إنشاء نظام إلكتروني معلوماتي متطور لربط المواطنين بالمجالس البلدية

انشأت وزارة الشئون البلدية والقروية ممثلة في الإدارة العامة لشئون المجالس البلدية وبتوجيهات من صاحب السمو الملكي الأمير منصور بن متعب بن عبدالعزيز وزير الشئون البلدية والقروية، نظاماً إلكترونياً معلوماتياً متطورا يواكب المستجدات التقنية الحديثة ويسهم في تيسير الحصول على المعلومات وتبادل الخدمات الإدارية بين الجهات الثلاث المعنية بهذا النظام وهي: الإدارة العامة لشئون المجالس البلدية، والمجالس البلدية، والمواطنين.
ويهدف النظام في مجمله إلى أتمتة أعمال الإدارة العامة لشئون المجالس البلدية وكذلك أعمال المجالس البلدية في كل بلديات مناطق المملكة، بحيث يمكّن الوزراة من متابعة أعمال المجالس وتقديم الدعم الاداري والفني للمجالس وفق نظام تقني متطور يحقق سرعة الانجاز وسهولة الاتصال والتواصل بين مستخدمي النظام، كما يشكل حلقة وصل بين المجالس البلدية وبين الأعضاء وكذلك بين المجالس والمواطنين وبين المجالس البلدية والإدارة العامة لشئون المجالس البلدية.
وفي التفاصيل، يهدف النظام إلى أتمتة جميع الأعمال والإجراءات بين الإدارة العامة لشئون المجالس البلدية والمجالس البلدية ويعد وسيلة اتصال فعالة بينهما، ومتابعة أعمال المجالس البلدية، ويشكل حلقة وصل تفاعلية بين الإدارة العامة لشئون المجالس والمجالس البلدية في ما يتعلق بالأعمال والنشاطات اليومية التي تمارسها المجالس البلدية، ويستيطع المواطن من خلال الدخول على هذا الرابط http://majales.momra.gov.sa/MOMRA/portalpages/default.aspx من الحصول على أخبار المجالس وما تنشره من قرارات ويتمكن من تقديم الاقتراحات والشكاوى ومتابعة ما يتم عليها من إجراءات، مما يسهل تفاعل المواطنين مع المجالس البلدية.
ويتكون النظام من عدة أجزاء فرعية هي: نظام متابعة شئون المجالس البلدية، ونظام المعلومات الإدارية للمجالس البلدية، ونظام شئون أعضاء المجالس، ونظام الخدمات الإلكترونية للمواطنين.
وفيما يتعلق بنظام متابعة شئون المجالس البلدية، تشكل الإدارة العامة لشئون المجالس البلدية حلقة وصل بين المجالس البلدية في المملكة، وذلك من خلال تطبيق نظام متابعة شئون المجالس البلدية الذي يتيح للإدارة العامة لشئون المجالس البلدية في الوزارة متابعة كافة أعمال المجالس البلدية من حيث جدول الأعمال،
والاجتماعات، ومحاضر الاجتماعات، والقرارات التي تتخذها المجالس البلدية، وإرسال واستقبال الخطابات والتعاميم والرسائل مع المجالس وأعضاء المجالس البلدية، واللقاءات العامة وورش العمل والزيارات الميدانية والمشاركات الداخلية والخارجية، وقاعدة البيانات الخاصة بأعضاء المجالس البلدية من خلال إدخال عناوين الاتصال وبيانات الأعضاء، وعروض وطباعة التقارير التفصيلية(إحصائية، بيانية) عن المجلس أو المنطقة أو كافة المجالس خلال فترة معينة، وعرض الأخبار الهامة على البوابة الرئيسية.
أما نظام المعلومات الإدارية للمجالس البلدية (أمانات المجالس)، فهو نظام يمكن المجالس البلدية (أمناء المجالس) من القيام بأعمالهم من إرسال دعوات لحضور الاجتماعات وجداول الأعمال وإدخال محاضر الاجتماعات والقرارات والتوصيات الناتجة عن اجتماعات المجلس، وإدخال الاعتراضات والتظلمات في النظام، ويقدم النظام إمكانية عرض أخبار المجالس البلدية على موقعها بالبوابة كما يمكن المجالس البلدية من عرض أخبارها على الصفحة الرئيسية للإدارة العامة لشئون المجالس البلدية بعد اعتمادها من الإدارة العامة لشئون المجالس البلدية، وإدخال ما تم اتخاذه من إجراء على طلبات وشكاوى المواطنين من خلال البوابة، وإدخال المعلومات المتعلقة باللقاءات العامة وورش العمل والزيارات الميدانية والمشاركات الخارجية والداخلية واللجان المشكلة داخل المجلس. ويوفر النظام آلية اتصال مباشر بين الإدارة العامة لشئون المجالس وأمناء المجالس البلدية وأعضاء المجالس أنفسهم من خلال نظام الرسائل الداخلية، وإرسال واستقبال الخطابات مع الإدارة العامة للمجالس البلدية ومع المجالس البلدية، والتعليق على القرارات ومحاضر الاجتماعات.
ويعد نظام شئون أعضاء المجالس البلدية نظاماً آخر يساعد أعضاء المجالس البلدية للقيام بأعمالهم وواجباتهم ومهامهم اليومية ومنها: طلب عرض موضوع على المجلس البلدي، واجتماعات المجلس ومواعيدها، وطلب عقد اجتماع طارئ، وتلقي الدعوات لحضور الجلسات، واعتذار عن حضور اجتماع معين، وتبادل الرسائل بين بقية الأعضاء ومع الوزارة، ومراجعة محاضر الجلسات والتعليق عليها، والاطلاع على قرارات وأنشطة المجلس، واللقاءات العامة وورش العمل، والخطابات الصادرة والواردة للمجلس والرسائل الخاصة.
وأخيراً نظام الخدمات الإلكترونية للمواطنين عبارة عن بوابة إلكترونية تمثل الإدارة العامة لشئون المجالس البلدية وتكون مرتبطة بالبوابة الرئيسية لوزارة الشئون البلدية والقروية، وتوفر البوابة للمواطنين التواصل مع كل مجلس بلدي وتقديم طلبات للمجلس والاستعلام عن ما تم بشأنها مثل الاقتراحات والشكاوى ومعرفة ما تم عليها من إجراءات، وطلب عرض موضوع على المجلس، كما تقوم البوابة بعرض أخبار الإدارة العامة لشؤون المجالس البلدية وتسمح أيضا بعرض الأخبار الهامة لبقية المجالس، وتوفر البوابة كافة البيانات الخاصة بالمجالس البلدية من بيانات الاتصال وأسماء الأعضاء ومؤهلاتهم والقرارات التي وافق على نشرها وخطة عمل المجلس، ومعرفة جدول مواعيد اجتماعات المجلس الدورية.
ونظراً لأن من أهم الأهداف الأساسية لأي نظام يتم تطويره هو أن يقدم التقارير الكافية والمفصلة بالوقت المناسب لمساعدة متخذي القرار على اختيار القرار الصائب المبني على الأرقام والبيانات الواردة في النظام، فإن النظام يقدم التقارير (الإحصائية والبيانية) خلال أي فترة مطلوبة في الدورة الواحدة عن كافة ما يتعلق بمعلومات عن المجالس البلدية، ويتيح الحصول على تقارير كاملة عن كافة أعمال وأنشطة المجالس البلدية.