معايير الاختيار بين أنظمة التطبيقات الجاهزة والقابلة للتطوير

كثيراً ما تقع الجهات الحكومية أو المنشآت الأهلية في دوامة الأختيار ما بين السير بطريق تطوير أنظمة تطبيقية أو السير باتجاه الأنظمة الجاهزة. لكل من الأسلوبين فوائده ومساوئه ولكي نتمكن من اختيار أي منهما لا بد لنا وأن نضع أسساً ومعايير معينة نسير عليها كي تمكننا وتعيننا في نهاية الأمر على الوصول إلى القرار الصحيح. طبعا الطريق ليس بالسهل ويحتاج إلى الكثير من المعرفة والدراية بواقع المنشأة من جهة وبمدى مطابقة النظام التطبيقي الذي سيقع عليه الاختيار بطبيعة العمل وشموليته من جهة أخرى. والأهم من كل ذلك هو أن تكون طريقة العمل موثقة وواضحة للمنشأة مسبقا قبل أن تقدم على عملية الشراء والتنفيذ، حيث أن عدم الأخذ بذلك يعني الفشل المسبق للتطبيق أو التعثر والدخول في متاهات يصعب تصحيحها أو تعديلها. من الملاحظ مؤخرا أن معظم الجهات المستفيدة من هذه الأنظمة أصبحت تتجه نحو الأخذ بتطبيق الجاهز منها Ready Made Applications لسببين رئيسيين: الجودة والوقت. فمن ناحية الجودة نرى أن هذه الأنظمة لها تاريخ طويل في التطبيق في أماكن أخرى ذات طبيعة عمل مماثلة وأثبتت فاعليتها ونجاحها طالما توفرت لها الأرضية الصحيحة وهذا العامل الأخير مهم للغاية في نجاح التطبيق ولا ننسى أنها قد أنتجت من قبل شركات عالمية معروفة مثل أوراكل وساب. أما من ناحية الوقت، فبدون شكك يعتبر أقصر في تنفيذ وتشغيل النظام مما لو كان جارياً العمل على تطويره من نقطة البداية.
لقد تطور مفهوم الأنظمة التطبيقية الجاهزة في وقتنا الحالي بحيث أصبح يطلق عليها اسم «تخطيط موارد المنشأة» Enterprise Resource Planning. ولكي تكون هذه التسمية صحيحة لا بد وأن يكون هنالك ترابط بين برنامجين على الأقل مثل الرواتب والمحاسبة على سبيل المثال. إن مفهوم أنظمة «تخطيط موارد المنشأة» أو ERP قد عاد بالنفع الكبير على العديد من الجهات وخاصة الكبيرة منها والتي تتنوع طبيعة عملها ومواردها المالية والبشرية وموجوداتها وغير ذلك وتضم إدارات وأقساماً مختلفة، حيث أن هذه الأنظمة يتم بناؤها على قاعدة بيانات مشتركة بحيث يمكن لمختلف الإدارات الاستفادة من قاعدة بيانات موحدة تضم على سبيل المثال بيانات عن: الموظفين والعملاء والمشاريع وغير ذلك. أن الجمع بين أنظمة فرعية كأنظمة شئون الموظفين والرواتب والمشتريات والمستودعات وغيرها تحت مظلة واحدة وقاعدة بيانات مشتركة ليس بالأمر السهل في الأنظمة التي يجري تطويرها من الصفر وهو ما يجعل الأنظمة الجاهزة أو ERP متفوقة عليها. كما ذكرنا أعلاه فأن توثيق أسلوب أو طريقة العمل Business Process لكل إدارة أو قسم مسبقا سوف يسهم بدرجة كبيرة في نجاح التطبيق لهذه الأنظمة سواء كانت بأسلوب ERP أو تطويرها من الصفر.
كثيراً ما نسمع مصطلح Best Practices (المراس الأمثل) وهو أسلوب التنفيذ أو التطبيق الذي توفره معظم الشركات الكبرى المنتجة لأنظمة ERP التطبيقية عندما تحين مرحلة التنفيذ. ويمكن القول أن تطبيق هذا الأسلوب يناسب الشركات الكبيرة المتعددة الأنشطة حيث أن هذه الأنظمة توفر الترابط والتكامل بينها ومختلف إداراتها وأقسامها كما أن اتباع أسلوب Best Practices يعطي هذه الشركات أو المنشآت تطور هائل في أسلوب العمل وذلك لكون أن هذه الشركات المنتجة لأنظمة ERP تقضي سنين عديدة وتنفق أموال طائلة في البحوث من أجل وضع الأسلوب الأمثل للعمل وهو ما لا يتوفر في الأنظمة التي يجري تطويرها داخليا In-House Developed Applications حيث إنها تتبع نفس أسلوب العمل اليدوي والذي قد يكون قديما نوعا ما مع بعض الإضافات المحدودة. كما أن معظم الشركات الكبرى المنتجة لأنظمة ERP تطورها بطريقة تتناسب وطبيعة قوانين العمل في كل دولة على حدة على سبيل المثال في ما يخص نظام الموارد البشرية وهكذا بالنسبة للأنظمة التطبيقية الأخرى.
في الختام نعود إلى العنوان الرئيسي لهذه المقالة وهو كيفية الاختيار وما هي المعايير التي يجب أن يتم اتباعها عندما تقرر منشأة أو جهة معينة إدخال هذه الأنظمة في عملها اليومي والانتقال من العمل اليدوي إلى الميكنة. يمكن الإجابة على ذلك وتحديد ما هو المناسب لتلبية طبيعة العمل حال ما توفرت الإجابة على أسئلة عديدة منها حجم المنشأة والميزانية المخصصة لذلك وهل أسلوب العمل واضح وموثق ومدى تواجد الخبرات التقنية الداخلية من أيد عاملة قادرة على صيانة هذه الأنظمة وتقديم الدعم الفني اليومي لها ومدى متانة البنية التحتية من شبكة عمل داخلية وخارجية والوعي والمعرفة التقنية الموجودة لدى العاملين في المنشأة. كان ذلك البعض من المعايير التي حال ما توفرت الإجابة عليها سوف يكون قرار الشراء سواء كان باتجاه الأنظمة التطبيقية الجاهزة أو المطورة سهلاً ويسيراً.
٭ مدير إدارة تقنية المعلومات