إستراتيجية لتطوير وتحديد احتياجات ضيوف الرحمن ل 25 سنة مقبلة

د. سمسم: تأهيل 40 ألف موظف وعامل لمتابعة مستوى الخدمات الميدانية لا تناقض بين ما تقدمه وزارة الحج ومعهد أبحاث أم القرى استطلاع آراء 17 ألف حاج أفادنا لمعرفة مجالات التدريب

كشف المشرف العام على التخطيط والدراسات والتطوير بوزارة الحج الدكتور محمد بن طلال سمسم أن وزارة الحج بدأت تنفيذ إستراتيجية شاملة لتطوير منظومة الخدمات المقدمة للحجاج والزوار والمعتمرين خلال ال 25 سنة قادمة وفق رؤية علمية شاملة تحدد العدد والاحتياجات لكل الوافدين من ضيوف الرحمن. وقال د. سمسم في حوار مع (المدينة) إن هناك برامج تركزعلى تنمية المهارات المعرفية والسلوكية والإجرائية لدي العاملين في خدمة ضيوف الرحمن وتوعيتهم بجلال المهمة الموكلة إليهم والأمور الضرورية في خدمة الحجاج والزوار والمعتمرين، موضحًا أن التدريب يشمل جميع موظفي الوزارة حتى أعلى القيادات وهناك دورات نوعية للقيادات، ومن ضمن ما نفذ العام الماضي دورة تدريبية لمدة سبعة أسابيع لوكلاء الوزارة ومديري العموم. وأشار أن الوزارة قامت بتقييم الخدمات المقدمة لضيوف الرحمن من وجهة نظر متلقى الخدمة، واستطلاع آراء أكثر من 17 ألف حاج من مختلف الفئات العمرية والجنسيات والتأهيل العلمي أفادنا لمعرفة المجالات التي نوجه فيها التدريب.
وبين د. سمسم أن الوزارة أنشأت مكتب لإدارة المبادرات الإستراتيجية بدأ عمله في رمضان الماضي ويجمع كل الأفكار التي ترد للوزارة، ويضع لها توصيف ويرى أثرها على الخدمة ويضع لها أولويات، وتقدير الاحتياجات المالية ثم استجلاب العروض وتقييم العروض المختلفة وترجمتها إلى مشروعات، وأبرز مشروع منوط بالوزارة هو الخطة الإستراتيجية الشاملة القادمة، والوزارة معنية بهذا الأمر ولدينا مشروعات مختلفة تشرف عليها الوزارة.
وخلال الحوار التالي نتعرف أكثر على طبيعة عمل إدارة التخطيط والدراسات والتطوير ومدى استفادة منسوبي الوزارة من خدماتها:
** أولًا نود إعطاءنا فكرة عن إدارة التخطيط والدراسات والتطوير بوزارة الحج ؟
الإدارة معنية بشكل رئيس بتطويرالإجراءات وأعمال الوزارة والتركيز حاليًا على تدريب العاملين في الحج والعمرة لأنها محور تطوير ورفع مستوى الخدمة المقدمة لحجاج وقاصدي بيت الله الحرام ولدينا مركز تدريب العاملين في الحج والعمرة يشرف على تدريب جميع العاملين في خدمة ضيوف الرحمن سواء من منسوبي الوزارة أو العاملين أو الجهات العاملة تحت إشراف الوزارة وتشمل مؤسسات الطوافة الستة والمؤسسة الأهلية للأدلاء ومكتب الوكلاء الموحد ومكتب الزمازمة والنقابة العامة للسيارات وتشرف على أكثر من 40 ألف من القوى العاملة تعمل في خدمة ضيوف الرحمن أثناء موسم الحج، يدعمهم موظفو الوزارة ومع بداية العام الهجري نضع برنامج الدورات التدريبية لخدمة الموسم، ونفذنا في العام الماضى 1435 (147) مقعدًا تدريبيًا وفي العامين الماضيين غطينا احتياج منسوبي الوزارة كافة في الدورات التي يقدمها برنامج «يسر» وفي عام 1435 نفذنا 6694 مقعدًا تدريبيًا لغير منسوبي الوزارة.
** هل الدورات التي تقدم للموظفين اختيارية أم إلزامية ؟
لدينا آلية لتحديد الاحتياجات التدريبية من عدة مصادر، بداية ننظر للمهمة الملكف بها كل موظف ونراجعها وننظر لتقييم الموظف من رئيسه في العمل، ولدينا برنامج آلي يحدد البرامج التدريبية التي يحتاج إليها جميع الموظفين، كل موظف على حده، ومعالي وزير الحج الدكتور بندر حجار يولي اهتمامًا كبيرًا في الاستثمار في الكوادر البشرية ومن الأولويات التي منحها اهتمامه رفع كفاءة العمل وتمكين منسوبي الوزارة بالمهارات اللازمة لأداء أعمالهم بالكفاءة المطلوبة، ونسبة الالتزام بحضور الدورات التدريبية عالية جدًا، لأن الموظفين وجدوا أنها تعالج احتياجاتهم الفعلية ولها مردود إيجابي عليهم في العمل.
** هل التدريب خاص بالموظفين أو يشمل قيادات الوزارة ؟
التدريب يشمل جميع موظفي الوزارة حتى أعلى القيادات، لكن القيادات لها دورات نوعية، ومن ضمن مانفذناه العام الماضي دورة تدريبية لمدة سبعة أسابيع لأصحاب السعادة وكلاء الوزارة ومديري العموم وكانت الدورة كل أسبوع ساعتان يلتقون فيها مع المدرب، ويناقشون معه التحديات التي تواجههم في العمل ويتفقون على بعض الحلول، ويقومون بتنفيذها وبعدها بأسبوع لمدة ساعتين يقيمون الوضع، وكان لكل قيادي خطة يناقشها مع المدرب على مدى سبعة أسابيع، وفي نهاية الدورة التقى جميع القيادات وجهات التدريب بمعالي الوزير وعرضت عليه الخطط وتم تقييمها وهذا مثال على الدورات التي تستهدف القيادات.
** ما أنواع الدورات التي تقدم للعاملين في مؤسسات الطوافة ؟
قدمنا لهم عدد كبير جدًا من الدورات المتنوعة من أبرزها فن التعامل مع ضيوف الرحمن والتعريف بالإجراءات والنماذج وكيفية إعداد المحاضر وإدارة الأزمات في الحج والمفاهيم الحديثة في المراقبة لأن من أبرز المهام المنوطة بالوزارة والجهات العاملة تحت إشرافها هي مراقبة أداء الخدمات لضيوف الرحمن، كذلك دورات في مجال إدارة ضغوط العمل ومهارات الاتصال الفعال مع الجمهور والأحكام الفقهية في الحج لمن لهم تواصل مباشر والإسعافات الأولية والقيادة والإشراف المباشر وتطوير خدمات الإسكان في مكة المكرمة والمدينة المنورة.
** أنتم تقدمون دورات وفي نفس الوقت جامعة أم القرى تقدم دورات في نفس المجال، ألا يعتبر هذا تداخل في التخصصات ؟
لا أري فيها تناقض وتداخل، بل يعتبر تكامل فالجهات الأكاديمية تقدم الخلفية العلمية لأي موضوع معين، ونحن بصفتنا جهة إشرافية على الخدمة نلامس الموضوعات والمهارات المباشرة المرتبطة بتحسين الخدمة، لذلك نقول هدفنا من التدريب هوتحسين الخدمات المقدمة لضيوف الرحمن، ودوراتنا خاضعة للتطوير السنوي ولذلك من ضمن الأمور الأساسية التي نحرص عليها، وزارة الحج نفذت برنامج لأول مرة لتقييم الخدمات المقدمة لضيوف الرحمن من وجهة نظر متلقى الخدمة، أي من خلال الحجاج أنفسهم واستطلعنا آراء أكثرمن 17 ألف حاج من مختلف الفئات العمرية والجنسيات والتأهيل العلمي، وهذا أفادنا لمعرفة المجالات التي نوجه فيها التدريب.
** في حالة حدوث قصور في الخدمات من جهات لا علاقة لها بوزارة الحج، كيف تعالجون مثل هذه المواقف ؟
هذا الدور الأساسي لوزارة الحج لأنها مشرفة على الخدمات المقدمة للحجاج في كافة مراحلهم ونحن على تواصل دائم مع شركائنا في الجهات الخارجية الحكومية والأهلية ونقدم ملاحظاتنا لهم، ونأخذ ملاحظاتهم وهناك اجتماعات متواصلة، ونلتقي في ورش عمل مكثفة لمناقشة موضوعات محددة، ونظمنا ورش عمل متعددة مع كافة الشركاء العاملين في خدمة ضيوف الرحمن لمناقشة سبل تحسين الخدمات أثناء توافق مواسم الحج مع ذروة فصول الصيف خلال السنوات القليلة القادمة.
** هل تشمل دراساتكم التطويرية جانب مشروعات البنى التحتية وتنفيذها وتطويرها؟
إدارة التخطيط والتطوير والدراسات هدفها جمع جميع الدراسات والمقترحات التي ترد للوزارة أو التي تحتاجها قطاعات وإدارات الوزارة المختلفة ونأخذها من مرحلة الفكرة حتى تنفذ كمشروع ومعالي وزير الحج يرحب بكل المقترحات والأفكار التي ترد من مختلف الجهات، وأنشأنا مكتبًا لإدارة المبادرات الإستراتيجية بدأ عمله في رمضان الماضي ويجمع المكتب كل الأفكار التي ترد للوزارة، ويضع لها توصيف ويرى أثرها على الخدمة ويضع لها أولويات، وتقدير الاحتياجات المالية لها ثم نبدأ استجلاب العروض وتقييم العروض المختلفة وترجمتها إلى مشروعات.
** ما هي رؤيتكم وإستراتيجيتكم المستقبلية لتطوير التخطيط والدراسات ؟
رؤيتنا في مركز تدريب العاملين في الحج والعمرة أن نكون المرجعية لتدريب كافة العاملين في خدمة ضيوف الرحمن سواءً من الجهات الخاضعة لإشراف وزارة الحج أو الجهات الأخرى، ونسير في خطوات جادة لبناء المركز على منهجية علمية موثوقة وصحيحة من النواحي الإدارية والمالية والبنية الأكاديمية تتضمن تحديد الاحتياجات التدريبية وآليات تطوير البرامج التدريبية وآليات تطوير برامج التدريب وكيفية ربطها بتحسين الخدمة.
** هل المركز يتقاضى رسومًا مالية مقابل الدورات المقدمة للموظفين ؟
الدورات تقدم بالشراكة مع جهات أخرى متخصصة في مجالات التدريب المختلفة، فنحن كمركز تدريب العاملين في خدمات الحج والعمرة لانتقاضى أي مبلغ مالي، لكن المتدربين يدفعون مبالغ لجهات التدريب الأهلية، وبالنسبة لمنسوبي وزارة الحج، تتكفل الوزارة بدفع تكليف تدريبهم، لكن المركز ليس له هدف ربح مادي.
** ما هى النتائج التي أنعكست على الموظفين خلال تقديم هذه الدورات ؟
الحمد لله لمسنا بصورة شخصية كأفراد نتائج إيجابية ومن حرصنا على الحيادية نفذنا برنامج قياس إثر برامج التدريب من وجهة نظر المتدربين ورؤسائهم في العمل، ووثقنا هذا القياس على الورق في بيانات وحتى تسجيل فيديو، ووجدنا إشادة وارتياح كبير وتعاون ودعم من المتدربين ورؤسائهم في العمل بالبرامج التي نفذت، ومع ذلك نحن مستمرون في التطوير لأن عجلة التطوير لاتتوقف.
** ما هى أبرز العقبات والمشاكل التي تواجهكم في تقديم البرامج التدريبية والتطويرية ؟
هناك تنسيق فعال بين كافة الجهات حتى نضمن تقديم الخدمة بشكل أمثل، والصعوبة تكمن في تشعب الخدمات وتعدد الجهات التي تشارك في الخدمة وكبر حجم الفئة المستهدفة في هذه الخدمة التي تصل إلى ثلاثة مليون حاج والعدد في ازدياد، وهناك رغبة شديدة من ولاة الأمر -حفظهم الله- لتحسين الخدمات.