الأخطاء الشائعة في كتابة رسائل العمل الإلكترونية

صبح البريد الإلكتروني جزءاً لا يتجزأ من عالم الأعمال، وبات لزاما على أغلب العاملين في هذا المجال أن يتعاملوا معه بصفة قد تكون يومية, غير ان قليلاً من المعتمدين على البريد الإلكتروني تكبدوا عناء الالتحاق بدورات في استخدامه على نحو صحيح.
لكن هذا ليس سلوكاً صائباً, فكما يقول خبير الاتصالات الأمريكي جيفري كيلر: من السهل جداً ان ترسل رسالة بسرعة فائقة يمكن أن تحدث ضرراً، ولكن المفروض ان يسهم البريد الالكتروني في بناء الجسور بين الناس.
ويشجع كيلر وغيره من الخبراء الناس على التدبر في الرسائل الالكترونية قبل الضغط على زر الارسال, كما يوصون بعدد من النصائح التي من شأنها تحويل الرسائل الالكترونية الى ادارة لتعزيز العلاقات الحميدة لا المشاعر السيئة بين الناس, من بين تلك النصائح ما يلي:
في الرسائل الالكترونية امتنع عن الاشارة الى شخص لا تريد أن يقرأ الرسالة في يوم من الأيام, وتذكر دائماً ان الرسالة الالكترونية يمكن ان ترسل من جديد كما هي الى مستلم آخر، لذا فينبغي توخي الحذر.
رغم ان عنصر الوصول الفوري للرسالة الالكترونية كثيرا ما يحسب من ميزاتها إلا أنه قد يضر بالمرسل في حالات معينة, وأيا كان الثمن، حاول ان تقاوم الرغبة الجامحة بارسال كلمات غاضبة وحارة الى شخص ما وانتظر الى ان تهدأ حدة انفعالك ليمكنك التفكير في الأمور بموضوعية.
استفد بقدر الإمكان من المكان المخصص لوصف موضوع الرسالة: تذكر أنه بعد قراءة اسمك، فإن هذا المكان هو أول ما تقع عليه عينا المستلم.
لذا فالأمر يستحق أن تأخذ وقتا كافيا لوصف موضوع الرسالة.
إذا كنت تعلم ان المستلم شخص مشغول جداً فلا بأس من أن تكتب عنواناً مميزا يلفت انتباهه ويدفعه لقراءة رسالتك، ولكن حذار من أن تبدو رسالتك وكأنها واحدة من تلك الرسائل التي تنهال على صناديق البريد الالكترونية وتحفل بالطرائف أو غير ذلك من المحتويات التافهة.
وإذا كان من الممكن الاكتفاء بسطر موضوع الرسالة بدلا من الرسالة ذاتها، اعتمادا على طبيعة العلاقة بين المرسل والمستلم، فلا بأس في ذلك, من أمثلة ذلك أن تكتب وصفا لموضوع الرسالة يقول: بعثت لك بالملف في رسالة منفصلة.
ينبغي توخي الحذر على نحو خاص لدى إرسال ملف مرفق بالرسالة الأصلية.
فموديم الاتصال بالانترنت الذي يستخدمه المستلم قد لا يكون قوياً بحيث يتسع لاستقبال ملف ضخم يصل حجمه الى ثلاثة ميجابايت على سبيل المثال.
الرسالة الالكترونية شأنها شأن الرسالة البريدية العادية، وينصح دائما باستخدام عبارات التحية المألوفة في المقدمة والخاتمة.
يجب تجنب اللجوء الى الأساليب الساخرة أو الفكاهية في الرسائل الالكترونية, فما يمكن ان يثير الضحك عند النطق به لا يشترط ان يحدث التأثير نفسه عند كتابته, كما أن الحس الفكاهي لدى المستلم قد لا يكون متوافقاً مع ذلك الخاص بكاتب الرسالة.
قبل كتابة رسالة الكترونية ينصح بالتأكد من أنها تمثل افضل وسيلة اتصال بالنسبة للموقف الراهن, فالحوار وجها لوجه قد يكون هو الحل الأمثل في مواقف بعينها,
كما ان العبارات الواردة في الرسائل الالكترونية قد يساء تفسيرها إذا ما اخرجت عن السياق التي وردت فيه.