أتمتة إجراءات المبتعث.. زيادة سرعة الإنجاز

يومًا بعد يوم، تُبرهن المملكة العربية السعودية، بقيادتها الرشيدة، وقراراتها السديدة، على مدى تطلعها وسعيها الدائم، في رفع جودة مُخرجاتها وقطاعاتها في شتّى المجالات، بما يخدم الصالح العام، ويخدم أبناء هذا الوطن، من داخل وخارج الوطن، ومن ذلك ما أكده وزير التعليم الدكتور حمد بن محمد آل الشيخ مؤخراً، من أن برنامج خادم الحرمين الشريفين للابتعاث الخارجي يُعد واحداً من أهم برامج إعداد القوى البشرية في المملكة، وأكثرها تأثيراً في صناعة الإنسان السعودي، ومُمهداً واعداً للنهوض نحو المستقبل، من خلال استثمار القيادة في رأس المال البشري، وتأهيله في أرقى الجامعات العالمية المتخصصة، وفي مختلف حقول العلم والمعرفة، حيث يُعلق الوطن عليهم آمالاً كبيرة للإسهام في تنميته، والمشاركة في رؤيته، وتعزيز صورته الحضارية، أمام العالم، موضحًا أن حَوكمة الابتعاث، ورفع جودة مخرجاته، من الأولويات التي تم العمل عليها في الوزارة، من خلال مراجعة ضوابط وآليات الابتعاث، إلى جانب تطوير جميع الإجراءات والسياسات؛ لمتابعة المبتعثين والمُرافقين، وتوحيد إجراءات وعمليات الإشراف الدراسي، ورفع كفاءته التشغيلية، إضافةً إلى تخفيف أعباء الموارد البشرية والإدارية والمالية عن الملحقيات الثقافية، ورفع كفاءة المشرفين الدارسين من خلال تدريبهم وتأهيلهم على أنظمة بلد الابتعاث، والمتابعة وقياس الأداء ورفع التقارير الدورية بشأنها.
جاء ذلك خلال تدشين منظومة خدمات (سفير2) للمبتعثين في الملحقية الثقافية السعودية في فرنسا، حيث كشف أن عمليات الحوكمة والأتمتة التي ينتجها النظام، وإطلاق المركز الموحد للإشراف الدراسي سيقودان إلى انخفاض نسبة العنصر البشري في الإشراف الدراسي داخل الملحقيات في الخارج إلى 5 % بعد أن كانت بنسبة 59 %، مما سيعزز من كفاءة الإنفاق بشكل كبير جدًا، وأن نظام سفير2 أصبح واقعاً، ومنجزاً تفخر به الوزارة، ونفاخر به على مستوى العالم.
ويقلص نظام سفير2 بعد تدشينه من وجود 521 مشرفًا دراسياً على أكثر من 82 ألف طالب وطالبة حالياً بشكل علمي ومنهجي، ليحصل المبتعث على خدمات سريعة ومميزة وفعالة ذات جودة عالية، إلى جانب ارتفاع التواصل الثقافي والأكاديمي إلى ما يقارب 65 % بعد أن كان 4 %، في حين ستتراجع نسبة الخدمات المساندة التي يقوم بها المشرفون في الملحقيات من 37 % إلى 30 %.
خدمات إلكترونية
وقاد النظام الجديد إلى أتمتة 58 خدمة من أصل 88 خدمة إلكترونية، لتصبح جميع الخدمات التي يحتاجها الطالب، خدمات إلكترونية 100 %، بمعنى أن الطالب لن يحتاج بعد الآن إلى أي إجراء يدوي أو تقليدي، بسبب حصر النظام لجميع الخدمات وتوفيرها على المنصة الإلكترونية لتصبح ذاتية، ودون تدخل بشري، بما يحقق وفراً يقدر ب69 % من حجم الطلبات المقدمة، كما ستخضع أيضاً عمليات الفرز والترشيح للعمل في الملحقيات إلى الأتمتة الإلكترونية، بناء على النقاط المكتسبة التي تعتبر من المعايير المحددة في الملتقى العاشر للملحقين الثقافيين الذي رعاه وزير التعليم، وصدرت فيه التوصية بتوزيع الكوادر البشرية داخل الوحدات الإدارية بإشراف مباشر من الأمانة العامة للملحقيات، وإيقاف التعاقد وإيجاد الحلول القانونية للتخلص من الزيادات الموجودة وفقًا للأنظمة المعمول بها في دولة المقر، وتكوين لجنة من عدة إدارات معنية للإشراف على عدم تجديد العقود.
دقة وعمق
وتميزت منظومة سفير في نسختها الجديدة بدقة وعمق البيانات الموحدة، وتفعيل تقنيات الذكاء الاصطناعي، من خلال وجود مشرف إلكتروني، ولوحات معلومات إحصائية كالبيانات الحية، والتصاميم الذاتية للتقارير، وعكس تحديثات لوائح وضوابط الابتعاث بشكل مباشر دون تدخل برمجي عبر إدارة نظام ديناميكية، بالإضافة إلى تطبيق الأجهزة الذكية من خلال نظام IOS وكذلك نظام الأندرويد الذي سيمكن الطلاب والطالبات من الاستفادة من التقديم، ومتابعة الطلبات على 88 خدمة متاحة، وتحديد خاصية توجيه المستخدم للتطبيق إلى أقرب ملحقية ثقافية من خلال الخرائط الذكية، وخدمة التنبيهات والمحادثات الحية، أمّا عن مزايا جوانب الاستفسارات، فيقدم سفير2 نقلة نوعية، حيث كان النظام القديم يدعم فقط خدمة الاستفسار التقليدية، بينما في الجديد تم تفعيل ال Chat Bot، وكذلك قاعدة المعرفة والتنبيهات والإرشادات الآلية وميزة التغذية العائدة من التقييم.
وكانت من ضمن الخصائص المستحدثة، خاصية تحديد الخط الزمني للطلبة المبتعثين، والتي تمكن من معرفة مسيرة الطلبات والإجراءات بشكل واضح مع الرصد التاريخي لها، مما يسهم آلياً في الحد من عمليات الزيادة العددية داخل الملحقيات، وفق مَيكنة دقيقة تتضمنها أغلب العمليات المرتبطة بالطالب، انطلاقاً من مكافأة التميز، والإنذارات والتقارير الدراسية، وإلزامية تسجيل المواد، بعد رفع التقرير الدراسي للفصل المنتهي، حيث لا يتم منح ضمان مالي للفصل المقبل إلّا بعد إتمام عمليات التسجيل.
تسهيل الإجراءات
وقالت الدكتورة منيرة العامر - عضو هيئة التدريس بكلية الحقوق في جامعة الملك فيصل وخريجة الدكتوراه حديثاً من جامعة ستراسبورغ الفرنسية -: إنه لا يمكن الإنكار أن برامج الابتعاث المقدمة من وزارة التعليم، واحدة من أقوى برامج الابتعاث الحكومي، بل وأكثرها تميزاً على مستوى العالم، فالخدمات التي تقدمها الوزارة شهدت تطوراً معتبراً منذ انطلاق برامج الابتعاث قبل ما يُقارب 15 عاماً، وبرنامج سفير ما هو إلاّ ترجمة لما يشهده العالم من ثورة تقنية هدفها الأول والأخير تسهيل الإجراءات وتحقيق الجودة والتميز في الأداء، فقد كان المبتعث في السابق يتكبد عناء السفر إلى مقر الملحقية لإنهاء بعض الإجراءات التي أصبحت اليوم تتم بشكل عام عبر الإنترنت، كما تميزت الوزارة باستحداث طرق جديدة للاستفادة من التكنولوجيا الحديثة، وذلك لتمكين المبتعثين من الحصول على خدمات سريعة ومميزة ذات جودة عالية، فأتمتة الإجراءات في برنامج سفير2، بحيث يتم الاستغناء بشكل كبير عن العنصر البشري، وتنفيذ المهام بما يتناسب مع العمل الآلي، مما سيكون له دور كبير في إنهاء مسألة العمليات المتأخرة أو المعلقة، وأثر إيجابي على حياة المبتعث سواء على المستوى الثقافي أو الأكاديمي، مبينةً أن البرنامج في نسخته السابقة سهّل إجراءات كثيرة، لكن المسألة الوحيدة التي كانت تؤخذ عليه، هي الوقت الذي يستغرقه كل طلب في الرد عليه أو تنفيذه، معبرةً عن سعادتها الغامرة وفخرها، بتدشين النظام في الملحقية الثقافية بباريس، حيث إن الملحقية تميزت في أدائها بقيادة الملحق الثقافي د. عبدالله الثنيان.
مشروع طموح
من جانب آخر، ذكر عبدالله السبيعي - طالب الدكتوراه في أستراليا والمهتم بشؤون الابتعاث - أن سفير2 يعد أحد المشروعات الطموحة التي قدمتها وزارة التعليم ودأبت على تطويرها؛ حيث يستهدف النظام الاستخدام الأمثل للموارد، وتقليص التدخل البشري في إنجاز شؤون الطلبة المبتعثين، مضيفاً أن الطالب المبتعث بحاجة ماسة لواحدة من أهم مميزات البرنامج وهي اختصار الوقت في إنجاز المعاملات، والذي يُعد أحد التحديات التي تواجه المبتعث للمواءمة بين دراسته وأهله وما يحتاجه من الملحقية، وبلا شك، سفير1 ساهم في تقديم خدمات كبيرة للمبتعثين، تعايشوا معه منذ بداية البعثة وحتى التخرج.
وأكد أحمد العنزي - مبتعث في فرنسا - على أن المبتعث اليوم يحظى بقدر عالٍ من الاهتمام من قبل الحكومة السعودية، ممثلةً في وزارة التعليم التي تعمل جاهدة على توفير سبل الراحة للطلاب، وتوفير كل احتياجاتهم لتساعدهم في الحصول على مستوى عالٍ من التعليم والثقافة، مضيفاً أن تدشين الوزارة مؤخراً لنظام سفير 2، إنما هو مشروع عظيم، يسهم في الربط بينه وبين الطلاب، حيث يعد منصة إلكترونية لتحقيق التواصل الفاعل بين الطالب والملحقية، مما يوفر الوقت والجهد وجميع الخدمات التي يحتاجها الطالب، الأمر الذي ينعكس عليه إيجاباً، ويساهم في تكريس تفكيره ووقته على دراسته فقط.
مقارنة أولية
وتعكس المقارنات الأولية بين نسختي برنامج سفير1 وسفير2 مقدار الوفر المحقق، إذ بلغ عدد الطلبات في النسخة الأولى أكثر من مليوني طلب، وأكثر من ثمانية ملايين إجراء تطلّب إنهاؤها وجود نسبة تدخل بشري عالٍ/ مما نتج عنه وجود عمليات متأخرة ومعلقة، في حين تم تقليص ذلك في النسخة الثانية من النظام، كما تم تصميمه ليناسب العمل الآلي الذاتي دون الحاجة لوجود تدخل بشري بنسبة 64 %، بعد أن كان مجرد 5 % في النسخة الأولى، إضافةً إلى هندسة الإجراءات كافة وتقليصها إلى 60 %، وتوحيد الإجراءات المشابهة مثل فتح الملف، حيث كانت الخطوات تستلزم في سفير1 ثمانية إجراءات لاعتماد قبول فتح ملف طالب، بينما في سفير2 أصبحت ثلاثة إجراءات سريعة وسهلة ودون وجود تدخل بشري.
د. منيرة العامر
أحمد العنزي
عبدالله السبيعي
سفير2 يوفر خدمات إلكترونية للمبتعثين بعيداً عن الإجراءات التقليدية