السكرتيرة باقية... «رغم أنف» التكنولوجيا

تسخر نهى صالح، السكرتيرة التنفيذية في مؤسسة كبيرة في بيروت، من زميلاتها اللواتي لم يطوّرن أنفسهن وأدركن زمن التكنولوجيا والالكترونيات بكل ما أتى به من أجهزة وبرامج، وارتضين بالانتهاء حيث بدأن «مجرد موظفات هاتف» على حد وصفها.
ولا تخفي نهى خشيتها من أن يأتي يوم تفقد فيه زميلاتها عملهن هذا، إذا ما أرادت المؤسسات الاعتماد في شكل كلي على المجيب الآلي. ومصدر خشيتها هذا، ليس فقط حباً بزميلاتها إنما فيه شيء من المباهاة والاعتداد بالنفس بأنها أدركت زمن التكنولوجيا الذي لم تبق مؤسسة خارجه منذ أكثر من 10 سنوات. فعملت على نفسها وولجت هذا العالم بمعظم ما جاء به ليلامس عملها او حتى يشكل له «تهديداً» بدءاً من جهاز الكومبيوتر وبرامجه مروراً بالانترنت والرسائل الالكترونية وتنظيم الملفات والانترانت (الشبكة الداخلية) وكذلك المجيب الآلي على السنترال الذي - في رأيها – سيأتي يوم يُحوَّل فيه المتصل الكترونياً إلى الشخص الذي يريد محادثته من دون أن يطلب منه ضغط أرقام التحويلة الداخلية بل بمجرد ذكر اسمه!
وترى نهى أن على السكرتيرة أن تكون متابعة «لأن التكنولوجيا إذا لم ألحقها لن تبقي دوراُ لي ولا لسواي... بدأنا قبل 20 سنة نطبع على الدكتيلو التي تكسر الأصابع، أما اليوم فنُقوْلب النص كيفا نشاء على الكومبيوتر، وأنظر أين أصبحنا اليوم...».
لا خوف
لا تخاف نهى من أن يأتي زمن الالكترونيات على وظيفة السكرتيرة كمهنة، بل على من بقي من سكرتيرات العقود الماضية خارج هذا العالم وتقول: «صحيح أن التطور حصل بسرعة، وصحيح أن المدير أصبح قادراً من خلال جواله وحيثما كان، على الإطلاع على كل ما يجري في الشركة، لكن ذلك لن يلغي دور السكرتيرة، فهي لا تزال قائمة بالأعمال، وبخاصة الأعمال الروتينية التي لا يستطيع المدير أن يضيّع وقته في متابعتها يومياً».
وتتحدث نهى بإسهاب عن مهنة السكريتاريا وتطورها موضحة أنها تطوّرت كثيراً بتطور العالم، وأصبح هناك ثلاثة أنواع من السكريتاريا:
النوع الأول، هو السكرتيرة التقليدية، أي التي تجيب على الهاتف وتنظم المواعيد أو تطبع بعض الأوراق وتنظم بعض الملفات.
النوع الثاني، هو السكرتيرة التنفيذية أي التي تتلقى الأوامر من المدير وتتولى تنفيذها وتتابع كل الأمور اليومية والروتينية بدءاً من تنظيم مواعيد المدير واجتماعاته مروراً بالأمور الادارية وصولاً إلى شؤون الموظفين خصوصاً في المؤسسات التي ليس لديها دائرة مخصصة لهم.
النوع الثالث، وهو السكرتيرة المساعدة، وهي بكلمة واحدة تحل محل المدير في معظم الأمور أو تأخذ دوره في غيابه.
أمور تافهة
وتتفق كارمن نخلة وهي سكرتيرة لدى مدير كثير الأسفار، مع زميلتها نهى على ضرورة وجود السكرتيرة و ضرورة متابعتها التطور التكنولوجي.
وتجيب سائلها عمَّا بقي لها من دور في زمن أصبح فيه المدير قادراً بسهولة ومن خلال جواله، على متابعة كل أمور شركته وتنظيم مواعيده وبعث رسائل بالقول: «أكيد يستيطع القيام بكل هذه الأمور بنفسه، لكنه لا يستغني عن وجود سكرتيرة تدير شؤون المكتب في غيابه خصوصاً إذا كان كثير الأسفار كمديري... وإذا كان قادراً على تلقي اتصالاته حيثما كان، فإن الاتصالات التي ترد إلى المكتب تحتاج إلى من يرد عليها وكذلك هو في حاجة حتى إلى من يذكره بمواعيده لأنه دائم الانشغال واهتمامه منصب على عمله، وكذلك هناك حاجة إلى من ينظم ملفاته ويتولى شؤون المكتب لئلا يشغل باله بأمور المكتب التافهة».
وترى كارمن أن التكنولوجيا ساعدت السكرتيرة في عملها كما ساعدت المدير. العمل لم يزل نفسه انما اختلفت طريقة التعامل. في السابق كنا نستخدم الدكتيلو لطبع الرسائل أما الآن فنستخدم الكومبيوتر، وفي كلا الحالين هناك حاجة إلى من يطبع نص الرسالة. في السابق كانت تبعث الرسائل بالبريد، أما الآن فتبعث بالبريد الالكتروني، وفي كلا الحالين ثمة حاجة إلى من يبعثها. في السابق كانت توضب الأوراق في ملفات، والآن ما زالت توضب الكترونياً وورقياً خصوصاً إذا قرر المدير طباعة رسالة ألكترونية تتضمن معلومات مهمة. وأضيف إلى ذلك أن الملفات القديمة كلها استغرق نسخها الكترونياً وقتاً وعملاً يديوياً قبل أن تصبح في متناول المدير حيثما كان. أما موضوع حجوزات السفر والفنادق فهو شأن لا يستهان به اذ يتطلب متابعة دقيقة تتطلب وقتاً أيضاً.
وتقول كارمن بعد سرد هذه الأمور: «لأجل هذه العوامل لا بد من وجود سكرتيرة. فال «بلاك بري» وال «بي دي آي» لا تحلها وحدها ولا تتابعها إنما فقط توفر للمدير معلومات يبني عليها قرارات وأنا أكون أول من يتبلغها ويبلغها ويتابع تنفيذها مع المعنيين، وبالتالي السكرتيرة باقية رغم أنف التكنولوجيا».
ضروريات ولكن!
وإذا كان هذا رأي السكرتيرات، فما هي نظرة المدير؟ يجب عن هذا السؤول نمر يزبك وهو صاحب شركة ومديرها بكلام يتماهى في بعضه مع رأي السكرتيرات لناحية ضرورة وجودهن ويختلف في أمور أخرى.
ويقول: «من المستحيل أن يعمل مدير من دون مساعد أو مساعدة في عالمنا العربي لأسباب عدة منها أن المدير لا يقوم – لعدم رغبة أو انشغالاً أو عدم معرفة – بكل الأمور منها مثلاً طباعة الرسائل، ومحاضر الاجتماعات، وصوغ المذكرات الإدارية وتعميمها، ومتابعة الشؤون المكتبية والوظيفية، وتنفيذ حجوزات الفنادق والسفر. التكنولوجيا جاءت لتساعد في تنفيذ هذه الأمور. ساعدت الطرفين، المدير والسكرتيرة. فالمدير أصبح سهلاً عليه الحصول على المعلومات في لحظة ورودها وكذلك أصبحت اتصالاته أسرع وأسهل كما غدا في امكانه انجاز أعماله حيثما كان وبالتالي وفّرت عليه التكنولوجيا وقتاً كبيراً يمكنه الإفادة منه بأمور أخرى كتطوير العمل وتوسعة المشاريع وما الى ذلك. أما السكرتيرة فتكمن افادتها في أنها شريكة في كل هذا الموضوع».
وفي موضوع الملفات والمعلومات يرى يزبك اختلافاً في طريقة التعاطي مع هذا الأمر، معتبراً أن التعميم في هذا الإطار غير ممكن وتتوقف كل حالة على نوع المعلومات والمدير والمؤسسة.
أسرار وحسابات
في السابق كان المدير، في كل أمر أو مراسلة سرية أو غير سرية، يلجأ الى سكرتيرته مضطراً إلى كشف ما يريد اخفاءه أمامها، أما الآن فأصبح المجال أمامه أوسع وأصبح في امكانه، ومن خلال جهازه أكان «لاب توب» أو «بلاك بيري» أو «بي دي آي» أو حتى جوالاً، أن يبعث برسائل تتضمن معلومات يعتبرها سرية إلى من يشاء. وبالتالي أصبح لديه، وفي سرية، حرية أكبر في التحرك.
ويقدم يزبك سبباً آخر يحتم وجود السكرتيرة هو اهتمامها بالأمور العادية واللوجستية، مقدماً للأمر حسبة مالية صرفة لا تتفق عنها إلا عقول اقتصادية، ويقول: «لنفترض أن مديراً يريد أن يسافر إلى بلد معين، فعليه أن يتصل بشركة طيران ليحجز رحلة، ثم عليه أن يتصل بفندق في البلد الذي سيسافر إليه ليحجز غرفة، ثم عليه أن يتصل بسائق سيارة أجرة ليأتي ويقله في الموعد المحدد، هذه الاتصالات تستغرق ساعتين. ولنفترض أن ساعته ب 300 دولار، فتكون الشركة تكلفت 600 دولار على انجاز أمر يمكن السكرتيرة التي تتقاضي هذا المبلغ (600 دولار) راتباً شهرياً أن تنجزه بثلاث ساعات أي بنحو 10 دولارات على افتراض أن ساعتها ب 3 دولارات، فأيهما أوفر؟ علماً أن الشركة وظّفت المدير بهذا الراتب ليقدم أفكاراً ثمينة تزيد أرباحها وتوسع انتشارها لا أن تضيع في كل سفرة نحو 600 دولار على أمر كهذا».
رؤى وقواسم مشتركة
وبين هذا وذاك، يقدّم زاهر سرور، وهو مدير فني في مؤسسة كبيرة اعتمدت الكتنولوجيا سبيلاً، رؤية تقنية مختلفة، لكن القاسم المشترك بينها وبين الرؤى الأخرى هو أن وجود السكرتيرة لم يزل ضرورياً.
ويقول: «اختلف نمط عمل المدير والسكريتاريا لكنه لا يزال موجوداً. فوجود السكرتيرة، في زمن التكنولوجيا، لم يعد محصوراً بمكتب على مدخل مكتب المدير وكذلك ليس مهماً أن يسمى من يقوم بعملها سكرتير اذ قد يقوم أي موظف بالعمل أو يتناوب مجموعة موظفين على تنفيذ العمل ولا يشعر المدير بأي تغيير خصوصاً أنه هو بدوره لم يعد مضطراً إلى الحضور يومياً إلى مكتبه بعدما انتقل المكتب بكل تفاصيله وملفاته وصوره وحتى اجتماعاته إلى جهاز صغير يحمله بيده».
وما أدراك ما ال «آوت لوك»
ويشرح سرور ذلك بإسهاب قائلاً: «يعتمد المدير في شكل أساسي في عمله ومواعيده على أجندته الألكترونية التي تعرف ب «آوت لوك» (OUTLOOK) وهذا البرنامج يعتبر راهناً مسيِّر حياة الموظف في شكل عام والمدير في شكل خاص. السكرتيرة تدخل إلى ال «آوت لوك» الخاصة بالمدير، فتستقبل رسائله وترد عليها وتنظر في مواعيده وتحدد له مواعيد أخرى تترك له ملاحظات في ال «آوت لوك» بما أنجزت وهو (المدير) ليس عليه إلا أن ينظر في أجندته ويعرف ما المطلوب منه. وبما أن المدير متحرك جداً وجهاز الكومبيوتر ثابت جداً أيضاً، أصبح المدير يستخدم جهازاً يسمى «بي دي آي» أي personal digital assistant، وهذا الجهاز يضم أجندته الألكترونية وملفاته. وكان الهاتف الخلوي أيضاً جهازاً مستقلاً، ومع الوقت أصبح الجهازان جهازاً واحداً ويعرف ب «سمارت فونز» Smart phones أي أصبح في يد المدير جهاز بحجم راحة كف اليد هو عبارة عن تلفون وأجندة ألكترونية ولائحة مواعيد والمعارف وأشياء كثيرة.
لكن من يتولى تدبير كل هذه الأمور؟ السكرتيرة هي التي تحدد المواعيد وتقرأ الكثير من الرسائل الالكترونية وتجيب عنها، وتترك له ما يجب أن يتولى هو شخصياً الرد عليه مع ملاحظة «مهمة» مثلاً. وهذا التطور مكّن المدير من أن يغيب عن مقرّ عمله ساعة يشاء، كما مكّن السكرتيرة من أن تتابع هذه الأمور من أي مكان تشاء أيضاً ولم تعد مضطّرة إلى التسمّر أمام بابه.
بعيد وقريب
والمتغير بفضل التكنولوجيا أيضاً، أن المدير والسكرتيرة قد لا يريان بعضهما بعضاً أياماً، لأن التواصل بينهما قائم من خلال الأجهزة التي تمكنهما من انجاز كل الأمور واجراء محادثات وتلقي التوجيهات وتنفيذها عن بعد، وبخاصة حين يكون موظفو الشركة مقسمين إلى مجموعات اذ يتمكن المدير نفسه او سكرتيرته من توجيه مذكرة بلحظة إلى مجموعة معينة من الموظفين كما يمكنهم جميعاً أن يعقدوا اجتماعاً من خلال أجهزة الاتصال هذه بينما يكون واحد منهم في بيته والثاني في سيارته في زحمة السير والثالث في مكتبه والرابع في مدينة او بلد آخر وهكذا... لكن تنسيق هذه الأمور واعداد محضر بالاجتماع والمقررات يتولاه شخص واحد هو السكرتيرة.
وماذا عن ملفات المدير والمؤسسة، اين أصبحت؟ هل هي في جهاز المدير أم في جهاز السكرتيرة أم مشتتة بين الجهازين؟ يجيب سرور عن السؤال بالتأكيد أنها موجودة في مكان واحد في المؤسسة. ويقول: «كل المؤسسات اعتمدت نظام «دي أم أس» أي document management system أو «نظام ادارة الملفات». هذا البرنامج وفّر للمؤسسات، بعدما أدخلت الملفات القديمة، أرشيفاً ألكترونياً هائلاً موجوداً داخلها، وهو متوافر عبر ما يعرف intٍranet (الربط الداخلي للمؤسسة) لكل الموظفين وليس للمدير فحسب. ولاحقاً ربط ال «انترانت» بال «انترنت» مع ضوابط أمنية تسمح لمن هم مسجلون ومسموح لهم بالدخول عبر اسم مستخدم وكلمة مرور، بالدخول إليه من أي مكان وجد فيه. وبالتالي فإن المدير قادر من خلال جهاز ال «بي دي آي» أو ال «لاب توب» أن يدخل الى الملفات، وهو أيضاً قادر على حفظ ما يرده على جهازه فيها، أما إذا لم يكن لديه متسع من الوقت تتولى السكرتيرة هذا الأمر».
وعمّ يخبئه المستقبل، وهل تبقى هناك ضرورة للسكرتيرة؟ يجيب سرور: «في شكل عام قد لا تعود هنا وظيفة سكرتيرة. قد يصبح هناك شركة سكريتاريا كما هو حاصل في بعض الدول الأوروبية. ثمة في بلدان أوروبية الآن مؤسسات تتولى أمور السكريتاريا لشركات صغيرة يزوّد أصحابها تلك المؤسسات بأرقام هواتفها وأكسس (سماح خدول) إلى أجندة مديريها الألكترونية ويتولى موظفون فيها تلقي الاتصالات والرد عليها وتنظيم اجتماعات ومواعيد لمديريها وكل هذه الأمور. هذا جزء من التكنولوجيا الذكية التي تنتشر في العالم. أما ما يخبئه المستقبل، فلا أحد يعرف لكن لا شك في أنه سيأتي بأمور مثيرة في مجال التكنولوجيا والاتصالات لكن ألا يتطلب استخدامها وجود مدير وسكرتيرة؟».