خطط موضوعية للموظّفين الذين يؤدون أعمالاً متكرّرة!

التحديد المسبق للخطوات يساعد في سرعة الإنجاز !

مفهوم الإجراءات
يقصد بإجراءات العمل، أو روتين العمل، الخطوات التفصيلية أو المراحل التي تمر بها المعاملة من البداية إلى النهاية. والإجراءات «كما عرفها نيوشل» هي سلسلة من العمليات الكتابية، يشترك فيها عدد من الناس في إدارة ما، أو في عدة إدارات، وتصمم لأجل التأكد من أن العمليات المتكررة تعالج بطريقة موحدة.
والإجراءات هي طرق محددة سلفاً لكيفية القيام بالأعمال، وهي خطط موضوعية للموظفين لأجل اتباعها عند القيام بالأعمال المتكررة.
وهي تترجم الخطط والسياسات العامة إلى أسلوب محدد لاتخاذ القرارات والقيام بالأعمال. وعندما تصمم الإجراءات يحدد فيها نوع العمل الذي سيقوم به الأفراد المشتركون في إنجاز المعاملة، ويبين تسلسل الخطوات في المعاملة والأشخاص الواجب اشتراكهم في إنجازها.
والإجراءات وخطواتها التفصيلية لا تكون في غالب الأحيان مكتوبة. وقد تكون في بعض الأحيان مكتوبة ومحددة بشكل تفصيلي أو موجز في دليل الإجراءات، وتنظيم الإدارة يرجع إليه الموظفون عند الحاجة ويصار إلى تعديله عندما تحدث تغييرات على تنظيم وإجراءات العمل في المنظمة.
أهداف وفوائد الإجراءات
تحقق الإجراءات المبسّطة للأعمال أهدافاً وفوائد متعددة للمنظمة ولجمهور المنتفعين، فهي لا تؤدي إلى تخفيض النفقات فحسب بل إنها تساعد على زيادة كفاءة وفاعلية المنظمة في القيام بأعمالها، ومن فوائد وأهداف الإجراءات ما يلي:
1 الإسراع في إنجاز المعاملات:
إن التحديد المسبق للخطوات المتسلسلة التي تمر فيها المعاملات يؤدي إلى الإسراع في إنجاز الأعمال، ويقلل من أوقات الانتظار على مكاتب الموظفين لأجل معرفة الخطوات التي يجب أن تمر فيها المعاملة، ويؤدي ذلك بالتالي إلى الإسراع في إنجاز المعاملات.
2 تحسين الخدمات المقدمة للجمهور:
إن السرعة في إنجاز المعاملات وعدم تكديسها وانتظارها أياماً وأسابيع على مكاتب الموظفين من شأنها أن تقدم خدمة أفضل لجمهور المنتفعين.
3 توحيد أداء الأعمال الكتابية في المكاتب:
تحدد للأعمال المتشابهة إجراءات عمل موحدة وتؤدى بنفس الطريقة عندما تتكرر الأعمال، وهذا يؤدي إلى توحيد الأعمال الكتابية في المكاتب.
4 تخفيض نفقات الأعمال الكتابية:
إن اعتماد إجراءات موحدة للمعاملات المتشابهة يؤدي إلى تصميم نماذج موحدة لها، وينتج منه تقليص النفقات على الأعمال المكتبية.
5 التقليل من المجهود الفكري للموظفين:
تساهم الإجراءات في التقليل من المجهود الفكري والعصبي للموظفين، فالرئيس الإداري يقوم بوضع سياسة موحدة وإجراءات موحدة لمعالجة الموضوعات المتشابهة من المعاملات، ويقوم الموظفون التنفيذيون بتنفيذ تلك السياسة ولا يتوقفون أثناء قيامهم بالأعمال عن التفكير ملياً في الإجراءات التي سيتخذونها على المعاملة في كل مرة تمر عليهم ولا يرجعون للرئيس الإداري الا في الحالات الاستثنائية، وعندما تبحث تلك الأمور الاستثنائية ويتخذ بخصوص إجراءاتها قرار ما، يصبح سابقة في المنظمة يرجع إليها في معالجة الأمور المشابهة لها في المستقبل.
6 تجنب الفوضى في القيام بالأعمال في المنظمة:
إن وضع سياسات وإجراءات محددة لمواجهة الحالات والاحتمالات التي تواجه سير العمل في المنظمة، واتباع الموظفين لها عند قيامهم بأعمالهم، يؤديان إلى القيام بالأعمال بشكل متجانس ويقضيان على الفوضى والارتجالية في المنظمة وذلك عندما يسمح لكل موظف أن يقوم بتنفيذ الأعمال حسب طريقته الخاصة.
7 إحكام الرقابة على تنفيذ الأعمال:
إن وجود خطوات متسلسلة ومحددة لسير المعاملات ضمان بأن تنفذ كل المعاملات حسب الطريقة المقررة لها سلفاً، ويقلل ذلك من فرص الخطأ والنسيان عند القيام بالأعمال، ويساعد الإدارة على إحكام الرقابة على تنفيذ الأعمال.
8 رفع الحالة المعنوية للموظفين:
إن اتباع إجراءات حديثة ومبسطة عند القيام بالأعمال، يؤدي إلى التقليل من التذمر بين الموظفين. وينتج التذمر عادة من كثرة العمل الروتيني الذي يقوم به الموظف، كما أن تبسيط الأعمال وتخفيفها من شأنهما أن يساعدا على رفع معنويات الموظفين وزيادة حبهم لأعمالهم.
«1» من كتاب أصول التنظيم والأساليب: تأليف/ محمد شاكر عصفور. مقومات التخطيط وعوائقه.