لا تحمل القرد وحدك!

"إذا كنت في سباق وتقود السيارة بسرعة تستطيع أن تتحكم معها بجميع الأمور دون أي مشاكل فهذا يعني أن سرعة سيارتك غير كافية!". شدني هذا التعليق لخبير أوروبي بأحد اجتماعات العمل مؤخرا. ومع التسليم بخطورة السرعة في قيادة السيارات، فعند الحديث عن العمل، فسرعة الإنجاز تعتبر أحد عوامل التميز لأي مؤسسة دون شك. وأذكر كلمة أ. توكوميستو كيوكو، مديرة شركة نورا كوم اليابانية، بأنها كانت تحرص في بدايات عملها الوظيفي على إبهار مدرائها بإنجاز العمل بسرعة خارقة مفاجئة، فحتى لو لم يكن العمل مكتملا بنسبة 100%، فسرعة التنفيذ تمنح وقتاً للتعديل لاحقا.
وبالمقابل كنت في إحدى فترات عملي الإداري أعاني من أحد الموظفين المتميزين في تقديمه عملاً متقناً للغاية ولكن بتأخير!! والأمر هنا شبيه بلاعب يسجل هدفاً رائعاً ولكن بعد أن يصفر الحكم وتنتهي المباراة فلا يكون لذلك الهدف قيمة.
وفي الواقع، فالمدير في المؤسسة يتحمل مسؤولية تأخر العمل. ولتقريب الصورة فالأندية الكبرى مثل ريال مدريد وبرشلونة تتأثر نتائجها بقوة حسب المدرب رغم وجود اللاعبين العالميين في تلك الفرق. نعم، المدير في المؤسسة كالمدرب في الفريق، فكما أن المدرب الناجح يصنع فريقاً ناجحاً ويسخر قدرات لاعبيه بامتياز، فالمدير الناجح يعرف كيف يقود مؤسسته بتفوق نحو تحقيق الإنجازات!
وللإسهام بتسريع العمل والقضاء على مشكلة البطء، فأطرح عليكم ثلاث نصائح من السيد خبير الإدارة الياباني أ. كيبي تومويوكي وهي:
أولا) لا تترك إيميلا دون رد:
أكثر ما يضيع الوقت في المؤسسات هو عدم الرد على الإيميلات والخطابات وانتظار التوجيهات. فمجرد رد المدير بكلمات على الإيميلات والمعاملات مثل (مناسب)، (للمفاهمة)، (نظر)، (غير مناسب) كفيل بتسريع بالعمل.
ثانيا) قانون الأربع والعشرين ساعة:
وضعت بعض الشركات قانون الأربع والعشرين ساعة لجميع الموظفين والذي يقضي بوجوب الرد خلال 24 ساعة على أي إيميل. من شأن هذا أن يقضي على تعطيل التواصل بين الموظفين داخل المؤسسة.
ثالثا) لا تحمل القرد وحدك:
عندما يأتي الموظف إلى المدير بمعاملة فكأنما يأتيه حاملا قردا، فإما أن ينهي المدير المعاملة ويعيد الموظف بقرده، أو يحتفظ بالمعاملة لديه ويحمل القرد. وكلما جمع المدير المعاملات لديه كلما تراكم العمل وتعطلت المعاملات. وعليه فالمدير الناجح يعود موظفيه على أن يعرضوا المشكلة مع الحلول المقترحة ويشركهم في التفكير وصنع القرار.
وباختصار، الرد على الإيميلات والمعاملات بسرعة ولو بكلمة واحدة يضاعف سرعة العمل خمس مرات!