التخطيط الإستراتيجي 6/6

تناولنا في اعداد سابقة أنواع التخطيط وفي هذا الأسبوع سنحاول التطرق إلى التخطيط الإستراتيجي حيث كتب عن ذلك الاستاذ عبدالله بن صالح العقيل وكيل مركز التدريب المهني بالرس قائلاً:
(5) تنفيذ الخطة:
يقوم جميع من بالمنظمة من قادة ومديرين وعاملين سواء بالإدارة العليا والمتوسطة والتنفيذية بالعمل لتنفيذ الخطة الموضوعة كل حسب اختصاصه وما أسند إليه من مهام، حسب الآتي:
1 تتوالي الأعمال حسب التسلسل المنطقي كما ورد في الخطة وشروطها المحددة، بعيدا عن التعقيد والتداخل في الاختصاصات حتى نضمن أن التنفيذ تم بشكل صحيح.
2 كما تقوم فرق العمل المكلفة بمهامها كل حسب ما كُلّف به متعاونين بحيث يكون هدفهم خدمة المنظمة وجودة وتحسين أدائها.
3 تقوم فرق الاتصال المكلفة بالاتصال بالمنظمات الأخرى ذات العلاقة والتنسيق معها بما يضمن نجاح التنفيذ.
4 تقوم فرق المراقبة بمراقبة السوق وما يناسبها من مخرجات.
5 توفير المعلومات اللازمة لكل فئة من العاملين بالتنفيذ على مختلف المستويات الإدارية.
6 تفعيل وسائل الاتصال المفتوح داخل المنظمة لإيصال المعلومات الضرورية وإبداء وجهات النظر بين الإدارات في جميع الخطوات.
(6) متابعة تنفيذ الخطة:
وهو أن تقوم فرق متابعة تنفيذ الخطة بأعمالها كل حسب اختصاصه ويتولى الجميع تسجيل الملحوظات وتوجيه العاملين وتعديل المسار وتوجيه الثناء وتعزيز السلوك الجيّد، مع متابعة ومراقبة ما يلي:
1 - كفاءة القوى العاملة التي تعمل في تنفيذ الخطة.
2 تسلسل الخطوات المتبعة في التنفيذ.
3 - فاعلية القيادة الإدارية.
4 كفاءة وسائل الاتصال.
5 اتباع الطرق الصحيحة في الإنتاج.
6 حركة السوق ومستوى القبول داخل المجتمع.
7 ملاءمة النظم واللوائح وما تحتاجه من تعديل.
8 الأساليب المتبعة وكفاءتها.
9 كيفية الحصول على المعلومات اللازمة للتنفيذ.
10 طريقة السير نحو تحقيق هدف المنظمة.
11 وضوح الهدف المحدد وتفهّم الجميع لتحقيقه.
12 وضع الشخص المناسب في المكان المناسب.
13 تسلسل القرارات المتخذة من القيادات ومديري الإدارات ومدى الحاجة لها.
(7) تقييم الخطة:
إن هذه الخطوة هي الخطوة الأخيرة من خطوات التخطيط الإستراتيجي، والتقييم للخطة يتضمن ما يلي:
1 تسجيل المعلومات الهامة في تنفيذ الخطة حسب التسلسل الموضوع لذلك.
2 توجيه العاملين في التنفيذ بأن يقوم كل منهم بما كُلّف به.
3 مراقبة الإنتاج من حيث الجودة وحاجة السوق.
4 الاستئناس برأي رجال الأعمال وما يحتاجه السوق من إنتاج.
5 - مدى تحقيق أهداف المنظمة وما يعترض ذلك من مشكلات.
6 تعديل الانحراف في سلوك فرق العمل.
7 مراقبة القرارات المتخذة ومدى تمشيها مع اللوائح والأنظمة.
8 مراقبة مستوى التنفيذ للخطة الموضوعة.
9 حل المشكلات التي قد تنتج بين العاملين نتيجة لتداخل الصلاحيات.
10 إعادة النظر في رسم بعض الأهداف واقتراح التعديلات.
11 معرفة نسبة النجاح التي تحققت من التنفيذ.
12 مقارنة مستوى التنفيذ مع ما هو موضوع.
الخاتمة:
إن التخطيط في العمل الإداري ليس أمراً ثانويا أو إضافيا يمكن إن يستعمل في المناسبات التي تحصل أثناء العمل، بل هوأمر هام جدا وهو جزء متمم للعمل، وأرى بأنه لا يمكن القيام بعمل بدون أن يسبقه تخطيط مُحكَم لما نريد أن نقوم به من أعمال. فالقائد الإداري الذي يقع على رأس الهرم الوظيفي، ومدير الإدارة الذي يتولى رئاسة قسم من الأقسام الإدارية، والموظف التنفيذي الذي يقوم بالأعمال اليومية الروتينية، كل من هؤلاء يجب ألاّ يقوموا بعمل إلا بعد أن يضعوا خطة مرتّبة يحدد فيها عناصر الأعمال التي يودون إنجازها. بل إن الرجل في بيته يحسن به أن يصنع خططا لأعماله التي يريد إنجازها. لأن التخطيط هو نشاط ينقلك مما أنت عليه الآن إلى ما تود الوصول إليه.
ولنضع خطة للعمل لا يلزمنا أن نبذل جهودا مضنية بل يجب أن يكون ذلك ضمن الأعمال الروتينية اليومية، إلا أن وضع الخطة يقوم على أسس محددة توضّح الطريق الذي نود السير عليه. لأنه ومع الأسف بأن أكثر الناس يسعون لإنجاز أعمالهم بسرعة وفي أوقات قياسية ويشعرون بأن ذلك يستغرق جل أوقاتهم لكنهم لا يجهدون أذهانهم في التفكير لما يجب أن يكون عليه المستقبل أمامهم، لذا فتراهم يتذمّرون من ضيق الوقت وكثرة الأعمال وأنه ليس لديهم وقت للتفكير.
إن معظم الناس يعتقدون بأن التخطيط أمر يصعب عليهم القيام به، لأن حياتهم تسير بسرعة وأمورهم تتغير في كل لحظة من حياتهم والروتين يسيطر على أعمالهم، بل إنهم اعتادوا على حياة رتيبة وأمورهم تسير على ما يرام كما يرون لذا فهم لا يحتاجون بأن يخططوا لأعمالهم.
والحقيقة التي لا جدال فيها بأن حياتهم دائمة التغيّر كثيرة المفاجآت وأكثر أوقاتهم تضيع هباء لأنهم اعتادوا على روتين معين ليس لديهم الاستعداد بأن يغيروه أو أن يجددوا فيه.
لذا ادعو الجميع من قادة ومديرين وموظفين ورجال أعمال وأفراد الذين اعتدوا في حياتهم على الروتين القاتل وضياع الوقت أن يقوموا بتغيير نمط حياتهم، وأن يخططوا لأعمالهم، وأن يكونوا هم المسيطرين على حياتهم لأن الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك، ويقول الشاعر:
الوقتُ أنفسُ ما عُنيتَ بحفظه
وأراه أهون ما عليك يضيع
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
عبدالله بن صالح العقيل
وكيل مركز التدريب المهني في محافظة الرس
المراجع:
إن المادة المكتوبة سابقا لم تكن منقولة من مراجع وإنما كتبتها من واقع خبرتي وتجربتي في العمل التي هي نتيجة (23) عاما من الخدمة، أما المراجع التي سوف أوردها هنا فتم الاطلاع عليها في مكتبتي للاستفادة من خبرة الآخرين.
1 الإدارة/ دراسة تحليلية للوظائف والقرارات الإدارية، مدني عبدالقادر علاقي، ط1401 1
2 الإشراف/ مدخل علم السلوك التطبيقي لإدارة الناس ، د.جيري ل جراي، ترجمة د/وليد عبداللطيف هوانه، 1408.
3 السلوك الإداري. د/ حنفي محمود سليمان، دار الجامعات المصرية، 1978م.
4 التخطيط الإداري، كيت كينان، ترجمة مركز التعريب والترجمة، الدار العربية للعلوم، 1416.
5 مهارات تفعيل وتنظيم الوقت، كلير اوستن، مركز التعريب والترجمة، الدار العربية للعلوم، 1419.
6 الإدارة الإستراتيجية، توماس وهيلن، دافيد هنجر، ترجمة د/محمود عبدالحليم مرسي، د/زهير نعيم الصباغ.
7 فن تنظيم وبرمجة الوقت، كيت كينان، ترجمة مركز التعريب والترجمة، الدار العربية للعلوم، 1416.