مهارات إدارية

قواعد التنظيم

تجنّب تكديس الأشياء، التي تقوم بترتيبها بغرض الاستعمال أو التخزين، على شكل أكوام حيث تتوارى بعض هذه الأشياء في الأكوام، استعمل الملفات المعلقة في أدراج ملفاتك، وضع الملفات المهمة مرتبة رأسيًا على مكتبك، وطبّق نفس المبدأ عند فرز الخطابات، واستخدم الأرفف والشبكات المعلّقة على الحائط، وربما خلف باب خزانة الملابس، لوضع بعض الأشياء.
2 - مواقع العمل
جرّب أن تقوم بإنشاء موقع رئيسي لكل مهمة، حتى أصغرها، مثل إرسال خطاباتك بالبريد، تجهيز الإفطار، تسديد الفواتير، أو القيام بأعمال غسيل الملابس.
ومن المهم أن يتناسب تصميم موقع العمل مع طبيعة المهمة المطلوبة، واحرص على أن تكون الأدوات الضرورية في متناول اليد، وليكن هدفك هو إنشاء مواقع عمل سهلة الاستخدام، ومُجهزة جيدًا، وجذابة ومنظمة.
3 - كن مُبدعًا
تجوّل داخل مكتبك أو منزلك، هل لاحظت وجود بعض الأشياء عديمة الفائدة أو زائدة عن الحاجة وغالبًا ما تكون قد بدأت تتعرّض للتلف، فكر في أسلوب جديد للانتفاع بها، فمثًلا، يمكنك استخدام سلة المهملات المصنوعة من القش كحوض لزراعة الأزهار، وألبوم الصور القديم كملف لحفظ الروشتات الطبية أو لحفظ مجموعات طوابع البريد ، حتى المفكرة القديمة يمكنك استخدامها لتدوين ملاحظاتك أثناء سفرك. المهم هو أن تستفيد من قدراتك الشخصية على التفكير والتخيّل.
4 - أخيرًا تخلّصت منها
لكل شيء تاريخ تنتهي عنده الصلاحية؛ ينبغي عليك أن تكون مُلمًا بتواريخ مشترياتك، احرص على إعداد توقيت منظم للتخلّص من الأشياء التي انتهت مدة صلاحيتها كالأدوية، والمواد الغذائية، والنشرات السياحية، والتقاويم، والكتيبات الخاصة بالمطاعم أو بالمحلات التجارية أو بأصناف محددة التاريخ، أو الصحف والمجلات.
5 - مبدأ المجموعات
احتفظ بالمجموعات في مكان واحد مثل مجموعة الملابس، وأطقم الشاي، وأدوات اللعب، والمفارش والملاءات.
لا تنس أن تضع مع كل مجموعة ما يناسبها من أجزاء مكملة لها لكي تحصل على فائدة أكبر، أو على الأقل تكون هذه الأجزاء المكملة في مكان قريب.
6 - اطلب المعونة
قد لا تتمكن من القيام بكل العمل بنفسك، اطلب المعونة من صديق، مقابل أن تعاونه في عمل في يوم ما، أو استأجر من يعاونك، مثل طالب في إجازة، أو فني متخصص، وذلك حسب طبيعة العمل وفي حدود ميزانيتك.
7 - إنهم يعرفون الأفضل
إذا لم يمكنك أن تتخيّل كيف تقوم بتنظيم شيء ما بطريقة صحيحة، لن يعيبك أن تبحث عن النموذج الجيد لهذا الغرض، كأن تقوم بجولة في متجرٍ، لاحظ أسلوب التنظيم المتخصص في المحلات وغيرها، سوف يمدك ذلك بأفكار جديدة، تنعكس على أسلوبك الشخصي في التنظيم.