بكم تبيع عشر ثوان من عمرك؟

اسطرلاب

«لا تكن قرداً!» تلكم نصيحة كين بلانتشارد وزملائه مؤلفي كتاب (مدراء الدقيقة الواحدة) حيث ينصحون المديرين بعدم القيام بكل الأعمال بأنفسهم، مثل القرود حسب تعبيرهم، ما سيؤخر العمل ويضعف الإنتاجية. وبالمقابل فمن المهم تأهيل الموظفين لتحمل المسؤوليات وأداء الأعمال.. مقالة اليوم تستعرض كيف يتعامل القادة والمديرون مع الوقت وكم تبلغ قيمة الثانية الواحدة لديهم..
ننطلق من الإجابة عن السؤال حول قيمة الثانية الواحدة.. تفيد الإحصاءات أن تأخر عرض صفحة شركة أمازون عُشر ثانية ينتج عنه تناقص المبيعات واحدا بالمئة..أما تاخر عرض صفحة جوجل الرئيسية نصف ثانية فينتج عنه تناقص عدد زيارات الموقع عشرين بالمئة.. وفي نوفمبر 2014م حدثت مشكلة فنية تسببت بتعطل إعلانات جوجل لمدة تسعين دقيقة، وبالحسابات فقد كلفت كل ثانية ما يقارب 700 ريال سعودي، وكل دقيقة كلفت حوالي 42 ألف ريال من الخسائر!
من ناحية أخرى فهنالك مديرون يتقاتلون على الثانية الواحدة ويعتبرون أن إضاعة ثوان هدراً هو خسارة كبيرة جداً! من هؤلاء (كيبي تومويوكي) مدير مشاريع تطوير البرامج بشركة آي بي إم. تولى الرجل مسؤولية الإشراف على فريق يحتل المرتبة الأخيرة بين الفرق الأخرى داخل الشركة من حيث البطء وضعف الإنتاجية، ولكن وفي عام واحد فقط استطاع أن يجعل من فريقه، المتكون من 200 شخص، أكثر الفرق إنتاجية وسرعة في الأداء داخل الشركة! كيف تمكن من ذلك؟ هناك أساليب جميلة متبعة لاختصار الوقت والإنتاجية العالية ومنها:
الرد على جميع الإيميلات. عند عملي في إحدى الشركات اليابانية منذ بضعة عشر عاماً كان يطلب مني أن أكتب المشكلة والحلول المقترحة والحل الأفضل الذي أراه بصياغة تتيح للمدير أن يرد بكلمات محدودة مباشرة مثل (لا مانع) أو (مقترح أ).. وأسوأ الإيميلات في نظري هي تلك التي تعرض المشكلة دون أي حلول مقترحة! وبالنسبة للمدير فينبغي الرد على جميع الإيميلات حتى تلك المكتوبة للإحاطة ولو بكلمات محدودة مثل (نُظِر).
قانون الأربع وعشرين ساعة: عند استلام أي إيميل فينبغي الرد عليه خلال فترة زمنية محددة لا تتجاوز 24 ساعة. ولا شك أن الرد بكلمات مثل (لا استطيع إنجاز المطلوب في الوقت الذي تطلبه) أو (عندي مشروع آخر ويحتاج مني الموضوع أسبوعا) سيتيح الفرصة للبحث عن خطط بديلة وسيكون أفضل من جعل الآخرين ينتظرون عدة أيام ليعرفوا نفس النتيجة..
تعليم الموظفين المهارات المطلوبة لسرعة إنجاز العمل: إن مهارات بسيطة مثل عملية النسخ واللصق في الحاسب باستخدام الزر (CTRL) وزر الحرف (C) أو (V) ممكن أن تختصر ثواني من الزمن مقارنة بالِأساليب التقليدية، اضغط زر المصعد: من النصائح الطريفة المبادرة سريعاً بضغط زر إغلاق المصعد لعدم إضاعة الوقت في انتظار أن يغلق المصعد آلياً.
أما في شركة جوجل فالنظام المتبع يقتضي أن مدة الاجتماع لا تزيد عادة على ثلاثين دقيقة ويتم صياغة ما تم الاتفاق عليه والمهام اللازم تنفيذها خلال الاجتماع، ويتم حفظ هذه المعلومات في النظام بحيث يستطيع الجميع الاطلاع عليها.
بكلمة أخرى لا يوجد وقت مهدر في كتابة كل ما جرى من نقاشات ومن ثم طباعة المحضر وتوزيعه. وللاستشارات الفنية أو التقنية الخاصة فيتم إجراء اتصال مباشر والتحدث مع المختصين وإنهاء الاستشارة في دقائق وفي نفس الاجتماع دون الحاجة لإضاعة الوقت في استدعاء الخبراء للحضور أو الاجتماع مرة أخرى.
وباختصار، فحتى الثواني البسيطة إذا أديرت بذكاء فيمكن أن تصنع فارقاً كبيرا بنهاية المطاف.. ولنتذكر قول الله عز وجل: (إنهم كانوا يسارعون في الخيرات).