
أ – الفترة الأولى :
ب – الفترة الثانية : أم الجود – النزهة – شارع الحج .
ثالثاً : غرفة الاتصالات اللاسلكية (النداءات)
تتولى غرفة الاتصالات اللاسلكية وضع آليات العمل الخاصة بتوجيه النداءات واستقبال البلاغات ورصدها في الحاسب الآلي ومتابعة تسديد البلاغات وذلك داخل مكة المكرمة واستقبال النداءات الواردة من المدينة المنورة ، وإدخال الرقم المجاني للمكتب لتوجيه المرشدين أثناء قيامهم بعملهم الميداني وتلقي الملاحظات وكذلك استخدام أجهزة برافو للعاملين بمحطات العمل .
ومن مهام هذا القسم :
1- الإشراف على مآمير الاتصالات اللاسلكية في جميع المحطات الخاصة بالمكتب .
2- تجهيز جميع المحطات الخاصة بالمكتب بمنطقة المدينة المنورة ، وجدة ، ومكة المكرمة ( مركز توجيه الجموم والشميسي ) .
3- توجيه النداءات واستقبال البلاغات ورصدها بالحاسب الآلي .
4- المتابعة المستمرة لتسديد البلاغات داخل مكة المكرمة .
5- إضافة خط هاتف مجاني رقم ( مكة المكرمة 8001161166 ) ، ( المدينة المنورة 8001180008 ) لخدمة المرشدين لتجميعهم وتوصيلهم لمراكز التوجيه .
6- متابعة حركة الحافلات الترددية الخاصة بتنقلات المرشدين داخل مدينة مكة المكرمة ومحطتي الجموم الشميسي .
7- استقبال النداءات الواردة من المدينة المنورة .
8- استقبال التقرير الوقتي من جميع المحطات ( لكل ساعة ) .
9- استقبال التقرير اليومي من جميع المحطات ( كل 24 ساعة ) .
|ماذا عن مركز استقبال الحجاج بطريق جدة/ مكة المكرمة ؟
|| الاختصاصات:
“ يختص مركز استقبال الحجاج بطريق جدة/ مكة المكرمة في استقبال الحافلات القادمة من مطار الملك عبدالعزيز بجدة وميناء جدة الإسلامي وقيام المرشدين المتواجدين في المركز بمرافقة وإرشاد حافلات نقل الحجاج من مركز الاستقبال وإيصالها إلى مواقع مجموعات الخدمة الميدانية في مكة المكرمة في أمن وطمأنينة وخلال زمن مستهدف يتناسب مع خط السير مصطحبين معهم الخرائط الإرشادية “.
آليات العمل:
تكون آلية العمل في مركز استقبال الحجاج بطريق جدة/ مكة المكرمة على النحو التالي :
المرحلة الأولى : نقل المعلومات الخاصة بالحافلات ( من المطار والميناء إلى مركز الاستقبال) ( محطة جدة ):
1. يقوم الموظفين الميدانيين المتواجدين في خيام المطار والتابعين لمكتب إرشاد الحافلات بتجميع نسخة من بيان المغادرة والذي يعده ويصدره مكتب الوكلاء الموحد في مطار الملك عبدالعزيز بجدة من موظف النقابة العامة للسيارات المتواجد مع موظف مكتب الوكلاء الموحد بالمطار في كل خيمة والذي يشتمل على المعلومات الأساسية للحافلة لليوم والتاريخ وساعة الانطلاق وأسم الشركة الناقلة ورقم الحافلة واسم السائق واسم المؤسسة ورقم مجموعة الخدمة الميدانية وعدد الجوازات وعدد الحجاج وسيتم أخذ واستقصاء هذه المعلومات من خلال هذا البيان ، وإرسالها إلى مركز الحاسب الآلي التابع للمكتب في المطار أو الميناء ليتم تسجيلها في الحاسب الآلي مباشرة.
2. يقوم مسجلي بيانات الحاسب الآلي بإدخال وتسجيل المعلومات الخاصة بالحافلة من واقع بيانات مغادرة الحافلة الصادر من مكتب الوكلاء الموحد بجدة في المطار أو الميناء وإرسال هذه المعلومات إلكترونياً عن طريق الحاسب الآلي إلى مركز توجيه الحجاج بطريق جدة/مكة المكرمة وفي زمن لا يزيد عن نصف ساعة.
3. من خلال ذلك يمكن للعاملين في مركز استقبال الحجاج بطريق جدة/مكة المكرمة من استقراء أعداد الحافلات القادمة من المطار والميناء وإعداد البيانات الخاصة بالمغادرة وتجهيز الخريطة الإرشادية مسبقاً ليتم تسليمها عند وصول الحافلة تسهيلاً للمهمة، كما يمكن للمؤسسات والجهات ذات العلاقة معرفة أعداد وجنسيات الحجاج القادمين إلى مكة المكرمة.
4. كما يتم نقل المعلومات الخاصة بالحافلات المتجهة إلى المدينة المنورة والى محطة الجموم والتي تمر بميقات الجحفة الكترونياً من قبل العاملين بمركز الحاسب الآلي التابع للمكتب والمتواجد في المطار ليتم إعطاء استقراء لعدد الحافلات المتجهة إلى المدينة المنورة والى مركز استقبال الجموم استعداداً لسرعة إنهاء إجراءاتها.
المرحلة الثانية: وصول الحافلات إلى مركز توجيه الحجاج بطريق جدة/مكة المكرمة ومرافقة المرشدين للحافلات وتوجهها إلى مقار المجموعات الميدانية بمكة المكرمة:
بعد انتهاء نقل كافة المعلومات الضرورية عن الحافلات المغادرة من المطار والميناء والتي تكون وجهتها مكة المكرمة مباشرة، سوف تصل الحافلات تباعاً إلى مركز توجيه الحجاج بطريق جدة/مكة المكرمة، وتكون الآلية على النحو التالي:-
1- تدخل الحافلات إلى مركز التوجيه وتتجه إلى المسارات المخصصة لذلك ويقوم المنسق الميداني بتوجيه الحافلات إلى مساراتها.
2- يقوم منسق المرشدين بتوجيه المرشدين إلى الحافلات التي وصلت ويتم خدمة المسارات حسب وصولها للخطوط الأمامية لكل مسار من المسارات العشرة في المركز ويصعد المرشد إلى الحافلة ويقوم بعد الحجاج فقط دون استلامه للجوازات واخذ المعلومات الضرورية كرقم الحافلة واسم الشركة.
3- يصل المرشد إلى الشبابيك الخاصة بالمكتب ويقوم الموظفين العاملين في المكتب بالتأكد من صحة البيانات في الحاسب الآلي بناء على المعلومات التي تم نقلها الكترونياً من المطار أو الميناء عبر شبكة الحاسب الآلي الخاصة بالمكتب ويتم إضافة اسم المرشد ورقمه في الحاسب الآلي ويتم طباعة بيان المغادرة آليا ، وكذلك الخريطة المجهزة حسب العناوين لكل مجموعة خدمة ميدانية وتسليمها إلى المرشد ، ومن ثم يتوجه المرشد إلى الحافلة في مسارها وبعد ذلك يعطى الأذن بالخروج بعد التأكد من مطابقة عدد الحجاج حسب البيان المرفق.
4- تتوجه الحافلة من المركز إلى مقر/مقار مجموعات الخدمة الميدانية في مكة المكرمة ويقوم المرشد بتسليم بيان المغادرة الخاص بالمكتب لختمه من قبل مجموعة الخدمة الميدانية لإيصاله للحجاج ويعاون سائق الحافلة في تسليم الجوازات الخاصة بالحجاج وفق البيان الصادر من مكتب الوكلاء الموحد في المطار أو الميناء بجدة ويتحصل على ختم المجموعة والهدف من ذلك هو الحرص على بقاء السائق في الحافلة خاصة في أيام الذروة والمناطق والطرق الضيقة التي لا تسمح للسائق من مغادرة الحافلة ، ويعتبر هذا تعاوناً مع النقابة العامة للسيارات ولا تعتبر هذه مهمة أساسية للمرشد .
معلومات إلكترونية
|في حال عدم وصول المعلومات الكترونياً من المطار أو الميناء ماهي الإجراءات التي تنفذونها ؟
|| يتم إصدار البيان الخاص بالمكتب بعد إدخال المعلومات المثبتة في بيان مغادرة الحافلة والصادر من مكتب الوكلاء بجدة والمرفق مع الجوازات وطباعة الخريطة آليا ومن ثم تستكمل باقي الإجراءات حسب ما ورد في البنود السابقة.
معيار تقديم الخدمة في مركز الاستقبال بطريق جدة – مكة المكرمة
الفترة 20/10 – 19/11 المدة المستغرقة لانجاز حافلة واحدة في المسار الواحد 4-5 دقائق
الفترة 20/11 – 8/12المدة المستغرقة لانجاز حافلة واحدة في المسار الواحد 10 دقائق
يستثنى من ذلك الوقت الذي يتم فيه حجز الحافلات أثناء أداء الصلوات في المنطقة المركزية وصلاة الجمعة مثل أيام وأوقات الذروة .
| نود أن تحدثناعن مركز استقبال الحجاج بالجموم؟
|| الاختصاصات:
استقبال الحافلات القادمة من المدينة المنورة والمبلغ عن أعدادها عن طريق أجهزة الاتصال اللاسلكي والمحملة بالحجاج وكذلك الحافلات القادمة من المطار مروراً بالجحفة لبعض جنسيات الحجاج والمرسل معلوماتها عن طريق الحاسب الآلي بالمطار وإنهاء إجراءات الجوازات حسب جنسية الحجاج ثم مرافقة المرشد لإيصال الحافلة إلى موقع مجموعة الخدمة في مكة المكرمة حسب الزمن المستهدف.
آليات العمل:
تكون آلية العمل في مركز استقبال الجموم على النحو التالي:
الحالة الأولى:مجموعة واحدة و مؤسسة واحدة:
1-عند دخول الحافلات إلى مركز استقبال الحجاج بالجموم تتوجه الحافلات إلى المسارات المخصصة لها و التي تبلغ عشرة مسارات و طاقة كل مسار( 3 ) حافلات.
2-يقوم المكتب بإنهاء إجراءات الحافلات الأمامية المتواجدة في المسارات المخصصة حسب الخطوات التالية:
1-1 يقوم سائق الحافلة بالنزول من الحافلة و معه الجوازات الخاصة بالحجاج القادمين من المدينة .
1-2 يقوم المساند الميداني بتسليم (مرشد حافلة) لكل سائق لمرافقته و اصطحابه إلى مقر المؤسسة التي تتبع لها جوازات الحجاج بعد التأكد من جنسية أو جنسيات الحجاج .
1-3 يبقى المساند الميداني أمام المسار المخصص له لضمان عدم مغادرة الحجاج الحافلات إلا عند الضرورة .
1-4 يقوم السائق بتسليم الجوازات إلى مندوب المؤسسة التي يتبعها هؤلاء الحجاج .
1-5 يقوم مندوب المؤسسة بعمل الإجراءات الخاصة بالمؤسسة ثم يسلم الجوازات للمرشد و توقيع سند استلام خاص بذلك .
1-6 بعد ذلك يتوجه سائق الحافلة و مرشدها إلى مكاتب مكتب إرشاد الحافلات لإصدار البيان .
1-7 التأكد من المساند الميداني المتواجد عند الحافلة بعدد الحجاج عن طريق الأجهزة اللاسلكية الداخلية بالمحطة .
1-8 بعد ذلك يتجه السائق و المرشد إلى الحافلة لمغادرة المحطة .
1-9 في حال عدم تطابق عدد الحجاج مع عدد الجوازات :
1-10يتم الرجوع للمنسق الميداني الذي يتولى إرجاع الجوازات لمندوب المؤسسة ومعرفة مكان النقص وإعداد محاضر إثبات حاله بين المؤسسة والوزارة وتزويد المكتب بنسخة من المحضر
الحالة الثانية:تعدد المجموعات لمؤسسة واحدة:
يتم تطبيق الحالة الأولى حيث أن جميع المجموعات المتعددة هي تابعة لمؤسسة واحدة .
الحالة الثالثة:تعدد المجموعات لعدة مؤسسات:
3-1 يقوم سائق الحافلة بالنزول من الحافلة و معه الجوازات الخاصة بالحجاج لإكمال الإجراءات و يمنع نزول أي حاج من الحافلة إلا عند الضرورة.
3-2 يقوم المساند الميداني بالتأكد من الجنسيات المتواجدة في الحافلة.
3-3 إذا كانت أكثر من مؤسسة في الحافلة يقوم المساند الميداني بتسليم المرشد لسائق الحافلة و لاصطحابه للمؤسسة التي بها عدد جوازات أكثر.
3-4 يبقى المساند الميداني متواجداَ عند الحافلة و معه جهاز لاسلكي لإبلاغ كاتب البيانات لاحقاَ بعدد الحجاج بعد إصدار بيان المغادرة .
3-5 يقوم السائق بتسليم الجوازات إلى مندوب المؤسسة رقم(1) .
3-6 يقوم مندوب المؤسسة بمحطة الجموم بفرز الجوازات الحجاج التابعين لها وعدها أمام مرشد الحافلة و عمل سند الاستلام والتسليم (المشار إليه في بند 1-5 ).
3-7 يقوم مندوب المؤسسة بتعبئة هذا النموذج بكامل محتوياته.
3-8 يتوجه بعد ذلك مرشد الحافلة مع السائق إلى مقر المؤسسة رقم (2) معه باقي الجوازات .
3-9 يقوم مندوب المؤسسة رقم (2) بعمل نفس الإجراءات.
3-10 بعد الانتهاء من جميع المؤسسات والذهاب إلى مكاتب مكتب إرشاد الحافلات لإعداد بيانات المغادرة. يقوم كاتب البيانات بكتابة جميع المعلومات و يقوم بالاتصال عبر شبكة اللاسلكي الداخلية بالمحطة والخاصة بالمكتب مع المساند الميداني المتواجد أمام الحافلة لإعطائه العدد الكامل للحجاج .
3-11 بعد ذلك لا يسمح لأي حاج بالنزول من الحافلة و بذلك تكون جميع معلومات بيانات المغادرة جاهزة و الحافلة أيضا جاهزة و يسجل زمن المغادرة و يعطى بيان المغادرة.
3-12 في حال عدم تطابق عدد الحجاج مع عدد الجوازات يتم الرجوع للمنسق الميداني الذي يتولى إرجاع الجوازات للمؤسسة و معرفة مكان النقص و إعداد محاضر إثبات حاله بين المؤسسة والوزارة.
3-13 يتم تزويد المكتب بنسخة من المحضر لإرفاقها مع بيان المغادرة الخاص بالمكتب.
معيار تقديم الخدمة في مركز الاستقبال بالجموم :
الفترة 20/10 – 19/11 المدة المستغرقة لانجاز حافلة واحدة في المسار الواحد 6-8 دقائق
الفترة 20/11 – 8/12المدة المستغرقة لانجاز حافلة واحدة في المسار الواحد 11 دقائق
يستثنى من ذلك الوقت الذي يتم فيه حجز الحافلات أثناء أداء الصلوات في المنطقة المركزية وصلاة الجمعة مثل أيام وأوقات الذروة .
مركزالإبلاغ عن الحافلات المغادرة من مكة المكرمة والمتجهة إلى المدينة المنورة كيلو40
سيتم وضع موظفين تابعين للمكتب في الفترة من 13/12 - 5/1 مهمة هؤلاء الموظفين هو الإبلاغ عن الحافلات المتجهة من مكة المكرمة إلى المدينة المنورة في اتجاه مركز الهجرة حتى يتمكن العاملين بالمكتب في المدينة المنورة من تجهيز أعداد المرشدين اللازمين لاستقبال الحافلات وتقديم الخدمة اللازمة لها .
محطة المدينة المنورة
الاختصاصات:
“ مرافقة مرشدين مع حافلات الحجاج الواصلين لمطار الأمير محمد بن عبد العزيز ومركز الهجرة لدور السكن والمكاتب الميدانية التابعة لمؤسسة الأدلاء في المدينة المنورة وذلك خلال مرحلة القدوم فقط” .
آليات العمل:
مسار الهجرة– الوحدات السكنية والمكاتب الميدانية :
أولاً : الأعمال الإدارية
التنسيق مع مسئولي فرع وزارة الحج بالمدينة المنورة وكذا مسئولي فرع النقابة العامة للسيارات بمراكز الاستقبال والتفويج بشأن وضع الترتيبات اللازمة لتوجيه الحافلات ومرافقة المرشدين لها .
التنسيق مع مسئولي الاستقبال بالمؤسسة الأهلية للأدلاء بالمدينة المنورة في كل ما يتعلق بآليات العمل وتوجيه الحافلات بعد انتهاء الإجراءات بالحاسب الآلي وتوزيع البطاقات الآلية على الحجاج .
التعامل مع المتغيرات الجديدة في محطة الهجرة بعد استكمال صالة الاستقبال الجديدة بالمحطة والتعامل مع المسار السريع ( مستجد بالخطة ) .
إجراء المسح الميداني للوحدات السكنية المعدة لإسكان الحجاج بالتنسيق مع قطاع الإسكان والبعثات والطوارئ والعمليات وتعريف المرشدين بمواقعها للاستدلال عليها حال التفويج منها .
الحصول على جدول قدوم الحجاج إلى المدينة المنورة وقبل وصولهم بوقت كاف من قبل البعثات والمجموعات السكنية الأهلية والتي يتم على ضوئها تقدير حجم العمل وجدولة المرشدين واستعدادهم لمرافقة الحافلات عن طريق قطاع الإسكان والبعثات بمؤسسة الأدلاء إلى مساكن الحجاج على مدار الساعة .
التنسيق مع إدارة مرور المدينة المنورة في كل ما يتعلق بخطوط السير داخل المدينة المنورة والتعاون سوياً في كل ما يتحقق سهولة حركة الحافلات .
توزيع الأعداد الكافية من القياديين والمرشدين حسب ما هو موضح بالهيكل التنظيمي على الفترات الثلاث بما يتماشى مع متطلبات العمل على مدار الساعة .
التثقيف والتوعية والتدريب للقياديين والمرشدين بأهمية هذا العمل والتزامهم بالواجبات التي ستناط بكل منهم والتشديد على أن يكونوا واجهة مشرفة .
رفع التقارير النهائية ورفع النتائج و التوصيات والمقترحات لإدارة المكتب .
ثانيا : الأعمال الميدانية
تمركز المرشدين في الموقع المخصص لهم بمركز الاستقبال والتفويج بطريق الهجرة .
توزيع المرشدين على الحافلات بعد انتهاء إجراءات الاستقبال وتوزيع البطاقات الآلية .
استلام بيان الاستقبال من مكاتب الاستقبال بمحطة الهجرة .
التنسيق مع مسئولي الاستقبال في توجيه الحافلات التي انتهت إجراءاتها في الوقت المناسب .
التزام المرشدين بالزي الرسمي أثناء فترة العمل الرسمي وكذا الالتزام بالآداب العامة والظهور بمظهر حسن أمام الحجاج ولا يسمح التدخين في الحافلات بأي حال من الأحوال.
توجيه الحافلات بمرافقة المرشد إلى مواقع السكن المحددة وتوقيع مسئول العمارة على البيان الذي يعد لهذا الغرض.
تحديد نقاط تجميع لالتقاء المرشدين بعد إيصال الحجاج إلى مقر سكنهم وموزعة على النحو التالي:
منطقة ( أ ) بجوار كابينة إرشاد الحجاج التائهين بشارع الملك فهد .
منطقة (ب) بجوار كابينة إرشاد الحجاج التائهين بقربان بجوار مسجد بلال .
منطقة (ج) بجوار كابينة إرشاد الحجاج التائهين بشارع السلام .
منطقة (د) [ احتياطية ] بجوار كابينة إرشاد الحجاج التائهين بالإجابة .
تجهيز عدد 3 حافلات للمرور على المواقع لإعادة المرشدين إلى نقطة التمركز بمحطة الاستقبال بطريق الهجرة لاستمرارهم في أداء عملهم المناط بهم .
مسار المطار –الوحدات السكنية :
أولاً : الأعمال الإدارية
التنسيق مع مسئولي فرع وزارة الحج بالمدينة المنورة وكذا مسئولي فرع النقابة العامة للسيارات بمركز الاستقبال بالمطار التابع للمؤسسة الأهلية للأدلاء بالمدينة المنورة بشأن وضع الترتيبات اللازمة لإرشاد ومرافقة الحافلات .
الحصول على جدول رحلات الخطوط السعودية الدولية و الداخلية القادمة في موسم قبل الحج يوميا .
وضع المرشدين على أهبة الاستعداد لأداء مهامهم في إطار من الترتيب والتنظيم .
التنسيق مع مسئولي الاستقبال بالمؤسسة الأهلية للأدلاء بالمدينة المنورة في كل ما يتعلق بآليات العمل واستلام الحافلات بعد اكتمال الحافلة بالحجاج ومعرفة الطرق المؤدية لسكن الحجاج
إجراء المسح الميداني للعمائر المعدة لإسكان الحجاج بالتنسيق مع قطاع الإسكان والبعثات والطوارئ والعمليات وتعريف المرشدين بمواقعها للاستدلال عليها حال التفويج منها .
الحصول على جدول قدوم الحجاج إلى المدينة المنورة وقبل وصولهم بوقت كاف من قبل البعثات والمجموعات السكنية عن طريق قطاع الإسكان والبعثات بمؤسسة الأدلاء، والتي يتم على ضوئها تقدير حجم العمل وجدولة المرشدين واستعدادهم لمرافقة الحافلات إلى مساكن الحجاج على مدار الساعة .
التنسيق مع إدارة مرور المدينة المنورة في كل ما يتعلق بخطوط السير داخل المدينة المنورة والتعاون سوياً في كل ما يتحقق سهولة حركة الحافلات .
توزيع الأعداد الكافية من القياديين والمرشدين حسب ما هو موضح بالهيكل التنظيمي على الفترات الثلاث بما يتماشى مع متطلبات العمل على مدار الساعة .
التثقيف والتوعية والتدريب للقياديين والمرشدين بأهمية هذا العمل والتزامهم بالواجبات التي ستناط بكل منهم والتشديد على أن يكونوا واجهة مشرفة .
رفع التقارير النهائية ورفع النتائج و التوصيات والمقترحات .
ثانيا : الأعمال الميدانية
تمركز المرشدين في الموقع المخصص بمطار الأمير محمد بن عبد العزيز بالمدينة المنورة .
جدولة المرشدين وتحديد عودتهم لكل فترة حسب رحلات الطيران ومواعيد قدومها .
تسليم صورة من بيان مغادرة الحافلة من المطار لدور السكن لمكاتب الاستقبال التابعة للمؤسسة الأهلية للأدلاء بالمدينة المنورة.
تواجد مشرف الفترة أمام صالات الاستقبال والتنسيق مع مسئولي الاستقبال في إرشاد ومرافقة الحافلات التي انتهت إجراءاتها في الوقت المناسب .
التزام المرشدين بالزي الرسمي أثناء فترة العمل الرسمي وكذا الالتزام بالآداب العامة والظهور بمظهر حسن أمام الحجاج ولا يسمح التدخين في الحافلات بأي حال من الأحوال.
توجيه الحافلات بمرافقة المرشد إلى مواقع السكن المحددة وتوقيع مسئول الوحدة السكنية على البيان الذي يعد لهذا الغرض .
تجهيز عدد 3 حافلات للمرور على المواقع لإعادة المرشدين إلى الموقع المخصص لهم بمطار الأمير محمد بن عبد العزيز بالمدينة المنورة لاستمرارهم في أداء عملهم المناط بهم.
البرنامج الثاني/ التنظيم الإداري والمالي :
أ – التنظيم الإداري :
سيتم العمل بموجب عقد العمل الموسمي والمعتمد من مكتب استشارات قانونية والموقع بين رئيس الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف بصفته مفوضاً بالتوقيع من مجلس الهيئة التنسيقية والنقابة العامة للسيارات ومدير ونائبي المكتب بمكة المكرمة والمدينة المنورة وما يتضمنه العقد من شئون تنظيمية لمكتب إرشاد الحافلات الناقلة للحجاج ،وتنفيذ بنود الخطة التشغيلية التي يتم إقرارها لهذا الموسم ووفق الضوابط التنظيمية لمكتب إرشاد الحافلات الناقلة للحجاج والمعتمدة من قبل معالي وزير الحج.
كما سيتم العمل بموجب عقد عمل بين المرشد ومكتب إرشاد الحافلات ، ويوضح العقد حقوق المرشد وما عليه من التزامات والجزاءات المترتبة على الإخلال بالعقد وذلك وفقاً لما ورد بقرار مجلس الوزراء الموقر رقم 291 تاريخ 22/11/1425ه وكذلك العمل بموجب عقد عمل للموظفين والإداريين.
ب – التنظيم المالي :
سيتم العمل بالتنظيم المالي على النحو التالي :
1- الإشراف على تنفيذ الميزانية بعد إقرارها من خلال السجلات المحاسبية وإعداد مستندات الصرف والقيد.
2- القيام بإجراءات صرف مستحقات المرشدين والإداريين من مكافآت وحوافز ، وتنفيذ أي حسومات مالية في ضوء البيانات الواردةمن جهات الاختصاص.
3- مراقبة الصرف اليومي من خلال التحقق من سلامة الإنفاق على البنود المخصصة مع توافر الاعتماد المالي ، ثم تدقيق القيود المحاسبية والتأكد من صحة الإجراءات مالياً وقانونياً ومستندياً .
4- دراسة عروض الشركات والمؤسسات الوطنية لتأمين وتوريد احتياجات المكتب المختلفة.
5- التدقيق والمراجعة وعمل المحاضر اللازمة لدراسة العروض لاختيار أجود وأقل الأسعار والمطابقة للمواصفات الفنية والتقنية.
6- إعداد الصيغ النهائية للعقود المبرمة مع الشركات والمؤسسات الوطنية.
7- ميكنة الإجراءات المالية والأعمال المحاسبية وتسديد والعهد.
8- ميكنة الإجراءات المستودعية.
9- إعداد مشروع الحساب الختامي في نهاية الموسم مع وضع التوصيات والمقترحات اللازمة للأعوام القادمة.
البرنامج الثالث / تعيين الموظفين والمرشدين :
يتولى قسم الشئون الإدارية تعيين الموظفين والمرشدين ، ومن مهام هذا القسم : -
1- استقبال الطلبات الخاصة بالتوظيف الإداري والإرشادي ( مرشدين ) .
2- تسجيل الطلبات الخاصة بالوظائف في الحاسب الآلي .
3- تعيين موظفين لفترة ما بعد موسم الحج بطريق مكة المكرمة / المدينة المنورة (كيلو40).
4- إدخال أنظمة رسائل الجوال التلقائية (SMS) لإيصال المعلومات للمعينين من الإداريين والمرشدين .
5- إدخال أنظمة الكاميرا الرقمية في التقاط الصور من الموظفين والمرشدين .
6- تطوير الزي الرسمي للمرشدين فور تعيينهم.
7- تصنيف وأرشفة الملفات والملفات الخاصة بالمرشدين المعينين بالمحطات المختلفة بطريقة سهلة وبسيطة للرجوع إليها عند الحاجة لذلك بكل يسر وسهولة مع الأخذ في الاعتبار تاريخ التعيين والمحطات والجنسية وفترات العمل.
8- إعداد الإحصائية اليومية لعدد المتقدمين للوظائف الإرشادية والإحصائيات العامة للمرشدين المعينين في كافة المحطات .
9- طباعة العقود الخاصة بالموظفين والمرشدين .
10- إصدار بطاقات العمل بالنسبة للموظفين والمرشدين والإداريين .
11- إصدار خطابات التوجيه للعمل بكافة قطاعات ومحطات المكتب ( توجيه العمل ) وذلك للموظفين والمرشدين على حد سواء .
12- توقيع العقود الخاصة بالمرشدين والإداريين .
13- متابعة حضور وانصراف الموظفين الإداريين والمرشدين بكافة قطاعات المكتب واتخاذ اللازم حيال حالات الغياب المتكررة وذلك حسب ما يتم التوجيه به من قبل سعادة مدير عام المكتب .
14- الاشتراك مع الإدارة المالية في إعداد المسيرات الخاصة بالرواتب بصورة عامة سواء للموظفين الإداريين أو المرشدين .
15- إخلاء طرف الموظفين الإداريين والمرشدين عند انتهاء العمل بمكتب إرشاد الحافلات .
16- وضع التوصيات والمقترحات اللازمة .
17- التدقيق على المستندات والاستمارات الوظيفية بصورة دقيقة للتأكد من صحة المعلومات التي تحتويها .
18- توزيع الشهادات الخاصة بالدورة التدريبية التي أقيمت للمرشدين على المرشدين المجتازين للدورة .
البرنامج الرابع : تدريب وتأهيل المرشدين لأداء مهمة الإرشاد:
تم في العام الماضي 1430ه بالاستمرار في الخطة الإستراتيجية العامة لتدريب المرشدين وتم تدريب المرشدين في مكة المكرمة لعدد يتجاوز ( 600 ) متدرب .
سيتم هذا العام إقامة الدورة التدريبية للمرشدين في كل من مكة المكرمة والمدينة المنورة بإشراف مباشر من قبل الإدارة العامة للمكتب ممثلة في قسم التدريب والتأهيل والاستفادة من المكاتب التدريبية المتخصصة لتدريب وتأهيل المرشدين الراغبين في مهمة إرشاد الحافلات الناقلة للحجاج لموسم حج 1431ه في مكة المكرمة والمدينة المنورة ، وسيكون هنالك نوعين من الدورات وهي على النحو التالي :
1- دورة تدريبية تأهيلية ( أ ) للمرشدين المستجدين والذي لم يتدربوا العام الماضي سواءً في مكة المكرمة أو المدينة المنورة ، وستقدم لهم الدورة التدريبية مجاناً لتأهيلهم للعمل كمرشدي حافلات في المكتب.
وسيتم التركيز في محاور الدورة على الجوانب التالية :
1) الجانب التطبيقي الميداني بشكل أكبر وموسع .
2) تقديم بعض التوجيهات النظرية في كيفية التواصل الإيجابي مع الآخرين والعلاقات الإنسانية .
3) التعريف بالمكتب وأهدافه .
4) التعريف بالعملية الإرشادية .
5) المهام والواجبات قبل الرحلة وأثناء الرحلة وبعد الرحلة وكيفية تنفيذ هذه المهام بكل فاعلية واهتمام .
6) تمكين المرشد من قراءة الخريطة الإرشادية ، وتطبيق ذلك ميدانياً وفق خطة تم الاتفاق عليها .
وستكون مدة الدورة خمسة أيام بمعدل خمس ساعات يومياً ، 3 أيام تطبيق وتدريب ميداني، وسيكون وقت الدورة في الأسبوع الثاني من شهر شوال 1431ه.
2- دورة تدريبية ( ب ) تنشيطية للراغبين في العمل كمرشدين والذين سبق أن التحقوا بالدورة التدريبية لعام 1430ه، واجتازوها بنجاح وتمت الاستفادة الفعلية منهم.
وستكون مدة هذه الدورة يومين متتاليين ووقت التنفيذ في 15/10/1431ه، وسيتم التركيز في محاور الدورة على الجانب التطبيقي الميداني ، وتقديم بعض التوجيهات النظرية في كيفية التواصل الإيجابي مع الآخرين والعلاقات الإنسانية، التعريف بالمكتب وأهدافه والتعريف بالعملية الإرشادية ، والمهام والواجبات قبل الرحلة وأثناء الرحلة وبعد الرحلة وكيفية تنفيذ هذه المهام بكل فاعلية واهتمام وتمكين المرشد من قراءة الخريطة الإرشادية ، وتطبيق ذلك ميدانياً وفق خطة تم الاتفاق عليها .
ومن مهام قسم التدريب والتأهيل :
1- الإشراف والتدريب والتأهيل للمرشدين على قراءة الخرائط وكيفية استخدامها .
2- تدريب وتأهيل المرشدين .
3- تدريب وتأهيل الموظفين .
4- إدخال الشريط الإعلامي ودليل المرشد ضمن البرنامج التدريبي للمرشدين .
5- التركيز على الجانب العملي الميداني والجانب الإنساني والعلاقات العامة في البرنامج التدريبي للمرشدين .
6- تدريب الموظفين الإداريين العاملين في محطات العمل لإعطاء جرعات علمية وعملية في كيفية حسن التعامل مع حجاج بيت الله الحرام وغيرهم والمهام والمسؤوليات المكلفين بها على أكمل وجه
7- نشر الثقافة الصحية لجميع العاملين في المكتب وتوعيتهم بالوقاية الصحية من الأمراض وتحقيق مبدأ (النظافة مطلب شرعي) .
البرنامج الخامس: البحوث والدراسات والتطوير والجودة :
إيماناً من إدارة المكتب بأهمية البحوث والدراسات والتطوير والجودة في مجال إرشاد الحافلات الناقلة للحجاج وإيلاء الجانب البحثي الميداني مزيداً من الاهتمام ، فسيتم خلال هذا العام التركيز على بعض الدراسات الميدانية للوصول لنتائج إيجابية تساهم في تطوير مهام وأعمال المكتب وصولاً لإنجاح الأهداف العامة للمكتب وبما يتفق مع رسالة وقيم ورؤية المكتب . ومن أبرز مهام القسم كالتالي :
1- دراسة الوقت المعياري للخدمة في المحطات بمكة المكرمة والمدينة المنورة .
2- دراسة تدريب العاملين في المحطات بمكة المكرمة والمدينة المنورة .
3- الاستمرار في تحقيق الجودة الشاملة لجميع أقسام وإدارات المكتب بما يتوافق مع شهادة الآيزو 9001 ISO وتدريب القيادات الإدارية بالمكتب.
البرنامج السادس / تجهيزات المكتب ومواقع محطات العمل :
التنسيق مع فروع وزارة الحج في مكة المكرمة والمدينة المنورة لتزويدهم بنهايات طرفية وأرقام مرور للدخول لنظام الحاسب الآلي لمتابعة حركة الحافلات في جميع المسارات.
الاتصالات اللاسلكية ، وقد تم بفضل الله الانتهاء من تغطية كافة مسارات المكتب بشبكة اتصالات لاسلكية يمتد مداها إلى المدينة المنورة وقد تم العمل بها اعتباراً من موسم حج 1425ه .
إدخال خدمة الهاتف المجاني للمكتب لكل من مكة المكرمة والمدينة المنورة .
إدخال خدمة البرافو .
تأمين الدراجات النارية الخاصة بقسم الحركة الميدانية والمتابعة بمكة المكرمة والمدينة المنورة.
تأمين أجهزة الحاسب الآلي ، والقارئ الضوئي ، والمتطلبات الأساسية.
استئجار سيارات صغيرة للمكتب لكل من مكة المكرمة والمدينة المنورة .
استئجار الحافلات الخاصة بنقل المرشدين داخل مكة المكرمة والمدينة المنورة وإيصال المرشدين من وإلى محطات العمل .
تأمين الأثاث والمفروشات .
تأمين مستلزمات الحاسب الآلي.
تأمين ربط المحطات مع بعضها البعض بشبكة الكترونية .
تأمين زي المرشدين الموحد .
تأمين الإعاشة للمرشدين .
البرنامج السابع / الحاسب الآلي وتقنية المعلومات:
يتولى مركز الحاسب الآلي وتقنية المعلومات وضع الآليات الخاصة بتوثيق المعلومات الخاصة بالرحلات القادمة من مطار الملك عبد العزيز بجدة والميناء وكذلك القادمة من المدينة المنورة في اتجاه مكة المكرمة وكذلك رحلات الحافلات المتجهة من مركز الهجرة ومطار الأمير محمد بن عبد العزيز بالمدينة المنورة ومطار الملك عبد العزيز بجدة في اتجاه المدينة المنورة وإصدار التقارير اليومية عن معدلات الأداء وسرعة إيصال المعلومات الكترونياً، وتوثيق جميع المعلومات الخاصة بالعاملين في المكتب من إداريين وموظفين ومرشدين بمكة المكرمة والمدينة المنورة وحفظها في قاعدة البيانات الشاملة لبرنامج الحاسب الآلي الخاص بالمكتب .
يمكن تقسيم المهام إلى ثلاث فترات :
أولاً : فترة ما قبل التشغيل :
1) تجميع الملاحظات من أقسام المكتب المختلفة على آلية عمل البرنامج للعام الماضي
2) الإشراف على الشركة المنفذة للبرنامج للقيام بالتعديلات وتنفيذ البرامج الجديدة.
3) تحليل نظام المعلومات حسب احتياجات الأقسام المختلفة.
4) تطوير موقع المكتب على شبكة الانترنت.
5) التنسيق مع الجهات المختصة لربط كافة نقاط المكتب بشبكة الكترونية واسعة المدى بين المراكز المختلفة للمكتب.
6) متابعة صيانة شبكة الاتصال الإلكترونية الداخلية في كل من المراكز الرئيسية الست وهي :
المقر الرئيسي للإدارة العامة للمكتب في مكة المكرمة.
طريق جدة /مكة السريع للحافلات القادمة من مطار الملك عبدالعزيز بجدة وميناء جدة الإسلامي .
مطار الملك عبد العزيز بجدة .
مركز استقبال الجموم للحافلات القادمة من المدينة المنورة والجحفة .
المدينة المنورة ( مطار الأمير محمد بن عبدالعزيز ) .
المدينة المنورة ( محطة استقبال الحجاج بالهجرة ) .
7) حصر حاجة المكتب من كافة مستلزمات المكتب من أجهزة حاسب آلي وملحقاته.
8) عمل الصيانة الدورية لأجهزة الحاسب الآلي والتأكد من فاعليتها .
ثانياً : فترة التشغيل التجريبي :
1) تشغيل الأنظمة البرمجية المتكاملة لكامل النظام.
2) اختيار وتدريب مدخلي الحاسب الآلي العاملين بالمكتب.
3) ترتيب وضع خطوط اتصال بديلة في حالة تعطل خطوط الاتصال الرئيسية بين المواقع.
ثالثاً : فترة التشغيل الفعلي :
1) الإشراف على سير عمل مدخلي البيانات في المحطات.
2) متابعة وتحديث الصفحة الرئيسية للمكتب بالموقع على موقعها بالإنترنت.
3) توفير الدعم الفني لأنظمة الحاسب الآلي والشبكات في كل من المراكز الرئيسية بمكة المكرمة والمدينة المنورة .
4) عمل التقارير الدورية حسب الحاجة للأقسام الإدارية ليتسنى لها اتخاذ القرارات المناسبة.
5) تحديث آليات العمل بما يضمن صحة و دقة المعلومات الموجودة في قاعدة البيانات.
المشاريع الجديدة المزمع تنفيذها بإشراف قسم تقنية المعلومات:
1) نظام الشؤون المالية .
2) نظام المستودعات والعهد .
3) نظام رسائل الجوال التلقائية لتوصيل رسائل شؤون الموظفين .
4) إدخال خدمة الإنترنت والبريد الإلكتروني .
5) استخدام الكاميرا الرقمية في التقاط الصور للموظفين والمرشدين.
6) أنظمة الرحلات وحركة الحافلات والمرشدين .
المشاريع التي سيدخل عليها تطوير بإشراف قسم تقنية المعلومات :
1) نظام التوظيف الموسمي .
2) نظام الرحلات بالمدينة المنورة .
3) الصفحة الرئيسية للمكتب .
4) نظام شبكة الحاسب لتوصيل فروع المكتب بعضها ببعض .
5) متابعة ربط مقر وزارة الحج ببيانات وصول الحافلات عبر طرفية خاصة مع القيام بتحسين في تلك الشاشات .
6) تحديث الشبكة وخوادمها في مركز المطار والجموم والشميسي والمقر الرئيسي والمدينة المنورة.
7) متابعة وتحسين تدريب جميع مستخدمي أجهزة الحاسب الآلي على استخدام البرنا
البرنامج الثامن / الخرائط الإرشادية ونظم المعلومات الجغرافية :
يتولى قسم الخرائط الإرشادية ونظم المعلومات الجغرافية وضع آلية إصدار الخريطة الإرشادية من مراكز الاستقبال مكة- جدة ، الجموم ، والمدينة المنورة (المطار- مركز الهجرة). بحيث تساهم الخريطة الإرشادية والتي يحملها المرشد في عملية إرشاد وتوجيه حافلات نقل الحجاج من مراكز الاستقبال إلى مقار مجموعات الخدمة الميدانية. وتشمل الخرائط الإرشادية أسماء الطرق وأنواعها ومواقع الخدمات والعلامات المميزة وأسماء الأحياء والأماكن الهامة.
ووفق المتبع سنوياً سيتم بمشيئة الله تعالى الاتفاق مع إحدى الجهات المخصصة لإنتاج الخرائط لتصميم خرائط إرشادية يستدل المرشد من خلالها على مواقع مجموعات الخدمة الميدانية ، بعد موافاة مؤسسات الطوافة بمكة المكرمة للمكتب بمواقع مكاتب الخدمة الميدانية لموسم 1431ه وسيتم توفير العدد الكافي ووضع آلية مناسبة لذلك . وسيتم التنسيق مع الجهة المختصة في إمكانية الاستفادة من تقنية تحديد مواقع مجموعات الخدمة الميدانية في مكة المكرمة ودور السكن في المدينة المنورة وسرعة طباعة الخريطة وتفاصيل العنوان في محطات العمل لسرعة الوصول إلى مقر مجموعة الخدمة الميدانية أو دور السكن .
ومن أهداف قسم الخرائط الإرشادية :
1- توفير الخرائط الإرشادية لمواقع مجموعات الخدمة لسهولة الوصول إليها بكل من مكة المكرمة والمدينة المنورة .
2- توضيح العنوان التفصيلي لكل مجموعة خدمة ميدانية .
ومن مهام القسم :
1- استقبال عناوين وبيانات مواقع مجموعات الخدمة الميدانية من المؤسسات .
2- النزول على الطبيعة للتأكد من المواقع والعناوين الدقيقة لكل موقع .
3- تفريغ البيانات والعناوين على البرنامج المستخدم .
4- طباعة الخرائط الإرشادية .
5- توزيع الخرائط الإرشادية على المراكز ( طريق جدة - الجموم – المدينة المنورة ) .
6- تسليم الخرائط للمرشدين كل حسب وجهته .
7- رفع نقاط الإحداثيات باستخدام جهاز ( GPS ) لكل مجموعة .
8- تفريغ نموذج البيانات على برنامج GIS وطباعة الخرائط الإرشادية لها وتوزيعها .
9- تفريغ البيانات مرة أخرى في برنامج الشبكة للمكتب .
10- رسم كروكي توضيحي لكيفية الوصول إلى مجموعة الخدمة الميدانية .
11- كتابة العنوان التفصيلي لكل مجموعة .
12- كتابة رقم الهاتف أو الجوال لكل مجموعة .
13- تطوير الخرائط الإرشادية في مكة المكرمة والمدينة المنورة وفق التعديلات الجديدة للمناطق السكانية والشوارع.
14- زيادة لوحة تفصيلية داخل إطار الخريطة توضح الموقع والمجاورين بدقة وتفصيل أكثر .
15- زيادة سرعة البرنامج وطباعة الخرائط .
المراحل التشغيلية لقسم الخرائط الإرشادية :
1- مرحلة التجهيز :
أ – توفير الأيدي العاملة كفنيي خرائط ومهندسين للرفع المساحي .
ب– تأمين العدد الكافي من أجهزة الحاسب الآلي وطابعات الليزر A3 وA4 ملونة .
ج – تجهيز مستلزمات الخرائط من : ( ورق طباعة + حافظات بلاستيكية لحفظ الخرائط + ورق فلين + استاندات عرض ) .
2- مرحلة الإعداد :
أ‌- تحديث برنامج الخرائط المستخدم من قبل الجهة المنفذة للبرنامج .
ب‌- وضع حاسب آلي بكل محطة + طابعة لسرعة طباعة الخرائط أوقات الذروة وربطه بالشبكة .
ت‌- أن يكون البرنامج جاهز قبل فترة التشغيل بمدة زمنية لا تقل عن أسبوعين.
3- مرحلة التشغيل :
أ‌- يتم مخاطبة مؤسسات الطوافة من وقت مبكر للإفادة عن مواقع وعناوين مجموعات الخدمة الميدانية .
ب‌- يتم تكليف شخص من كل مؤسسة للوقوف مع مهندسي القسم للتأكد من العناوين .
ت‌- في مرحلة الذروة يتم توزيع المهندسين على المحطات لمساعدة الفنيين في سرعة توزيع الخرائط وطباعتها .
البرنامج التاسع : العلاقات العامة والإعلام والشريط التوعوي :
ضمن خطط فريق العمل بإدارة المكتب سيتم وضع خطة إعلامية لمتابعة ورصد وتوثيق الخطة التنفيذية للمكتب في كافة المسارات ، فقطاع العلاقات العامة والإعلام يمثل عنصراً هاماً من حيث توثيق الوقائع والأحداث ، كما سيتم توثيق أعمال المكتب وإنجازاته والإعداد لطباعة دليل المرشد والخرائط الإرشادية وإنتاج الشريط التوعوي .
وسيتم بمشيئة الله تعالى طباعة الشريط التوعوي ليتوافق مع المسارات المحددة لإرشاد الحافلات والتي سبق وأن تمت الموافقة عليها مسبقاً كالعام الماضي .
كما يتم التنسيق مع النقابة العامة للسيارات بضرورة تشغيل الحافلات المجهزة بالمسجلات في رحلة الدورة الكاملة والتأكد من جاهزية كافة الحافلات لتشغيل الشريط التوعوي ، تلافياً لما حصل في المواسم الماضية بسبب عدم جاهزية قلة من الحافلات . وسيتم التأكيد على جميع المرشدين بالتأكد من عمل المسجلات في الحافلات وتشغيل الشريط التوعوي الذي سيكون كالمتبع بمختلف لغات الحجاج .
ومن مهام هذا القسم :
1- الإشراف على تفعيل الخطة الإعلامية للمكتب .
2- المتابعة الإعلامية لخطة تنفيذ كافة أعمال وإنجازات المكتب وإبرازها لكافة المواطنين لتعريفهم بها .
3- إصدار عددين من نشرة المكتب “ المرشد “.
4- إصدار دليل المرشد الذي يحتوي على نبذة عن الجهات ذات العلاقة ، ومهام وواجبات المرشد ، ويتضمن عناوين وأرقام ورموز مؤسسات أرباب الطوائف ، ومسئولي المكتب.
5- تصميم وإعداد ملف صحفي شامل لمتابعة وتوثيق سير أعمال المكتب .
7- إصدار شريط كاسيت توعوي للحجيج بجميع اللغات وتوزيعه للمرشدين من أجل تفعيله في رحلة الحافلة .
8- التنسيق والمتابعة مع وسائل الإعلام المختلفة ( المرئية والمسموعة والمكتوبة ) لتغطية ومتابعة وإبراز إنجازات المكتب لنشرها عبر مختلف هذه الوسائل .
9- إنتاج فلم وثائقي يتضمن كافة أعمال مراحل المكتب عبر محطاته ومساراته وإنجازاته .
10- تنسيق جهود العلاقات العامة لإنجاز أعمال المكتب .
11- بناء جسر من التواصل الإعلامي بين المكتب والجهات ذات العلاقة لتبادل المطبوعات الإعلامية والتوعوية .
12- العمل على تطوير الخطة الإعلامية للمكتب بما يحقق أهدافه المنشودة .
13- التعاقد مع جهة متخصصة (وكالة إعلامية) ، وإصدار مطوية تعريفية عن أهداف المكتب بعد لغات لتوزيعها على الحجاج.
لجنة الطوارئ الميدانية:
هي لجنة تنسيقية ميدانية تتبع مجلس الهيئة التنسيقية والنقابة العامة للسيارات . يتم تكليف أعضاءها من قبل مجلس الهيئة التنسيقية والنقابة العامة للسيارات وتتطلع بالمهام والمسؤوليات التالية :
التنسيق مع مدير عام المكتب في أمور التشغيل دون صلاحية تنفيذية أو تغيير في أي من مفردات الخطة .
تذليل مشاكل تعدد مجموعات الخدمة في الحافلة الواحدة وخاصةً أيام الذروة .
التعامل مع حالات تعطل الحافلات لفترات طويلة .
التنسيق المستمر لمواجهة أي متغيرات ميدانية طارئة واقتراح سبل حلها .
| هل من كلمة في ختام هذا الحوار؟
|| اسأل الله العلي القدير أن يتقبل من الجميع حجهم وسعيهم وان يديم على بلادنا ملكا وحكومة وشعبا الأمن والأمان والاستقرار وان يعودوا حجاج بيت الله الحرام إلى بلدانهم وهم في اسعد حال ..