اختيار المتحدثين بعناية.. ومنع الإساءة إلى الدولة أو إثارة النعرات

وجَّه ولي العهد نائب رئيس مجلس الوزراء وزير الداخلية، صاحب السمو الملكي الأمير محمد بن نايف بن عبدالعزيز، إمارات المناطق بإلزام الجهات والمؤسسات المعنيَّة بتطبيق قواعد وإجراءات إقامة المؤتمرات في المملكة.
والإجراءات، المؤلفة من 14 مادة، مقرَّة من قِبَل اللجنة الاشرافية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات المشكَّلة بقرار مجلس الوزراء رقم (246) في 17 رجب 1434ه.
وتنظِّم المواد ال 14 سياسات إقامة المؤتمرات وإجراءات الحصول على الترخيص النهائي لها في حال اكتمال متطلبات الموافقة، مع مراعاة الالتزام بكافة أنظمة العلامات التجارية وحقوق الملكية الفكرية المعتمدة.
وشدد ولي العهد، في تعميمٍ وجَّهه إلى أمراء المناطق، على أهمية متابعة المؤتمرات التي تقام في المملكة بما يتماشى مع آليات العمل وضوابط تراخيص المعارض والمؤتمرات المحدَّدة من وزارة الداخلية.
وكانت اللجنة الإشرافية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، برئاسة رئيس الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني الأمير سلطان بن سلمان، أصدرت قراراً باعتماد قواعد وإجراءات إقامة المؤتمرات في المملكة. وبدأ سريانها بعد نشرها في صحيفة «أم القرى» في ال 2 من ديسمبر الفائت.
* المؤتمر هو اجتماعٌ يناقش موضوعاً محدداً في عددٍ من المحاور، ويقدم المشاركون المختصون فيه أبحاثاً وأوراق عمل، فيما يُختتَم بتوصيات. وتندرج تحت هذا التعريف مسميات رئيسة هي «منتدى» و»ندوة» و»ملتقى»، علماً أن الملتقى يتألف من مؤتمر ومعرض تجاري أو استهلاكي.
* تخضع لهذه القواعد والإجراءات المؤتمرات التي تقيمها الغرف التجارية الصناعية والجمعيات المهنية والعلمية والطبية والأهلية والخيرية والتعاونية ومؤسسات القطاع الخاص والجامعات الأهلية. وتُستثنى المؤتمرات المتخصصة التي تقيمها الأجهزة الحكومية بمشاركاتٍ خارجية؛ إذ تسري عليها الضوابط التي حددها قرار مجلس الوزراء رقم (81) وتاريخ 22/ 3/ 1431ه. ويشمل الاستثناء المؤتمرات والفعاليات التي تقيمها السفارات والبعثات الدبلوماسية المعتمدة؛ إذ تخضع للإجراءات التي حددها الأمر السامي رقم (43857) وتاريخ 6/ 10/ 1432ه.
* تُمنَع إقامة المؤتمرات الخاضعة للقواعد دون ترخيص من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات. ويُمنَع القيام بأي أنشطة ترويجية للمؤتمر بما في ذلك الإعلان بشتى أشكاله قبل الحصول على الموافقة المبدئية على التنظيم من البرنامج. ولا يجوز إحالة الموافقة المبدئية أو ترخيص المؤتمر من الباطن أو بيعها للغير. ويمكن التعاقد من الباطن مع مؤسسات أخرى لتقديم خدمات التوريد أو التسويق للمؤتمر.
* تكون اللغة العربية هي الرسمية في المؤتمر، ويجوز استخدام لغات أخرى بشرط توفير الترجمة الفورية للعربية. وتتم تسمية المؤتمر بمسمى لائق ويتوافق مع اللغة العربية والآداب العامة، ويجوز إضافة اسم مختصر باللغتين العربية والإنجليزية. ويجب ألا يقل عدد الحاضرين للمؤتمر عن 50 شخصاً، مع التأكيد على المحافظة على القيم الإسلامية والأنظمة العامة في المملكة أثناء تنفيذ المؤتمر.
* تكون صفة المتقدم لترخيص المؤتمر (المنظِّم) إحدى الفئات التالية: الشركات أو المؤسسات المرخص لها بممارسة نشاط إقامة وتنظيم المؤتمرات، على أن يكون سجلها التجاري ساري المفعول عند التقديم ووقت إقامة المؤتمر، الجمعيات المهنية أو الطبية أو العلمية أو الأهلية أو الخيرية أو التعاونية المرخصة، الغرف التجارية الصناعية، الجامعات الأهلية.
* لا تقل مدة المؤتمر عن 4 ساعات، ولا تزيد عن 7 أيام، مع اقتصار إقامته على قاعات المؤتمرات المستقلة أو داخل الجامعات، وقاعات الفنادق، وصالات المناسبات الاجتماعية المرخصة من البرنامج الوطني.
كما لا يجوز لقاعات المؤتمرات أو المناسبات أو صالات الفنادق السماح بانعقاد المؤتمرات فيها ما لم تكن مرخصة من البرنامج. ويجب وضع نصٍ في عقود التأجير التي تُبرَم بين هذه الأماكن ومنظمي المؤتمرات يشترط الحصول على الترخيص الرسمي من البرنامج. كما يجوز إقامة المؤتمر في المنشآت المؤقتة المطابقة لاشتراطات الدفاع المدني، في المدن والمحافظات التي لا تتوفر فيها قاعات للمؤتمرات، وذلك بعد ترخيصها من البرنامج.
* وجوب إعداد برنامج المؤتمر بأسس علمية تضمن توصيل الهدف منه، وتعيين مشرف مسؤول عن البرنامج العلمي يتمتع بخبرة في موضوع المؤتمر. ويجب اختيار المتحدثين بعناية وتسجيل بياناتهم في البرنامج مع التأكد من عدم وجود سوابق أمنية أو تحفظات معلنة على المتحدث، وأن يكون حسن السيرة والسلوك ومختصاً أو ذا خبرة في المجال الذي سيتحدث عنه. كما يمنع أثناء انعقاد المؤتمر الإساءة إلى أيٍ من رموز الدولة أو سياساتها، أو الخوض في أي أمور سياسية أو أمنية أو قبلية أو مذهبية تثير النعرات والفتن في المجتمع أو تؤدي إلى الإخلال بالنظام العام.
* تجوز إقامة فعاليات اجتماعية أو ثقافية أو ترفيهية مصاحبة للمؤتمر مع مراعاة الأنظمة المعتمدة لترخيص تلك الفعاليات بحسب نوعها. كما يجوز إقامة معرض مصاحب مخصص للرعاة والداعمين فقط، وحفل افتتاح وحفل ختامي، إلى جانب تنظيم برامج سياحية للزوار في المنطقة المقام فيها المؤتمر وداخل مدن المملكة بالتعاون مع مؤسسات وشركات تنظيم الرحلات السياحية المرخصة من الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني.
* وجوب مراعاة تطبيق أنظمة وزارة العمل والتنمية الاجتماعية ومتطلبات توطين الوظائف المعلنة من قِبَل الوزارة أو تلك المُعلنة من قِبَل الجهات الرسمية عند إقامة المؤتمر. وإيجاد منصة تسجيل أو نظام إلكتروني لتسجيل المشاركين في المؤتمر يشمل تدوين الاسم والجهة والوظيفة ومعلومات الاتصال، وتُمنَع المشاركة في المؤتمر دون تسجيل. ويجب توثيق جميع الجلسات والمحاضرات المنعقدة في المؤتمر عبر الفيديو وتزويد البرنامج الوطني بنسخة من هذا التوثيق في حال تمّ طلب ذلك، وذلك خلال فترة لا تتعدى السنتين من تاريخ إقامة المؤتمر، على أن يلتزم جميع العاملين والمتحدثين والزوار المشاركين في المؤتمر بتعليق بطاقات تعريفية موضحٌ فيها الاسم والوظيفة وجهة العمل.
* في حال تجاوز عدد الحضور 200 شخص؛ يجب توفير مكتب للإدارة التنفيذية للمؤتمر وغرف إسعاف أوَّلي.
* يجب توفير معلومات للزوار، مع استقبال الشكاوى والمقترحات. ويُمنَع التدخين في جميع المرافق، وتُخصَّص منطقة للرجال وأخرى للنساء لأداء فريضة الصلاة، مع إيقاف أنشطة المؤتمر أثناء فترات الصلاة، وتوفير موقع إلكتروني خاص بالمؤتمر ومنتجات حرفية محلية فيما يتعلق بتوزيع الهدايا. كذلك؛ يوضع رقم الموافقة المبدئية أو ترخيص البرنامج على جميع المواد الإعلانية والتسويقية للمؤتمر.
* يلتزم المنظم بإنهاء المؤتمر في الوقت المحدد حسب الترخيص، وتقديم تقرير خلال شهر من تاريخ انتهاء المؤتمر إلى البرنامج الوطني، ويُرفَق بالتقرير البرنامج التفصيلي للمؤتمر الذي يوضح تاريخ الانعقاد وعدد المتحدثين والأشخاص المنظِّمين والعارضين والمشاركين في المعرض المصاحب، مع ملخص إعلامي عن المؤتمر وما تناولته وسائل الإعلام، فضلاً عن نتائج التوصيات، والنتائج المالية من حيث التكاليف والعوائد.
* يُشترَط للحصول على الترخيص للمؤتمرات طلب الموافقة المبدئية من البرنامج الوطني والحصول عليها، ومن ثَمّ التقدم لاستكمال المتطلبات وطلب الحصول على الترخيص. ولا تمنح الموافقة المبدئية الحق للمنظم في إقامة المؤتمر، ويجب أن تتطابق المعلومات المقدمة في طلب الموافقة المبدئية للمؤتمر مع المعلومات المقدمة لطلب الترخيص من ناحية اسم المؤتمر، ومكانه، وزمانه، ومواضيعه الرئيسة. كما يجب استيفاء المقابل المالي الخاص بالترخيص للمؤتمر المقرَّ من اللجنة الإشرافية للبرنامج الوطني. ويقوم البرنامج بالتواصل مع الجهة الحكومية ذات العلاقة بتخصص المؤتمر (إن لزِم الأمر) بعد الموافقة المبدئية وقبل الحصول على الترخيص، وذلك في الحالات التي يتناول المؤتمر فيها مواضيع تناقش بشكلٍ مباشر اختصاصات أو مهام تلك الجهة الحكومية، ويتم أخذ مرئيات الجهة ومدى تأييدها لإقامة المؤتمر (إن لزم الأمر).
وفي حال عدم تأييد الجهة الحكومية؛ سيتم إشعار المنظم بذلك، وتُتاح له فرصة الاتصال المباشر مع الجهة الحكومية لإقناعها بمدى جدوى المؤتمر.
* يجوز للبرنامج الوطني رفض طلب تنظيم المؤتمر بناءً على معطيات تتعلق بمواضيعه أو خطة تنفيذه أو جدولة المؤتمرات أو تعارضه مع مؤتمرات أو مناسبات أخرى أو بناءً على تعليمات تصدر من الجهات المختصة. كما يجوز للمنظم وضع رسوم لحضور المؤتمر بعد التنسيق مع البرنامج، وذلك قبل إقامة المؤتمر ب 3 أشهر على الأقل.
* ينبغي التقدم بطلب الموافقة المبدئية عبر البوابة الإلكترونية للبرنامج الوطني وقبل 180 يوماً على الأقل من إقامة المؤتمر. ويُرفَق مع طلب الموافقة المبدئية صورة من خطاب تأكيد حجز مبدئي لمكان إقامة المؤتمر.
* في حال اكتمال متطلبات الموافقة المبدئية؛ يرسل البرنامج رسالة تأكيد تسلم الطلب، ومن ثَمّ يدرسه ويرد على المنظِّم خلال 5 أيام عمل بالقبول أو الرفض أو القبول بشروط.
وفي حال وافق البرنامج على الطلب؛ يدفع المنظم مقابلاً مالياً لخدمة الموافقة المبدئية، وبالتالي يُصدِر البرنامج الموافقة، ويُشعِر المنظم بذلك عبر البريد الإلكتروني.
* ينبغي التقدم بطلب الترخيص النهائي للمؤتمر عبر خلال البوابة الإلكترونية للبرنامج قبل 90 يوماً على الأقل من إقامته.
يقوم المنظِّم بتعبئة طلب الترخيص عبر البوابة، وتوقيع نموذج تعهد بالالتزام بالقواعد والإجراءات. وفي حال اكتمال متطلبات الترخيص النهائي؛ يرسِل البرنامج رسالةً للمنظم بتأكيد تسلم الطلب، ومن ثَم يدرس الطلب والوثائق مع الجهات المختصة ويردّ على المنظِّم خلال 30 يوماً بالقبول أو الرفض أو القبول بشروط. ويصدر البرنامج شهادة الترخيص النهائي، ويسلِّم المنظِّم النسخة الأصلية عبر البريد الإلكتروني، كما يزود الجهات المختصة بصورة من الترخيص للترتيب والإشراف والمراقبة ورصد أي مخالفات تقع أثناء تنظيم المؤتمر؛ كلٌ حسب اختصاصه.
* في حال تعديل المنظِّم موعد أو مكان المؤتمر أو إلغائه؛ يتم إبلاغ البرنامج الوطني عبر البوابة الإلكترونية قبل 60 يوما على الأقل من موعد إقامة المؤتمر، ويتم توضيح مبررات التغيير. ويحصل المنظِّم على موافقة من البرنامج بذلك، ويقوم بتسديد مقابل خدمات مالية لهذا التعديل أو التغيير، ولا يجوز تغيير اسم المؤتمر أو موضوعه أو محاوره بعد الحصول على الموافقة المبدئية لإقامته أو الترخيص النهائي؛ إذ يتطلب ذلك تقديم طلبٍ جديد.
* في حال الإخلال بالأنظمة واللوائح المنصوص عليها؛ يُعاقَب كل من يخالف أحكام الفصل الثاني من هذه الوثيقة أو أياً من الأحكام الواردة في نموذج التعهد بالالتزام بالضوابط والشروط؛ بإنذار كتابي وطلب تعديل المخالفة أو المخالفات أثناء إقامة المؤتمر إذا ارتُكِبَت في المرة الأولى، على أن يوقِّع المخالِف تعهداً بعدم تكرار المخالفة مستقبلاً.
ويُحظَر على المنظم إقامة مؤتمرات ومعارض لمدة 3 أشهر حال ارتكاب المخالفة للمرة الثانية. وفي حال وجود مؤتمرات أو معارض للمنظِّم موافَقٌ عليها مبدئيا أو مرخصة وتقع في فترة الحظر؛ فإنها تُلغَى أو تؤجَّل لما بعد فترة الحظر. كما يُحظَر على المنظِّم إقامة مؤتمرات ومعارض لمدة 6 أشهر في حال ارتكاب المخالفة للمرة الثالثة. وفي حال وجود مؤتمرات أو معارض له مُوافَق عليها مبدئياً أو مرخصة وتقع في فترة الحظر؛ فإنها تُلغَى أو تؤجل لما بعد فترة الحظر. ويُعلَّق السجل الخاص بنشاط إقامة المؤتمرات والمعارض في حالة تكرار المخالفة للمرة الرابعة، وتُلغَى جميع المؤتمرات والمعارض الموافق عليها مبدئياً أو المرخصة. ولا يجوز إعادة قيد النشاط إلا بعد مضي سنة على الأقل من تاريخ التعليق، وبناءً على تعهدات خاصة بعدم المخالفة، مع الوفاء بأي متطلبات تُستجَدّ في حينه.
* يصدر البرنامج الوطني توصيةً بالعقوبة، ويُعتمَد قرارها من رئيس اللجنة الإشرافية للبرنامج الوطني (أو من يفوِّضه الرئيس)، كما يجوز للمنظم المخالِف التظلم من قرار العقوبة أمام رئيس اللجنة الإشرافية خلال 10 أيام من تاريخ تبليغه بالقرار. وتتم دراسة التظلم وإفادة المنظم خلال 5 أيام عمل، وفي حال رفض التظلم أو عدم الرد خلال 5 أيام عمل؛ يجوز للمنظم المخالف التظلم أمام المحاكم المختصة، وفقاً للأنظمة.