فوجئ المبتعثون والمبتعثات من جامعة حائل (طلاب وطالبات الماجستير والدكتوراه)، إلى جامعات بريطانيا ببريد إلكتروني يصلهم عن طريق الجامعة ينص على أن عليهم إرسال سجل أكاديمي أو تقرير مشرف إذا كان طالب دكتوراه. وأثار هذا الأمر حفيظة الطلاب والطالبات المبتعثين واتهموا الجامعة بتجاوز دور الملحقية الثقافية في لندن بعدما هددت طلابها إذا لم يحضروا أو يرسلوا تقريراً عن حالتهم الدراسية باتخاذ عقاب بحقهم.
وذكرى بعض المبتعثين أن بعض مشرفيهم رفضوا تسليمهم التقرير وأن التقرير يرسل عن حالة الطالب الدراسية سرياً للملحقية في نهاية كل عام.
وورد في خطاب جامعة حائل أن الجامعات على أعتاب الصيف والجامعات قد رصدت درجات طلاب، مما يعني عدم مراعاة فارق التوقيت بين المملكة ودول الابتعاث، حيث إن درجات الماجستير في بريطانيا لن تعتمد لطلابها إلا بعد أكتوبر، كما أن المراسلات كانت عن طريق الإيميلات الشخصية غير الرسمية للمبتعثين.
وأكد الطلاب والطالبات على أن أسلوب الخطاب كان أسلوباً لا يليق بهم كأصحاب درجات عليا. من جهته قال وكيل الدراسات العليا والبحث العلمي بجامعة حائل الدكتور عبدالله الدوسري ل"سبق": "جامعة حائل استحدثت "وحدة شؤون المبتعثين" في وكالة الدراسات العليا والبحث العلمي , وذلك للتواصل المباشر مع أكثر من 500 مبتعث من الجامعة داخل وخارج المملكة". وأضاف: "لقد رأت الوكالة أهمية استحداث قاعدة بيانات لمبتعثي الجامعة, وذلك للتواصل معهم وتذليل الصعاب التي قد تواجههم أثناء دراستهم , ولتزويد كليات المبتعثين بآخر أداء للمبتعث, وطلبت من جميع المبتعثين التعامل مع " وحدة شؤون المبتعثين" باعتبارها خطاً ساخناً للتواصل مع الوكالة".
وأردف: "الوحدة تكمل دور الملحقيات الثقافية في كافة دول العالم ولا تتعارض مع عملها، ووكالة الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي بالجامعة تبذل قصارى جهدها لخدمة هؤلاء المبتعثين والمبتعثات و تحاول تذليل كل الصعوبات التي قد تعترض طريقهم أثناء فترة ابتعاثهم".
وتابع: "جاءت فكرة إنشاء هذه الوحدة بعد ملاحظة النقص الشديد في التواصل مع المبتعثين والمبتعثات وعدم وجود المعلومة المهمة عند الحاجة لها في حال طلب المساعدة منا سواء كان ذلك طلب تمديد أو تغييراً للبرنامج أو إنهاء البعثة و ما إلى ذلك".
وقال "الدوسري": "توفر المعلومة عن كل مبتعث ومبتعثة لدى وكالة الدراسات العليا والبحث العلمي هو هدف الوحدة، ومن أهم هذه المعلومات الاطلاع على المواد التي درسها وهل هنالك تعثر في بعضها، وكذلك مقدار الإنجاز في بحث رسالة الماجستير أو الدكتوراه وما قد يعترض من صعوبات، وهذه معلومات متاحة و من حق طالب الدراسات العليا معرفتها وتزويد الجامعة بها، ومن حق القسم الذي ابتعثه الاطلاع عليها حتى لا يباغت بعد عدة سنوات أن المبتعث لم يستطع الحصول على الشهادة وعاد كما ذهب".
وأضاف: "هذه الوحدة تمكن المبتعث و المبتعثة من التحدث مباشرة مع الجامعة وبطريقة مقننة في حال وجود حاجة للمساعدة أو الاستفسار عن طلباتهم التي قد تم إرسالها عن طريق الملحقيات".
وأردف: "أكثر من 45% من المبتعثين قاموا بتزويد الوحدة بكافة البيانات المطلوبة خلال أقل من أسبوع , فيما لازالت الوحدة تنتظر بقية المبتعثين لإكمال المطلوب منهم".
