استراتيجية تقلل تكاليف عمليات الصيانة

في أغلب الأحيان تكون تكلفة المعدات وإدارة المرافق مرتفعة جداً في المباني العامة. ودائماً ما يبحث المديرون أو المشرفون على صيانة المنشآت سبل تخفيض تكاليف الصيانة والتشغيل عن طريق الرفع من كفاءة عقود الصيانة وتحقيق أعلى قيمة منها، من خلال تطبيق وممارسة نموذج تشغيلي لإدارة الأصول وتطبيقه على صيانة وتشغيل المرافق المختلفة التي تقع تحت إدارتهم، رغبةً في رفع كفاءة الإنفاق وارتفاع في الجودة والإنتاجية. والجدير بالذكر أن كثيراً من الدراسات تشير أن تكاليف الصيانة مرتفعة جداً في المملكة العربية السعودية مقارنة بالممارسات الإقليمية والعالمية، بالمقابل ما توليه حكومة المملكة العربية السعودية -حفظها الله- من اهتمام كبير وإنفاق على قطاع التشغيل والصيانة يفوق أكثر بكثير مما تنفقه كثير من الدول على قطاع الصيانة في المباني.
لذا يقع عبء كبير على قطاعات الصيانة والتشغيل في المباني العامة بالمملكة للبحث عن سبل لرفع كفاءة الإنفاق في عمليات الصيانة. وهذا لا يتم في وقت قصير، بل يجب أن تكون هناك سياسة وخطة عمل طويلة الأجل للوصول إلى المستويات المعقولة بما يتناسب مع واقعنا وثقافتنا في ذلك. ولكن بالتخطيط السليم يمكن التحكم في هذه النفقات ويمكن أن تساعد بعض الاستراتيجيات في تحقيق هدف كفاءة الإنفاق منها تبسيط الإجراءات، وتحسين المعدات، ومراجعة ممارسات التدريب، والجدولة الصحيحة للصيانة وغيرها من النقاط التي سنفصلها في هذا المقال.
أولاً تبسيط الإجراءات، ونقصد بها مراجعة إجراءات الصيانة والتشغيل المتكررة أو المهام غير الضرورية التي يمكن استبدالها بممارسات أحدث أو معدات أكثر كفاءة. في كثير من الأحيان، يمكن أن تصبح التعليمات الخاصة بعملية معينة معقدة للغاية بسبب الإضافات التي تتم بمرور الوقت، ومع مرور الوقت وتعاقب الأشخاص على إدارات الصيانة تصبح هذه من الإجراءت اليومية الأساسية التي لا يستغني عنها. تكمن أهمية تبسيط إجراءات الصيانة فيما إذا كانت هناك خطوات أو تفاصيل كثيرة جدًا، مدرجة ما يمكن أن يستغنى عنه رغبة لتبسيط الإجراءات قدر الإمكان.
ثانياً تحسين المعدات، وهي فهم كيفية الاستفادة من المعدات والآلات لتحقيق أقصى استفادة منها. العامل الأساسي هو ضمان استخدامها للغرض الذي صممت من أجله. يجب التأكد من أن لا يتم استخدامها خارج فترة العمر الافتراضي الموصى به، مما يؤثر على قدرتها على العمل بكفاءة، مما يؤدي إلى الأعطال المتكررة والإصلاحات المكلفة. ثالثاً مراجعة ممارسات التدريب، وهي من أهم النقاط التي سوف يستفيد منها قطعاً التشغيل والصيانة إذا وظفت بالشكل الصحيح. ممكن أن تكون الخبرات المتراكمة التي تكون عبر السنين في نفس القطاع التشغيل والصيانة فرصة كبيرة لتحقيق كفاءة الإنفاق من خلال نقل هذه التجارب الى الأجيال الحالية والمستقبلية. يجب أن يكون هناك بحث متواصل ودائم من أن موظفي الصيانة مدربون بشكل صحيح على المعدات الموجودة، وكذلك الآلات أو الأجزاء الجديدة. يجب أن تكون إدارات الصيانة منفتحة بشكل كبير عندما يتعلق الأمر بممارسات السلامة والتدريب التشغيلي لأن إصابة مشغلي المعدات أو عدم وجود آلية تمكن من تناقل الخبرات بين الأجيال المتعاقبة على إدارات الصيانة ستكلفك وقتاً ومالاً. رابعاً إنشاء جداول الصيانة الواقعية. لا يمكن توقع جميع الأعطال أو الإصلاحات، ولكن الصيانة الوقائية تحافظ على المرافق وأصولها بحد كبير. يجب وضع جدول صيانة منتظم يغطي جميع المعدات والملحقات الأساسية بناء على المواسم المختلفة. يمنح اتباع ذلك إدارات الصيانة حاجزًا وقائياً بعد الله مما يرفع من كفاءة الإنفاق وارتفاع في الجودة والإنتاجية، بالإضافة إلى تحسين موثوقية الأنظمة المهمة في المباني كأنظمة التهوية والتبريد والكهرباء وأنظمة مكافحة الحريق والعزل المائي. خامساً التأكد من الضمانات والتأمين، اطلب الضمانات الممتدة أو التأمين عند شراء معدات جديدة. وهذا يقلل من تكلفة عمليات الإصلاح والصيانة بمرور الوقت نظرًا لأن الأعطال نادرًا ما تحدث على الفور. أثناء شراء التغطية، قم بدراسة التهديدات المحتملة التي قد تواجهها المعدات وقم بتحليل المكونات أو الآلات التي يجب التأمين عليها. يمكن أن توفر لك حماية المعدات المهمة الكثير من المال على المدى الطويل.
التخطيط السليم والمراجعات الدورية للإجراءات التي تم ذكرها سابقاً تكون بإذن الله ذات مردود عالٍ وبفترة زمنية قصيرة، ويجب أن يكون العمل بها بالتوازي مع الإجراءات التي تحقق عوائد أكبر والتي تهدف إلى الحفاظ على حالة تشغيلية جيدة للمنشأة، وإطالة عمر المنشأة والأنظمة الموجودة بها، والتوفير في التكلفة التشغيلية، والحصول على درجات عالية من الأداء وطاقة إنتاجية أفضل، وتطوير الخبرات اللازمة لمعرفة طبيعة عمل المنشأة وأنظمتها وتطويرها باذن الله.
* أستاذ العمارة وإدارة المرافق المساعد
جامعة الملك سعود