أكدت وزارة التعليم العالي بدء صرف مكافأة المبتعثين من تاريخ دخول المبتعث بلد الابتعاث على أن يكون دخوله قبل شهر أو أقل من موعد الدراسة مشيرة الى انه لا يحق للطالب أو الطالبة، أو المرافقين العمل في دولة الابتعاث إطلاقاً لأن في ذلك مخالفة لقوانين الهجرة في البلدان المضيفة، ويتنافى مع المهمة التي ذهب من أجله . واوضحت الوزارة في تقرير لها على موقعها الاليكتروني ان التقديم على برنامج خادم الحرمين الشريفين للابتعاث الخارجي مرة في كل عام، ويعلن عنه في الصحف المحلية، وفي وسائل الإعلان المختلفة، ويذكر في الإعلان الوقت، و التاريخ، و الشروط. وطريقة التقديم، وعادة ما يكون بعد انتهاء العام الدراسي، و في بداية كل إجازة صيفية، ويتم التسجيل عبر موقع الوزارة. وبعد التسجيل يعلن عن تدقيق الوثائق، وتسلم أصول الشهادات، في مراكز مختلفة من مدن المملكة، واشارت الى انه بعد حضور الملتقى التعريفي للمبتعثين يتم إنهاء إجراءات القبول الجامعي وإنهاء إجراءات التأشيرة من سفارة البلد المبتعث إليه وإكمال متطلبات إصدار قرار الابتعاث. والحصول على أمر إركاب من إدارة الميزانية بمقر وكالة شؤون البعثات. وعن متطلبات إصدار قرار الابتعاث اوضحت الوزارة انها تتضمن صورة من قبول الجامعة، أو قبول اللغة وصورة من جواز السفر بالإضافة لصورة التأشيرة (الفيزا).وصورة بطاقة الأحوال للطالبة أو صورة دفتر العائلة.وصورة ( جواز السفر + صورة التأشيرة + صورة بطاقة الأحوال ) بالنسبة للمحرم المرافق.وصورة وثيقة التخرج بالإضافة إلى كشف الدرجات ( أو المعادلة للشهادة إذا كانت صادرة من خارج المملكة العربية السعودية )وصورة شهادة القدرات لطلاب المرحلة الثانوية.وتعبئة الاستمارة المعدة لصدور القرار لالتزامات الطالبة و التوقيع عليها.وبالنسبة للمحرم المرافق (زوج – أب – أخ) إذا كان أخاً، فعليه إحضار وكالة شرعية من ولي أمر الطالبة بالسماح له بمرافقة أخته وصورة من حسن السيرة و السلوك. وبالنسبة الى الطالب أو المرافق المولود في الولاياتالمتحدةالأمريكية لا يحتاج إلى تأشيرة من السفارة الأمريكية، ويسافر مباشرة واقل سن للمحرم 18 سنة ووفقا للتقرير لا يؤجل الترشيح؛ لأن برنامج خادم الحرمين الشريفين للابتعاث الخارجي سنوي ويرتبط بمواعيد و أنظمة دراسية. ويمكن أن يصدر قرار طلاب الدراسات العليا بقبول لغة، أو قبول جامعي مشروط. أما طلاب البكالوريوس فيجب أن يكون عند الطالب قبول جامعي مع قبول اللغة. اما المطلوب لطلاب الزمالة الطبية فقبول من معهد تحضيري للزمالة الطبية في دول أمريكا وكندا، أما بقية الدول فيشترط قبول من أحد المستشفيات الجامعية مصدق من الملحقية الثقافية السعودية في بلد الابتعاث. ولا يمكن تغيير الجامعة، أو معهد اللغة، أو الدولة، و في حالة الضرورة القصوى يقدم المبتعث خطاباً يشرح فيه أسباب التغيير، و يُعرض على لجنةٍ لدراسة الحالة واتخاذ قرار بشأنه. ويشترط على المحرم المرافق البقاء في بلد الابتعاث طوال مدة البعثة، و إلا سوف تتعرض الطالبة و المحرم لإيقاف المخصصات المالية، و إلغاء البعثة. و يحق للمرافق إذا كان سعودياً او سعودية الالتحاق بالبعثة بعد الوصول إلى بلد الابتعاث، ويحضر قبولاً من الجامعة و يتقدم بطلب الإلحاق عن طريق الملحقية الثقافية.وتتكفل وزارة التعليم العالي بتعليم الأطفال من سن 6 سنوات ، فما فوق، وفق التعليم النظامي لبلد الابتعاث .
