كيف يُعدُّ الموظف تقريره بأسلوب واضح؟!

نصائح لكل موظف وموظفة

سننظر في هذا الأسبوع في كيفية كتابة التقرير بلغة واضحة وهذا ما يختلف عن الاستعمال الدقيق للغة وبالتحديد الالتزام بقواعدها والذي سننظر فيه لاحقاً. والمواضيع التي سوف يغطيها هذا الفصل هي:
- الأسلوب الإجمالي للكتابة.
- العبارات الصحيحة أو أسلوب التعبير (Phrasing).
الكلمات الصحيحة.
وسر الأسلوب الجيد في الكتابة والذي يعبر عن مقاربتك للكتابة هو أن تكون هذه الكتابة مماثلة تقريبا لكلامك؛ أي أن تكتب ما يمكن أن تتكلم به. يجب بالطبع أن تتجنب العبارات والكلمات العامية، لكن المادة قد تكون صعبة القراءة في حال استعمال العبارات والكلمات الصعبة التي قد لا يكون القارئ معتادا عليها.
وقد يجد الكثير منا أنه من السهل التكلم بوضوح والتعبير عن الحجج بطريقة جيدة التنظيم والبنية، ولكن عندما نأتي لوضع هذا الكلام على الورق نشعر بحاجة مفاجئة لإعطاء القارئ انطباعات جيدة ومؤثِّرة من خلال الكلمات الطويلة والجمل المعقدة، وهذا ما يمكن ان يشكِّل خطراً في التقرير لأنه قد يعيق إيصال رسالته وبالتالي يفقد التقرير الوضوح والتأثير.
الأسلوب الإجمالي في الكتابة
تذكَّر أنك تكتب التقرير للقارئ وليس لنفسك، لهذا يجب عليك أن توافق (أو تكيِّف) أسلوبك الطبيعي في الكتابة مع ما يلائم القارئ. وهذا قد يتطلب في الكثير من الأحوال القليل من التغيير أو قد لا يتطلب أي تغيير على الإطلاق. ولكن يجب عليك أن تفكر بالأمر لأنه في بعض الأحيان لا يكون القراء مماثلين لك في التفكير.
لنفترض على سبيل المثال أنك تكتب تقريراً موجهاً الى مجلس الإدارة في الشركة أو المؤسسة التي تعمل فيها والى أعضاء هذا المجلس وعدده يفوق العشرة مثلاً. هنا تسمح لك القواعد الحديثة في اللغة باستعمال ما لم يكن بالممكن استعماله وفقاً للقواعد التقليدية في اللغة.
ولكن لو كان أعضاء مجلس الإدارة من الجيل القديم فربما يكون موقفهم من اللغة واستعمالاتها تقليدياً. وهكذا اذا رغبت في موافقتهم على تقريرك عليك الالتزام بالقواعد التقليدية للغة.
هذا لا يفرض عليك تغيير أسلوبك في الكتابة كلياً، بل يفرض فقط أن تكيِّف تقريرك بما يلائم هؤلاء القراء. وهنا قد يكون عليك تكييف أو موافقة استعمالك للغة بما يلائم كل عضو في مجلس الإدارة وربما قراء آخرين في الشركة أو المؤسسة أو خارجها. ونماذج هؤلاء القراء هي:
- الأشخاص الذين يفضِّلون الأسلوب الحديث في كتابة اللغة.
- الأشخاص الذين لا تكون لغة التقرير هي لغتهم الأم.
- الأشخاص الذين لديهم صعوبة في القراءة.
استعمال اللغة العادية:
اذا لم يكن قراءة تقريرك ضمن إحدى الفئات المذكورة سابقا يمكنك الاكتفاء باستعمال اللغة العادية والأسلوب السهل. وهذا لا يعني استعمال اللغة العامية، بل يعني مثلا بدلا من استعمال كلمة (الإناث) التقليدية يمكنك استعمال كلمة البنات من العامية والعادية.
كذلك من الطبيعي اختصار بعض الكلمات أو جمعها معاً (بما يعرف بالترخيم أو حذف بعض الحروف)؛ لأنه يسهل القراءة الخاصة اذا كان يتوافق مع الكلام العادي. ولكن يجب تجنب هذا الأسلوب اذا كان القراء من الجيل الذي يفضِّل اللغة التقليدية.
من ناحية أخرى يميل بعض الأشخاص لسبب ما الى استعمال كلمات وعبارات محددة في تقاريرهم لا يكون لها أي استعمال في الحياة الواقعية ويكون تأثير ذلك أن يصبح التقرير مثل تقرير الشرطة الذي يستعمل كلمات وعبارات جافة.
أمثلة من الاختصار والترخيم
العبارة المختصر
فيما يخص عن
في هذه اللحظة من الزمن الآن
في حال حدوث.. إذا
نتيجة لذلك.. وهكذا
وهذا الأمر يتعلق بالأسلوب الفردي في الكتابة وليس بالكلمات الفردية وكل ما عليك فعله هو أن تعلم كيفية تبني مقاربة عامة للكتابة قريبة من الكلام المستعمل دون الوقوع في أي من اللغة العامية أو اللغة الصعبة.
وعندما تتحدث في تقريرك عن نفسك وعن الآخرين تحدث بكلمة (أنا) و (أنتم) على التوالي واذا كان التقرير داخلياً محضاً يمكنك الاكتفاء بكلمة (نحن) وليس (أنا) وبدلاً من القول مثلاً: (إن توصية هذا التقرير هي شراء كذا وكذا) يمكنك القول: (ننصح بشراء كذا وكذا).
من ناحية أخرى ولتجنب التمييز بين النساء والرجال في كتابة الضمير في التقرير يجب عليك فعل ما يلي:
1- استعمال صيغة الجمع بدلا من القول مثلاً: (يجب على كل موظف أن يتأكد من ترتيب مكتبه قبل ترك غرفة العمل) وتقول: (يجب على كل الموظفين والموظفات ترتيب مكاتبهم ومكاتبهن قبل ترك غرف العمل).
2- استعمال كلمة (أنتم) بدلا من (أنت) و(لكم) مثلا بدلا من (لك) وهكذا دواليك.
3- من ناحية أخرى ولدى الرغبة في ذكر الأمثلة في التقرير يمكنك تحديد المثل بالشخص المعني بالذات واستعمال الضمير الفردي مثل هو وأنت أو هو - هي.. إلخ.
استعمال الأمثلة والقياس أو التشبيه:
عندما تتحدث الى الآخرين وجهاً لوجه يمكنك التوقُّف عن الكلام اذا لم يفهموا كلامك وبحيث يطلبون منك تكرار الكلام أمامهم. ولكن اذا كان هؤلاء الآخرون يقرؤون تقريرك لن تتوافر لديهم فرصة طلب إعادة الكلام اذا لم يفهموا عباراتك المكتوبة. لذلك يجب أن تتأكد من شرح وتفسير كل شيء قدر الإمكان وأفضل الأدوات التعبيرية في هذا المجال هي الأمثلة والقياس.
وفي بعض الأحيان قد تظن أنت أن أمراً أو موضوعاً ما هو واضح وجلي أكثر مما هو عليه حقا بالنسبة للآخرين الذين قد لا يكون واضحا بالنسبة إليهم. وهنا وفي حال وجود أي شك لديك بعدم فهم الآخرين لما تقوله كتابيا يجب عليك استعمال الأمثلة وهذا ليس سيئا، بل هو ضروري، ولقد ذكرنا سابقا ضرورة تجنب اللغة الصعبة والمعقدة واستعمال الأمثلة هو لهذا الغرض أيضا.
أما القياس (بالمقارنة والتشبيه والاستعارة).. فهو قيِّم جداً لشرح وتفسير الأفكار المعقدة ويبدأ بالقول (الفكرة هي مثل كذا وكذا تقريباً) أو (كما لو أنها كذا وكذا).. (فإذا افترضنا أنك تريد شرح بنية إحدى الشركات أو المؤسسات، فاستعمال القياس يسمح لك بالقول (تنظيم هذه الشركة هو مثل الشجرة، حيث العمال والموظفون هم في الجذور والدوائر والأقسام في الجذع..).
* المصدر: تحضير التقارير الناجحة - الدار العربية للعلوم - تأليف كاثرين هارتيج. ثقافة إدارية، يوسف بن محمد القبلان.