معاملة تتأخر شهراً كاملاً وهي لا تحتاج إلا إلى نصف ساعة!!

لماذا تتأخر المعاملات في بعض الإدارات الحكومية؟!

قد تقودك الحاجة احيانا الى مراجعة ادارة من الادارات الحكومية لمتابعة معاملة لك فتنتقل من مكتب الى آخر ومن قسم إلى آخر,, وتكرر المراجعة او الاتصال احايين كثيرة لانجاز معاملتك التي لا تحتاج لدى الموظف المختص سوى نصف ساعة فتظل تتابعها لأكثر من شهر دون ان تنجز!!
نوع المعاملة؟!!
قد يستلزم نوع بعض المعاملات احيانا البقاء لدى أي من الادارات الحكومية لمدة تزيد عن اسبوع او اسبوعين او شهر احيانا لانها قد تستلزم الدراسة والبحث ومشاركة آراء ادارات اخرى، ولا نعني في هذا التقرير مثل هذه النوعية من المعاملات بل نعني المعاملات الروتينية المتكررة التي لا تحتاج إلا لأن يعد الموظف عليها خطابا ويتولى نسخة ومن ثم توقيعه وتصديره الى الصادر العام.
وقد يبقى الموظف اكثر من عشرة ايام دون ان يعد المسودة الاولية للخطاب وان حدث بعد ذلك وقام باعداد تلك المسودة يبعثها بعد عشرة ايام الى قسم النسخ الذي قد تبقى لديه فترة قد تصل احيانا الى اسبوع فتعود مرة اخرى للموظف المختص فيدققها ويبعثها بعد أربعة اوخمسة ايام الى النسخ فتبقى لديهم دون تعديل ثلاثة ايام اخرى فتعود للموظف الذي يبقيها ايضا عدة ايام فيراجعها ويدققها ويؤشرها ويبعث بها الى مدير الادارة للتأشير فتبقى لديه مدة اخرى ايضا وبعد ايام ومتابعات وتوسل من قبل المراجع ترسل الى المدير العام وتبقى لديه مدة من الوقت للتوقيع بعد هذه الطريقة الماراثونية توقع المعاملة فتعاد الى الموظف المختص وقد يتأخر في بعثها للصادر وان حدث وان قام ببعثها وارسالها قد تبقى لدى الصادر يوم او يومين لانجازها!!
كل هذا والمراجع ينتظر انجاز معاملته التي لا تحتاج الى كل هذه الخطوات الطويلة والطويلة جدا فيما لو وجدت المتابعة السليمة من قبل الادارة المشرفة وتوفرت النماذج التي تساعد في انجاز العمل بالشكل المطلوب؟!
أسباب تأخر المعاملات!!
يعود تأخر بعض المعاملات ايضا لاسباب منها:
عدم اهتمام الموظف وتقديره لأهمية انجاز العمل.
قد يحدث ان يرد الموظف على المعاملة بشكل سريع الا انها قد تتأخر في النسخ وقد تنجز لدى الموظف والنسخ وتتأخر عند التوقيع وقد تتأخر في كل المراحل التي تمر بها المعاملة؟!
قد يحدث الا يتابع الموظف المعاملة بحجة ان متابعتها قد تضيف اليه اعباء اضافية.
قد يحدث ان يكون تأخر المعاملة عن قناعة من الموظف نفسه بحجة ان ما ينجز سريعا لا يمكن ان يكون هاما!!
قد يحدث ان يؤخر الموظف المعاملة لديه حتى يضطر المراجع التوسط بأطراف اخرى لانجاز معاملته!!
معاملة من خارج المدينة!!
بعض الموظفين هداهم الله يعمدون الى تكليف المراجعين طلبات اضافية لانجاز المعاملة، اضافة الى بعض المستندات والاوراق الثبوتية وكأن الموظف الذي يراجعهم قد جاء من مكتب مجاور لهم رغم علم البعض منهم للأسف ان هذا المراجع قد جاء من خارج المدينة.
فلا يحاول الموظف تقدير هذا الظرف بل يطلب من المراجع المراجعة مثنى وثلاث ورباع ويجعله يتردد كثيرا ويسافر كثيرا لانجاز معاملة لا تحتاج سوى الى مكالمة هاتفية فقط للتعقيب, فلماذا مثلا لا يقوم الموظف باستكمال خطوات المعاملة ويشير في الخطاب في حالة نقص مستند او وثيقة,, لا يمنع من اتمام ذلك بشرط ان يقوم المراجع او صاحب المعاملة في وقت لاحق باحضار ذلك المستند او ارساله خاصة اذا كانت المعاملة تمر على اكثر من ادارة حكومية؟
طلب المعلومات!
بعض الموظفين للأسف عند نقص نموذج او ورقة او اي مستند في المعاملة يلجأ الى اعداد خطاب عليها ويعيدها للجهة او الادارة الحكومية التي وردت منها بحجة استكمال النواقص رغم انه يستطيع بمكالمة هاتفية ان يتصل بالجهة ويطلب منهم الصور المطلوبة بواسطة الفاكس,, وقد يعمد البعض لذلك حتى لا يحملون انفسهم اعباء اضافية، معتقدين انهم بهذا الاسلوب سيضيفون اليهم اعباء الاتصالات والتعقيب لأجل معاملات الآخرين.
دور معهد الإدارة العامة!!
قد لا يعرف كثيرون ان معهد الادارة العامة هذا الصرح الاداري الكبير ليس على المستوى العربي فقط بل اضحى من أبرز المعاهد الدولية هو الذي قام بدراسة تسهيل اجراءات تقديم الخدمة في العديد من الادارات الحكومية ووضع النماذج التي ساعدت في سرعة الانجاز ومن ذلك ما قدمه للادارة العامة للجوازات فاضحى العمل فيها يسير بشكل علمي دقيق واصبح الجواز الذي ينجز في اسبوع لا يتجاوز انجازه يوما واحدا.
وحبذا لو قام معهد الادارة العامة بدراسة وضع بعض الادارات الحكومية وخاصة ذات العلاقة بالجمهور ومن ثم وضع الاقتراحات والتصورات بمبادرة منه وعرض ذلك على الجهات الحكومية المستفيدة.
او ان يتولى تنظيم ندوة من اجل معاملة سريعة .
قد يفهم المسؤولون في معهد الادارة العامة ان هذا قد يشكل تدخلا في عمل بعض الادارات الحكومية الا ان الامر وللمصلحة العامة ولسرعة انجاز العمل يبقى هاما وهاما جدا في ظل تكاسل بعض الجهات والادارات الحكومية من وضع ضوابط واساليب تساهم في سرعة انجاز المعاملات بالشكل المطلوب.
فقط ما نريده من المسؤولين في المعهد رفع اقتراحاتهم وتصوراتهم حيال تطوير ما يرونه من الادارات الحكومية الى رؤساء تلك الاجهزة,, ولا شك ان ذلك سيلاقي ترحيبا كبيرا، فيما لو تم.
والله والموفق.