فيما تقترب الدورة ال33 لانتخابات رؤساء الأندية الطلابية في بريطانيا من الحسم، حددت الملحقية الثقافية في لندن انتهاء عمل الدورة السابقة في 30/ 11/ 2013، فيما طالبت رؤساء الأندية بالتعاون مع زملائهم في الهيئة الإدارية لإتمام انتخابات الدورة الحالية. وطالب مدير إدارة الشؤون الثقافية بالملحقية الدكتور أحمد بن سيف الدين تركستاني، رؤساء الأندية في تعميم سابق توجيه الدعوة إلى جميع الأعضاء العاملين المسجلين في سجلات العضوية لحضور اجتماع الجمعية العمومية العادية، لانتخاب رئيس وأعضاء الهيئة الإدارية قبل الموعد المحدد، على أن يعلن رئيس الهيئة الإدارية بدء عملية الانتخابات بدعوة الحضور لاختيار لجنة موقتة من أعضاء الجمعية العمومية تضم إحدى المبتعثات ممن لا ينوين الترشح لرئاسة أو عضوية الهيئة الإدارية، وذلك لإدارة العملية الانتخابية. وأشار التعميم إلى أنه لا يحق لأي عضو من الهيئة الإدارية المنتهية مدتها الاشتراك في اللجنة الموقتة التي تنتخب من قبل مجلس الجمعية العمومية لإدارة الانتخابات، فيما أوصى بأن تتولى إحدى المبتعثات "عضو اللجنة الموقتة" الإشراف على أعمال الترشيح والتصويت بالنسبة للمبتعثات والزوجات لاختيار نائبة رئيس النادي لشؤون الطالبات. وأوضحت الملحقية أن أعمال الترشيح والتصويت سوف تقتصر على حاملي العضوية العاملة، على أن تكون مدة الهيئة الإدارية للنادي سنة واحدة، ويتم انتخاب كل عضو من أعضاء الهيئة الإدارية للنادي عن طريق الاقتراع السري على مرحلتين: وفيما يختص بالمرحلة الأولى، والمتمثلة في الترشيح، اشترطت الملحقية أن يتقدم من له حق الترشح من أعضاء النادي بطلب خطي إلى اللجنة الموقتة للانتخابات يعبر فيه عن رغبته في الترشح لرئاسة أو عضوية الهيئة الإدارية للنادي، فإن لم يتقدم أحد فيطلب من الأعضاء تسمية مرشحين لتلك المناصب، فيما تقوم اللجنة بإعلان أسماء المرشحين – بعد موافقتهم - وطلب التصويت عليهم، ولا يجوز لأي من أعضاء الهيئة الإدارية للنادي السابق الترشح لأي من مناصب الهيئة الإدارية لأكثر من دورتين "سنتين"، كما يمكن فتح باب الترشيح بإحدى طريقتين، الأولى الترشيح بالقائمة، وتعني التصويت على قائمة أو أكثر تضم أسماء وأعضاء هيئة إدارية متفقين فيما بينهم على الترشيح لإدارة شؤون النادي، والثانية الترشيح الفردي عبر تقدم كل فرد على حده للترشح لأي منصب من مناصب الهيئة الإدارية بصفة فردية. وستتضمن المرحلة الثانية عملية الانتخابات، بحيث تدعو اللجنة الموقتة الأعضاء المجتمعين إلى التصويت السري، إما على القوائم، أو على الأفراد حسب الطريقة التي اختارها أعضاء الجمعية العمومية، ويقوم كل من أعضاء النادي بكتابة اسم المرشح (أفراداً أو قوائم) على بطاقة الانتخابات، ويقدمها إلى اللجنة الموقتة، وبعد انتهاء المدة المحددة للتصويت، تقوم اللجنة بفرز الأصوات، وإعلان عدد الأصوات التي حصلت عليها كل قائمة "في حال اختيار طريقة القوائم"، بحيث يعلن انتخاب القائمة الحائزة على أكبر عدد من الأصوات. وذكر التعميم أنه في حال اختيار طريقة الأفراد، يعلن انتخاب الحائز على أكبر عدد من الأصوات رئيساً للنادي، كما تكرر الخطوات نفسها بالنسبة لكل منصب من مناصب الهيئة الإدارية للنادي، فميا تقتصر عملية انتخاب نائبة رئيس النادي لشؤون الطالبات على حاملات العضوية العاملة في الأندية، وفي حالة تساوي الأصوات التي حصل عليها المرشحون، يعاد طرح القوائم أو الأفراد على الهيئة الإدارية للاقتراع عليها في الجلسة نفسها، وعند تساوي الأصوات للمرة الثانية تجري اللجنة القرعة بين المرشحين الذين حصلوا على أصوات متساوية لاختيار أحدهم. ويتبع ذلك إعداد اللجنة محضراً بالإجراءات التي تمت بعد إعلان النتيجة، ويرسل إلى إدارة الشؤون الثقافية بالملحقية لعرضه على الملحق الثقافي لاتخاذ القرار المناسب، وإشعار النادي به، على أن تراعى الشروط الخاصة بالترشح لانتخابات الهيئات الإدارية، والتقيد بالملحقات التنظيمية الصادرة.
