نسعى لتحقيق تطلعات خادم الحرمين الشريفين لخدمة ضيوف الرحمن

رئيس مجلس إدارة مؤسسة حجاج جنوب شرق آسيا .. كاتب:

تستعد مؤسسات الطوافة لموسم الحج القادم بالمزيد من الجهد والعرق من خلال التقييم الشامل لمواسم الحج السابقة ومعرفة ما بها من ايجابيات تعزز وسلبيات يتم تلافيها في الموسم القادم ، وقد وضعت مؤسسة حجاج جنوب شرق آسيا آليات حديثة للعمل من خلال البرامج الحاسوبية وفقاً لأهداف ورؤية ورسالة المؤسسة وخطتها التشغيلية ولتسليط المزيد من الضوء على هذه الأهداف والخطط والبرامج التنفيذية كانت (الندوة) في ضيافة المطوف الاستاذ عدنان بن محمد أمين كاتب رئيس مجلس ادارة مؤسسة حجاج جنوب شرق آسيا لإجراء هذا الحوار..
تجديد وتطوير
في بداية حوارنا معكم نود أن توضحوا لنا خطة المؤسسة التشغيلية في موسم حج هذا العام 1430ه. في الواقع إن قاعدة التجديد والتطوير التي تنتهجها المؤسسة أدت إلى أن تتبع منذ عدة سنوات أسلوباً جديداً في اعداد الخطة (أي خطتها التشغيلية) لبرامج خدماتها مستندة في ذلك بشكل اساسي إلى النماذج المعدة من قبل وزارة الحج والمبلغة للمؤسسة وهذه النماذج توفر أرضية مشتركة يتم من خلالها تقنين محتويات الخطة التشغيلية باتجاه تحديد البرامج التنفيذية لكل قطاع من حيث مضامين البرامج وأهدافها وآليات ومراحل تنفيذها والشخصيات المسؤولة عن تنفيذ البرامج.
وتتضمن الخطة التشغيلية في موسم حج هذا العام 1430ه ثلاثة محاور حيث يتناول المحور الأول:
المضامين العامة المشتملة على الهدف الرئيسي للمؤسسة والخطة التشغيلية ، والرسالة التي تتبناها المؤسسة ، ورؤية المؤسسة وتطلعاتها وأهم المستجدات المزمع تحقيقها والاستراتيجيات العامة لمهام المؤسسة ، والفرضيات المستندة إليها جهود التخطيط لخدمات حجاج هذا العام ومن ثم شرح للهيكل التنظيمي للمؤسسة ، واللجان المتخصصة والجهات الأخرى ، وخصائص ومعايير البرامج التي تنفذها مكاتب الخدمة الميدانية.
ويتطرق المحور الثاني:
إلى برامج العمل الرئيسة لخدمة الحجاج في كافة مجالات خدمات المؤسسة الشاملة: الحاسب الآلي ، الاستقبال في كل من: مطار الملك عبدالعزيز،وطريق جدة - مكة المكرمة، طريق المدينة المنورة، الإسكان في مكة المكرمة، النقل والتصعيد ، تخطيط وتوزيع المواقع بالمشاعر المقدسة ، تفويج الحجاج إلى جسر الجمرات، الشؤون العامة، التوعية والإرشاد الديني.
أما المحور الثالث: فيتضمن برنامج مراقبة أداء بعثات الحج والشركات السياحية وهناك ملاحق خاصة بالخطة التشغيلية منفصلة عنها يمكن الاستئناس بها والرجوع إليها عند الحاجة ، واسأل الله العلي القدير أن يوفق الجميع.
تنفيذ التوجيهات السامية
| إذن ما هو الهدف الرئيس للمؤسسة من جهة والهدف الرئيس للخطة التشغيلية؟
|| الهدف الرئيسى للمؤسسة يتمثل في تحقيق وترجمة وتطلعات وأهداف وتوجيهات حكومة خادم الحرمين الشريفين - أعزه الله - نحو خدمة ضيوف الرحمن بشكل يمكنهم من أداء مناسك الحج بيسر وسهولة..
أما الهدف الرئيسي للخطة التشغيلية فهو تحديد أنشطة ومهام اللجان المركزية ومكاتب الخدمة الميدانية والتي يتم بناء على تفصيلاتها الاتفاق مع المطوفين الذين بدورهم يقومون بإعداد برامجهم وتجهيزاتهم في ضوء المطلوب منهم والمتضمن في الخطة :
- تفصيلات المهام التنفيذية حيث ينفذ المطوفون وجميع جهات المؤسسة المطلوب منهم من جميع الجوانب: الكمية والنوعية والزمنية والتوزيعية المكانية.
- توفير أساس لمنطلقات مهام المراقبة والمتابعة من قبل مجلس إدارة المؤسسة لأداء جميع الجهات التنفيذية.
- مهام تقييم الأداء حيث يتم ذلك في ضوء تقييم جهود التنفيذ من خلال معايير مستقاة من الخطة التشغيلية.
- الخطة التشغيلية تمثل برنامجاً تنفيذياً لمرئيات وتوجيهات الجهات المسؤولة ممثلة في وزارة الحج حول جوانب الإعداد والتنفيذ والمتابعة.
محوران هامان
| ماذا عن الرؤية المنبثقة عن الأهداف والمترجمة في إعداد الخطط التشغيلية؟
|| في الحقيقة الرؤية تشمل محورين أولهما: التخطيط الاداري الاستراتيجي على مستوى المؤسسة للمهام المطلوب تنفيذها في كل موسم من أجل خدمة ضيوف الرحمن وذلك بتعزيز الايجابيات المتحققة في المواسم الماضية ومعالجة جوانب القصور إن وجدت.
وثانيهما: صياغة برامج تنفيذية لكل من الجهات المختصة بالمؤسسة بما يحقق الأهداف والاستراتيجيات العامة ومن ثم توجيه جهود الاشراف والمتابعة للتحقق من خطوات الاعداد والتنفيذ الميداني لتلك المهام.
مستجدات عديدة
| ما هي أهم المستجدات المزمع تحقيقها؟
|| إن من أهم المستجدات المزمع تحقيقها هي: الاستمرار في التعاقد مع شركات ومؤسسات متخصصة لتقديم الخدمات وفق أسس ومعايير صناعة الخدمات من خلال الاعتماد على جداول الكميات وقياس المؤشرات والاستمرار في تطوير أنظمة الحاسب الآلي وتقنية المعلومات وذلك باستحداث البرامج الحاسوبية كبرنامج الاشراف والمتابعة، وبرنامج اركاب النقابة العامة للسيارات، وبرنامج توزيع حجاج البعثات والشركات على عقود سكن المدينة المنورة ، وبرنامج تحديد مواعيد الوصول والمغادرة وأعداد الحجاج المغادرين ، وبرنامج توثيق تسليم جوازات الحجاج ، إنزال الكروكيات والمخططات الخاصة بمواقع مكاتب الخدمة الميدانية في موقع المؤسسة على شبكة الانترنت ، تحديث الرفوعات المساحية في مشعر عرفات بصورة تتلاءم مع مشروع تصريف مياه الأمطار الجاري تنفيذه، وتحصيل المؤسسة بنسبة (15%) من قيمة عقد الإيجار الخاصة (بالتأمين) من الملاك والمؤجرين عن طريق المؤسسة على شبكة الانترنت أو البنوك،وتوفير الماء البارد والعصيرات في السيارات الخاصة بنقل الحجاج التائهين والمرضى المتحسنين والاستمرار في عقد ورش عمل للعاملين بمكاتب الخدمة الميدانية وذلك بالتنسيق مع مركز تدريب العاملين في الحج والعمرة التابع لوزارة الحج.
الجديد في موسم الحج
| هل سيشهد موسم حج هذا العام أي مستجدات من خلال التعليمات الصادرة من مقام وزارة الحج المنظمة لشؤون الحج؟
|| بكل تأكيد سيشهد موسم حج هذا العام 1430ه العديد من المستجدات والتعليمات ومن أبرزها:
- إن قدوم الحجاج سيتم عن طريق استخدام جواز السفر الدولي ولن يتم منح التأشيرات على وثائق الحج التي كان معمولاً بها في الأعوام السابقة كما جاء ذلك في برقية معالي وزير الحج الهامة جداً رقم (694731/ب وتاريخ 5/12/1429ه) وما يقتضيه هذا الأمر من اتخاذ الترتيبات اللازمة للمحافظة على جوازات الحجاج.
- إنه يتوجب على بعثات الحج وممثلي الحجاج تقديم ضمان بنكي غير مشروط من أحد البنوك المعتمدة بالمملكة ، باسم وزارة الحج بالمملكة بواقع (50) ريالاً عن كل حاج، وذلك قبل البدء في إبرام الإتفاقيات وتوقيع عقود تأجير المباني من أجل قيام الوزارة بالصرف من هذا الضمان في معالجة أي مخالفة تقع في السكن من المستأجر وذلك ما جاء في تعميم معالي الوزير الهام جداً رقم (694944 وتاريخ 28/12/1429ه ).
- قيام مكاتب الخدمة الميدانية بتوثيق بيانات مغادرة الحجاج من مقارها ليتسنى تحديد المسؤولية عند تأخر سفر الحجاج.
- مراعاة اختيار الكوادر المناسبة المكلفة بالعمل في مراكز إرشاد الحجاج ومنحهم الصلاحيات اللازمة بصورة تسهم في تقديم أفضل الخدمات للحجاج.
استراتيجيات هادفة
| في ضوء الهدف والرسالة والرؤية ..ما هي أبرز الاستراتيجيات العامة للمؤسسة عموماً في حج هذا العام؟
|| أبرز الاستراتيجيات في موسم حج هذا العام تتمثل في: تحقيق قدر كبير من الإيمان المشترك داخل المؤسسة بالهدف الرئيس والرسالة والرؤية المحددة والموضحة في اجابة سابقة وذلك بوصفها قاعدة مشتركة لانطلاق خطوات التخطيط والتنفيذ لمهام خدمة ضيوف الرحمن ، وتفعيل التكامل والتنسيق بين الجهات التخطيطية والجهات التنفيذية داخل المؤسسة بما يكفل رسم وتنفيذ البرامج التنفيذية في اسفل الهرم في ضوء الأهداف والاستراتيجيات المرسومة في أعلى الهرم، إضافة إلى تحديث وتعديل الأهداف والاستراتيجيات ومن ثم البرامج التنفيذية بشكل يؤصل إيجابيات المواسم الماضية بوصفها مكتسبات ويقلص من جوانب القصور قدر الامكان، مع الاستفادة من مرئيات وتجارب الجهات التنفيذية الملتصقة بالخدمات المباشرة للحجاج ، وكذا تطوير آليات التنسيق مع الجهات والشخصيات الممثلة لوزارة الحج قبل وأثناء وبعد موسم الحج بما يكفل صياغة وتوجيه مجمل جهود المؤسسة لتحقيق تطلعات الدولة وحفر روح التعاون وتبادل الخبرات والتجهيزات بين مكاتب الخدمة بصورة خاصة وبين جميع جهات المؤسسة بصفة عامة بما يعكس إيجابياً على العمل بروح الفريق الواحد والتعامل الأسرع والأكثر كفاءة مع المستجدات والطوارىء بالاضافة إلى الاستناد إلى مرئيات وانطباعات ضيوف الرحمن كمعيار لتقييم الأداء ومنح جوائز التميز ذلك لأن خدمة الحاج وتمكينه من أداء مناسك حجه بيسر وسهولة هو هدف مشترك للجميع ، واعتماد الأسلوب العلمي في التخطيط وتقييم الأداء وذلك من خلال تشكيل فريق علمي لهذا الغرض.