تشكيل لجنة إشرافية عليا لمشروع أنظمة إدارة الموارد بوزارة التربية والتعليم

أبرز مهامها مراقبة الأداء

أصدر صاحب السمو الامير فيصل بن عبدالله بن محمد آل سعود وزير التربية والتعليم قراراً بتشكيل لجنة إشرافية عليا لمشروع أنظمة إدارة الموارد الإدارية والمالية برئاسة نائب وزير التربية والتعليم لشؤون البنين الدكتور خالد بن عبد الله السبتي وعضوية كل من مدير عام الشؤون الإدارية والمالية ( بنين ) صالح بن عبد العزيز الحميدي نائبا للرئيس , ومدير عام الإدارة العامة لتقنية المعلومات بوزارة المالية علي بن سليمان الحديثي عضواَ , ومستشار وزير الاتصالات وتقنية المعلومات ومدير عام برنامج التعاملات الإلكترونية ( يسر ) المهندس علي بن صالح آل صمع عضواً , و المستشار ومدير الشؤون الإدارية والمالية ( بنات ) الدكتور أسامة بن فهد الحيزان رئيسا للجنة التنفيذية والمشرف العام على المشروع , والمستشار والمشرف العام على تقنية المعلومات الدكتور جارالله بن صالح الغامدي نائباً لرئيس اللجنة التنفيذية والمشرف التقني للمشروع , ومدير التربية والتعليم لتعليم البنات بمحافظة بيشه جلوي بن محمد كركمان عضواً , إضافة إلى عضوية مدير المشروع من الوزارة , ومدير المشروع من الإستشاري , ومدير المشروع من الشركة المنفذة .
وأوضحت وزارة التربية والتعليم أن ذلك يأتي بناءا على ما تقتضيه مصلحة العمل , ولأهمية ميكنة الأعمال المالية والإدارية في الوزارة وإدارات التعليم وتكاملها , ولكون مشروع أنظمة إدارة الموارد الإدارية و المالية (ERP) للوزارة من أهم المشاريع الإستراتيجية للمرحلة القادمة .
وأفادت الوزارة أن مهام اللجنة الإشرافية العليا ستكون متمثلة في تحديد رؤية المشروع وأهدافه وأولوياته , والإشراف العام على المشروع وإقرار استراتيجيات وخطط تنفيذه , والموافقة على السياسات والإجراءات الخاصة بالمشروع , واتخاذ كافة القرارات والتوصيات اللازمة لسير عمل المشروع ,إضافة إلى الموافقة على التعديلات وأوامر التنفيذ في المشروع فيما سيكون لرئيس اللجنة الإشرافية العليا الصلاحية بتشكيل لجان وفرق العمل الفرعية للمشروع كما له الصلاحية بدعوة من يراه لحضور اجتماعات اللجنة الإشرافية العليا , ودعوة الرئيس التنفيذي للشركة أومن ينيبه ودعوة الممثل الأعلى في المملكة للشركة المصنعة للبرامج المستخدمة أو من ينوبه .
ونص قرار سموه على تشكيل لجنة تنفيذية للمشروع برئاسة الدكتور / أسامة بن فهد الحيزان المستشار ومدير عام الشؤون الإدارية والمالية ( بنات ) وعضوية كل من الدكتور جارالله بن صالح الغامدي نائباً للرئيس , والدكتور سعد بن سعود الفهيد مدير عام التخطيط والسياسات عضواً , والمهندس فيصل بن عبد الله الفهيد مدير عام تقنية المعلومات والمشرف العام على مكتب إدارة المشاريع بمؤسسة الملك عبد العزيز ورجاله للموهبة والإبداع عضواً , والأستاذ علي بن عبد العزيز النصار مدير عام شؤون الموظفين بتعليم البنات عضواً , ومحمد بن ناصر الحيدر مدير عام الإدارة المالية بتعليم البنين عضوا, ومحسن بن محمد البقمي مدير الشؤون الإدارية والمالية بتعليم الرياض ( بنات ) عضواً , إضافة إلى عضوية كل من مدير المشروع من الوزارة , ومدير المشروع من الإستشاري , ومدير المشروع من الشركة المنفذة , ومساعد مدير المشروع من الوزارة .
وبينت وزارة التربية والتعليم أن مهام اللجنة التنفيذية تتمثل في مراقبة أداء المشروع ومتابعة الأعمال بشكل مستمر , ومراجعة وإقرار مخرجات المشروع , والتنسيق مع الإدارات المستفيدة من المشروع , والتوصية بتشكيل فرق عمل المشروع والرفع بها إلى اللجنة الإشرافية العليا ، إضافة إلى الموافقة على التعديلات وأوامر التنفيذ في المشروع بما لايتجاوز ( 200,000) ريال , وإقرار التقارير الدورية والتوصيات حيال توجهات المشروع ورفعها إلى اللجنة الإشرافية العليا , ورفع تقرير شهري للجنة الإشرافية العليا عن سير عمل المشروع , هذا ولرئيس اللجنة التنفيذية الصلاحية في دعوة من يراه لحضور اجتماعات اللجنة والصلاحية في اختيار مقرراً للجنة .
وتجدر الإشارة إلى أن القرار جاء فيه تحديد للمهام المناطة بالمشرف العام على المشروع وفق مايلي . . الإشراف على أعمال اللجنة التنفيذية , والإشراف على فريق الاستشاري للمشروع والإشراف على عمل استشاري المشروع , وضمان جودة أعمال الفريق الاستشاري للمشروع وتطبيق المعايير اللازمة لتوثيق الوضع الحالي للأعمال والتصميم المستقبلي , وأعمال مراقبة الأداء , وضمان جودة تحديد الاحتياجات الخاصة بالإدارات المستفيدة وفق الأنظمة المالية والإدارية والمعايير العالمية , إضافة إلى ضمان جودة مخرجات المشروع والتكامل مع فريق تنفيذ الأنظمة , وضمان جودة اختبارات الأنظمة وتكاملها إدارياً , والتوقيع الرسمي باسم الوزارة باعتماد واستلام مخرجات مراحل تنفيذ المشروع , والرفع للجنة التنفيذية بتقرير كل أسبوعين عن أداء المشروع .
كما حدد القرار مهام المشرف التقني للمشروع والمتمثلة في . . الإشراف على فريق التنفيذ للمشروع , وضمان جودة أعمال فريق التنفيذ وتطبيق المعايير اللازمة لتنفيذ المشروع وفق أفضل الممارسات , ومراقبة أداء مقاول المشروع والتأكد من سلامة الأنظمة , وإدارة المخاطر , وضمان تطبيق أعلى درجات أمن الأنظمة والمعلومات للمشروع , والرفع للجنة التنفيذية بتقرير كل أسبوعين عن أداء المشروع .
ويرتبط مدير المشروع من الوزارة بنائب رئيس اللجنة التنفيذية والمشرف التقني للمشروع . . فيما تكون مهام مدير المشروع من الوزارة التنسيق الكامل بين أطراف المشروع المختلفة وتسهيل مهام العمل للفرق العاملة في المشروع , ومراقبة الأعمال اليومية للمشروع وضمان تنفيذ الأعمال وفق خطة العمل المعتمدة . والرفع بتقرير أسبوعي تفصيلي للمشرف العام على المشروع والمشرف التقني للمشروع عن سير عمل المشروع .
وقد أكد قرار سموه أهمية التعاون الفعال مع متطلبات هذا المشروع الإستراتيجي من قبل الإدارات المعنية بالوزارة وإدارات التربية والتعليم .